你的部門或公司正在導入 RPA 機器人流程自動化工具嗎?
RPAI 數位優化器過去分享過
RPA 的五大缺點與限制,不過這些困難與挑戰其實是有機會透過一些做法加以避免,因此我們今天要來分享增加導入 RPA 成功機率的六個正確要領,推薦你可以參考此篇文章,回頭審視內部作業流程是否符合!
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導入 RPA 的標準步驟與要點
一、確定 RPA 適用範圍,重新設計現有流程及分析:
RPA 技術相對而言,更適用於簡單、重複、標準化的作業流程,而不適用於較為複雜、且需要人工判斷的流程。因此在企業導入 RPA 之前,必須先執行詳盡的現有流程分析,於既有作業流程確認 RPA 的適用範圍,並且選擇合適流程來進行自動化,甚至有時也須重新設計與優化流程。
此階段重點:
導入 RPA 不僅僅是將現有流程進行自動化這麼簡單,如果有調整必要,不妨將流程重新設計,以確保流程的標準化和最優化,提升 RPA 導入的成功機會。
二、訂定目標與清晰策略並確實傳達:
如果是整個企業要推動 RPA 導入於各部門的話,更應該制定清晰的 RPA 採用策略和計畫路線圖,包括目標、時程表以及可用來判斷是否成功的關鍵績效指標(KPI)!
此階段重點:
目標訂定將有助於對齊所有利益關係人(負責人、導入部門主管與同仁、RPA 開發人員等),確保全體同仁都朝著相同的目標前進。
三、良好內部溝通並成立 RPA 開發中心:
企業在開始導入 RPA 之前,也須考量到 RPA 導入專案的所有利益相關者,其中也包括因 RPA 導入而受到影響的員工,畢竟改變本身就不是件容易的事,員工面對作業流程、方法改變,勢必會需要花費額外時間學習並改變原有工作習慣,且可能會擔心自己被 RPA 取代,因此非常可能招致相關利益者的反彈,
因此,企業應該要讓相關員工了解公司導入 RPA 的緣由與好處,並試圖回應員工可能產生的任何問題和疑慮,使其能夠秉持著開放心態支持此一專案。
此外,企業或許也可以成立 RPA 開發中心,並針對專責人員進行相關培訓,由專責部門而非各部門成員來負責 RPA 導入規劃、執行與管理,如此一來將有機會提高導入成功率,以中長期角度而言將對企業有所助益。
此階段重點:
1. 透過內部溝通與積極回應,讓內部員工也成為企業推動 RPA 的助力之一
2. 成立專責 RPA 開發中心,提升 RPA 導入效率與成功率
四、選擇適當工具與合作夥伴:
此階段重點:好的 RPA 工具與合作夥伴是成功的關鍵一步!
五、分階段進行測試和驗證:
企業需要在 RPA 正式導入於業務流程之前,先進行測試和驗證,以確保 RPA 的可靠性和成效。接著,企業應該分階段來導入 RPA,並先從對於企業營運風險影響較低、簡單的流程開始,由簡入繁轉向更為複雜的流程,這將有助於確保及早發現並解決問題,並將對實際業務執行的干擾降至最低。而 RPA 開發人員在設計自動化流程時,也需要特別考慮特殊和異常情況,以確保 RPA 能處理所有情況。
此階段重點:分階段、由簡入繁導入 RPA 流程,減少對企業營運風險之影響。
六、持續監測和優化:
在 RPA 正式導入後,持續監控系統運作情況並衡量成效也是非常重要的,例如透過追蹤一些關鍵績效指標(KPI),並使用數據分析來辨識需要優化的面向,以確保 RPA 流程能夠產生預期的效益,而這部分就須仰賴 IT 支援和技術人員、外部顧問公司,以確保自動化流程的穩定運行、及時解決問題,並對 RPA 流程進行優化,以提升自動化效率及效果,因此如同前面所提,成立 RPA 中心將有機會解決 RPA 機器人後續維護與優化的困難。
此階段重點:
持續監控 RPA 流程運作狀況、衡量成效並優化,確保自動化對企業帶來的助益。
結論
導入 RPA 的時程、人員培訓需求會因組織大小、自動化程度和流程複雜性而異,不過通常情況下,導入 RPA 的時間約需數個月到一年不等,不過如果想要增加 RPA 導入的成功機率,以上六個階段的要點可萬萬不能忽略!
如果你對「如何成功導入 RPA」議題感興趣且想深入瞭解,歡迎參考以下這幾篇文章,提供關於 RPA 導入的詳細說明和建議,可以幫助企業在其作業流程中導入 RPA 時更有機會成功!
- "7 Critical Success Factors for RPA Implementation" by Automation Anywhere
- "10 Factors for Successful RPA Implementation" by UiPath
- "The 6 Key Factors for a Successful RPA Implementation" by TechTarget
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這次的分享到此告一段落,想了解更多 RPA + AI 與數位轉型的最新趨勢與觀點、RPA 軟體功能介紹及實務應用案例,也歡迎追蹤 RPAI 數位優化器的社群和我們交流互動,我們下次見!
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