概念分享｜如何降低企業導入 RPA 失敗率？六大步驟要注意

2023/05/03閱讀時間約 6 分鐘

你的部門或公司正在導入 RPA 機器人流程自動化工具嗎？

RPAI 數位優化器過去分享過 RPA 的五大缺點與限制，不過這些困難與挑戰其實是有機會透過一些做法加以避免，因此我們今天要來分享增加導入 RPA 成功機率的六個正確要領，推薦你可以參考此篇文章，回頭審視內部作業流程是否符合！

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導入 RPA 的標準步驟與要點

一、確定 RPA 適用範圍，重新設計現有流程及分析：

RPA 技術相對而言，更適用於簡單、重複、標準化的作業流程，而不適用於較為複雜、且需要人工判斷的流程。因此在企業導入 RPA 之前，必須先執行詳盡的現有流程分析，於既有作業流程確認 RPA 的適用範圍，並且選擇合適流程來進行自動化，甚至有時也須重新設計與優化流程。

此階段重點：
導入 RPA 不僅僅是將現有流程進行自動化這麼簡單，如果有調整必要，不妨將流程重新設計，以確保流程的標準化和最優化，提升 RPA 導入的成功機會。

二、訂定目標與清晰策略並確實傳達：

如果是整個企業要推動 RPA 導入於各部門的話，更應該制定清晰的 RPA 採用策略和計畫路線圖，包括目標、時程表以及可用來判斷是否成功的關鍵績效指標（KPI）！

此階段重點：
目標訂定將有助於對齊所有利益關係人（負責人、導入部門主管與同仁、RPA 開發人員等），確保全體同仁都朝著相同的目標前進。

三、良好內部溝通並成立 RPA 開發中心：

企業在開始導入 RPA 之前，也須考量到 RPA 導入專案的所有利益相關者，其中也包括因 RPA 導入而受到影響的員工，畢竟改變本身就不是件容易的事，員工面對作業流程、方法改變，勢必會需要花費額外時間學習並改變原有工作習慣，且可能會擔心自己被 RPA 取代，因此非常可能招致相關利益者的反彈，

因此，企業應該要讓相關員工了解公司導入 RPA 的緣由與好處，並試圖回應員工可能產生的任何問題和疑慮，使其能夠秉持著開放心態支持此一專案。

此外，企業或許也可以成立 RPA 開發中心，並針對專責人員進行相關培訓，由專責部門而非各部門成員來負責 RPA 導入規劃、執行與管理，如此一來將有機會提高導入成功率，以中長期角度而言將對企業有所助益。

此階段重點：
1. 透過內部溝通與積極回應，讓內部員工也成為企業推動 RPA 的助力之一
2. 成立專責 RPA 開發中心，提升 RPA 導入效率與成功率

四、選擇適當工具與合作夥伴：

目前市面上存在 UiPath、Power Automate、NICE、Automation Anywhere 等眾多 RPA 軟體服務，因此選擇適合的 RPA 工具與合作夥伴，對於成功至關重要，企業需要根據自身業務需求、規模和 IT 基礎設施，選擇可擴展、易於使用且具有良好成功紀錄的 RPA 工具，並與有協助企業導入 RPA 經驗的合作夥伴，可在過程中提供支援服務與相關協助。

此階段重點：好的 RPA 工具與合作夥伴是成功的關鍵一步！

五、分階段進行測試和驗證：

企業需要在 RPA 正式導入於業務流程之前，先進行測試和驗證，以確保 RPA 的可靠性和成效。接著，企業應該分階段來導入 RPA，並先從對於企業營運風險影響較低、簡單的流程開始，由簡入繁轉向更為複雜的流程，這將有助於確保及早發現並解決問題，並將對實際業務執行的干擾降至最低。而 RPA 開發人員在設計自動化流程時，也需要特別考慮特殊和異常情況，以確保 RPA 能處理所有情況。

此階段重點：分階段、由簡入繁導入 RPA 流程，減少對企業營運風險之影響。

六、持續監測和優化：

在 RPA 正式導入後，持續監控系統運作情況並衡量成效也是非常重要的，例如透過追蹤一些關鍵績效指標（KPI），並使用數據分析來辨識需要優化的面向，以確保 RPA 流程能夠產生預期的效益，而這部分就須仰賴 IT 支援和技術人員、外部顧問公司，以確保自動化流程的穩定運行、及時解決問題，並對 RPA 流程進行優化，以提升自動化效率及效果，因此如同前面所提，成立 RPA 中心將有機會解決 RPA 機器人後續維護與優化的困難。

此階段重點：
持續監控 RPA 流程運作狀況、衡量成效並優化，確保自動化對企業帶來的助益。

結論

導入 RPA 的時程、人員培訓需求會因組織大小、自動化程度和流程複雜性而異，不過通常情況下，導入 RPA 的時間約需數個月到一年不等，不過如果想要增加 RPA 導入的成功機率，以上六個階段的要點可萬萬不能忽略！

如果你對「如何成功導入 RPA」議題感興趣且想深入瞭解，歡迎參考以下這幾篇文章，提供關於 RPA 導入的詳細說明和建議，可以幫助企業在其作業流程中導入 RPA 時更有機會成功！

"7 Critical Success Factors for RPA Implementation" by Automation Anywhere
"10 Factors for Successful RPA Implementation" by UiPath
"The 6 Key Factors for a Successful RPA Implementation" by TechTarget

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