RPA 專案｜面試邀約信也能 RPA？人力資源流程自動化經驗分享
更新於 2024/11/26閱讀時間約 7 分鐘
你是否曾經想過，要將自己的工作內容或部門某些作業流程進行自動化呢？
RPAI 數位優化器先前發布了一份問卷調查，結果顯示有近七成填答者表示平常工作經常使用電腦處理重複例行公事，舉例來說，人資部門會寄送面試通知信件應徵者，線上面試還須排程會議並提供連結，每月可能就得花上 6 到 8 小時以上處理這些信件、排程會議和與面試者溝通，如果有非例行性專案（如校園招募、內部活動等），還得加班才能將工作完成。
因此，RPAI 數位優化器這次要分享我們如何協助知名外商科技公司的人資同仁 Hugo 透過導入 RPA 進行業務流程自動化，協助其處理面試信件寄送、安排會議等事宜，以下會分為三個部分進行分享：
- Part 1：釐清專案流程和目的
- Part 2：RPA 流程設計與困難解決
- Part 3：用戶評估和後續維護
在開始閱讀正文之前，也別忘了先追蹤我們的 臉書粉絲專頁 與 方格子帳號！
Part 1：釐清專案流程與目的
Hugo 在知名外商科技公司擔任人資，平均每週會整理數十位面試者資訊並為其安排面試事宜，他通常需要先彙整 Excel 表中的面試者資訊，如個人基本資料、應徵職位、聯繫方式等，並利用這些資訊個別撰寫成面試邀約信、建立專屬的 Microsoft Teams 會議連結，再透過 Outlook 寄出信件。
從前述說明我們可以發現，這些作業流程其實相當制式化，即使可以透過信件模板來提高效率，Hugo 仍需要一一將面試者名字、面試時間、會議連結等資訊填入信件中，不僅非常花費時間，萬一填錯資訊還可能對公司形象產生不良影響，所以他每周都要花費至少 6 小時處理，而這也減少了他將時間與心力投注於在其他更具價值、創意的人資工作上。
因此，我們在向 Hugo 了解他平常的工作流程後，認為這個流程其實是適合透過 RPA 實現自動化的，並將這次 RPA 流程導入專案聚焦在「彙整 Excel 表中的面試者資訊並建立 Teams 會議連結，再透過 Outlook 寄出客製化面試信件」，而這次專案目標是：協助 Hugo 將作業流程進行自動化，以節省平時作業時間。
在確立專案目標與範疇後，緊接著我們就開始和 Hugo 來回溝通，釐清原先專案的每個步驟，例如他會從哪邊撈取資料、每個執行動作的產出為何，也透過實際觀看Hugo的實作狀況，加以確認流程中的每個步驟。
Hint：用戶通常不會鉅細靡遺地闡述每個步驟，然而這些資訊對 RPA 流程開發卻極為重要，當判斷條件設立得越細，我們就可避免 RPA 機器人出錯，因此才會需要透過數次會議來釐清。（這部分概念也歡迎參考：RPA概念應用｜將行動切細，成為自己的人生管理師）
Part 2：RPA 流程設計與困難解決
下一步，我們就可以開始進行流程優化，也就是思考如何讓人機（RPA）更好的協作和配合，使流程更加順暢運作，此外也將流程優化建議回頭與 Hugo 討論，以取得雙方共識，像是建議 Excel 表單中可以增加一欄位，以紀錄 RPA 機器人是否已經寄出信件給應徵者，讓 Hugo 得以判斷哪位應徵者已收到信件。
RPA 的核心，便是透過流程優化達到更好的人機協作。
而這次專案碰到最主要的挑戰在於，由於這是我們和 Hugo 首度合作，專案初期恰巧碰上 Hugo 日常業務較為繁忙，我們也太過專注在技術面開發之上，如此一來在欠缺溝通的情況下，雙方對於專案成果的預期也因此產生落差。後來我們就開始與 Hugo 定期溝通專案進度，並加入系統整合測試（System integration testing）、用戶驗收測試（User Acceptance Testing），讓雙方都能掌握專案進展並有效凝聚共識。
而在流程開發過程中，我們也發現 UiPath 雖然標榜不需程式語言背景，就能透過拖拉式介面進行開發，不過仍需要注意各種「眉角」，包括功能邏輯、變數型態、除蟲判斷等，連我們自己有時也會碰到功能無法正常運作，或是要思考是否有其他更好作法的時刻，因此 RPAI 數位優化器除了會到 UiPath Community Forum 去參考其他開發人員的分享，也會定期撰寫中文文章與各位分享這些「眉角」，歡迎持續追蹤我們的方格子與粉絲專頁！
我們在這次 RPA 導入專案中所使用的開發軟體是 UiPath，所使用的功能語法、過程中在技術面上碰到的挑戰與解決方法，將會在另一篇文章中與各位分享！
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Part 3：用戶評估和後續維護
在完成流程開發後，接下來 RPAI 數位優化器就將專案成果交付給 Hugo，讓他實際看過一次 RPA 流程，並且判斷是否符合原先專案目的與需求，如有任何不足或是尚需修改之處，Hugo 在這個階段也可以立即提出並請我們調整，例如表格欄位內容、信件格式等等。
另外，RPAI 數位優化器也向 Hugo 進行後續流程維護教學，並提醒他與此一機器人的協作方式，包括約定檔案的存放位置以及檔名範疇，讓機器人能夠抓到正確的檔案，或是某些檔案名稱必須要包含某些字詞、原始資料的格式類型等，來確保機器人的穩定性與順利運作。
不過，由於這次 RPA 機器人是要放在 Hugo 自己的電腦環境執行，我們也先將檔案移植到他的電腦進行試跑，並針對該台電腦中開發與執行環境的軟體版本、瀏覽器介面進行微調，過程中我們也才發現雙方的 Teams 軟體版本並不相同，因此我們原先使用 Type into 功能時所進行的螢幕截圖，得另外在 Hugo 的電腦上進行擷取，才能讓程式順利運作。
溝通與同理使用者需求，是 RPA 導入最關鍵的一環。
結語與心得
在這次專案中，RPAI 數位優化器協助 Hugo 將排程會議、寄送面試通知信的例行業務流程進行自動化，讓 RPA 協助他定期彙整面試者表單，並將客製化信件正確無誤地寄送給每位面試者，而且只需要幾分鐘便可完成，整體而言為 Hugo 節省每月 6 到 8 小時的工作時間，從而能更專注於處理其他更重要的任務上。
而在過程中，我們也深刻認知到，誠如東吳大學李坤璋教授在專訪中所提，RPA 導入最關鍵的步驟在於流程梳理和優化，並且必須不斷溝通以同理用戶需求，才能使最終的自動化流程符合甚至超乎用戶期待，才能真正達到「透過 RPA 解放重複性人力工作，將時間投入更具價值的業務」的目的。
以上就是我們協助用戶導入 RPA 流程自動化的過程分享，如果各位也覺得自己有許多例行性工作事務是可以交辦給 RPA 機器人來執行，歡迎在下方留言與我們分享，讓我們一起透過 RPA 自動化你的日常業務吧！
讓我們一起由簡單開始，成就不簡單！
如果你／妳喜歡這篇文章，歡迎點點愛心或留言，讓我們相互交流和成長！
這次的分享到此告一段落，想了解更多 RPA + AI 與數位轉型的最新趨勢與觀點、RPA 軟體功能介紹及實務應用案例，也歡迎追蹤 RPAI 數位優化器的社群和我們交流互動，我們下次見！
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