RPA 是什麼？
RPA（Robotic Process Automation）意即「機器人流程自動化」， 可以將其想成是有位數位助手，在一旁觀察我們進行電腦操作，並且加以模仿、學習，進而可執行與我們相同的流程任務，有效節省人為處理時間和心力。
舉例來說，業務部門將訂單資訊匯入系統的過程中，可能需要進行轉檔、資料複製、Key in 等動作，這些制式化流程就適合透過 RPA 加以取代，甚至可以做到 24 小時運作、無人為失誤，也提高作業品質與精準度。
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RPA 有哪些優勢？
IBM 的 RPA 顧問 Carolyn Rogers 在「Why RPA?」這部影片中，分享企業應該採用 RPA 的四大理由包括：- 可模仿人類操作電腦，處理重複性流程
RPA 可以模仿人類使用鍵盤與滑鼠，例如點擊 icon、打開頁面輸入字串等，因此當有些既定業務流程需要處理，就非常適合透過導入 RPA 完成。（前陣子流行的 #copycat 就可透過 RPA 模擬真人點擊的效果！） - 企業各部門都有機會導入 RPA
各部門通常都會有定期性、有既定 SOP 的事務得執行，例如人資部門要處理新人報到、離職手續、核定薪水等，在其制度及流程明確的情況下，透過 RPA 加以協助就可有效提升處理效率。 - RPA 兼容性高，可依據流程複雜度彈性規劃
RPA 是兼容性非常高的一套軟體，可整合 ERP、Google Workplace、Office 等企業常用軟體，無論流程多複雜，都可依據各部門需求，進行彈性調整和改造。 - 高投資報酬率
相較於企業尋找外包團隊進行流程改造，RPA 會是較簡單且投入成本較低的選項，加上 RPA 已是高度模組化的軟體服務，導入速度往往更快，且在實務應用上員工、客戶的滿意度也更高。
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哪些部門適合導入 RPA？
事實上，台灣已有越來越多企業導入 RPA，以持續優化內部作業流程和效率。而企業在導入 RPA 時，會優先考慮以下四個部門，包括：供應鏈、人力資源、業務及財會部門，因此也推薦這四個部門的工作者，可多多了解 RPA 的趨勢與實務應用！
1. 供應鏈部門
供應鏈管理其實涵蓋眾多面向，如存貨管理、採購、物流配送等，通常會有明確 SOP 和存貨控管原則，如存貨水平低於幾個月便須進行催貨，高於幾個月則可能會有滿倉風險，這些狀況皆可透過 RPA 導入協助即時及精準控管。
另外，許多供應鏈部門經常接觸的 BOM（Bill Of Materials，物料清單）表，可說是作業流程的一大噩夢，每當要重新建立或調整時，也會有很多繁瑣步驟要進行，因此現在越來越多科技公司會利用 RPA 進行流程優化！
例如國際物流集團 DHL 便是透過 RPA 的逐步導入，實現業務流程自動化，持續帶來可靠且準確的交付成果，協助員工大幅提升工作效率！
DHL Supply Chain Robotic Process Automation RPA 影片連結
2. 業務部門
大家對業務部門的第一印象，通常是需要往外跑、與客戶交流，可能沒有機會應用 RPA，不過其實業務部門同仁除了在外辦公，也需要處理許多後端行政流程，例如活動簽呈、將業務訂單匯入系統等，以利財務與供應鏈部門進行控管，而這些須耗費時間成本的事務，也可透過 RPA 的導入，讓業務同仁可將更多心力放在客戶關係管理 上。
在導入 RPA 的過程中，熟悉業務流程的第一線人員便可提供其過往作業經驗和 Know-How，讓顧問得以協助部門製作機器人、進行流程改造以提升業務同仁的工作效率。
3. 財會部門
四大會計事務所和顧問公司也早已組成專業團隊，協助各企業的財務部門進行 RPA 工具導入的評估，主因在於企業端一開始導入 RPA 時，通常會首先應用於財務部門，包括每月計算薪酬、每季報表生成、年度預算規劃等業務，通常有許多已被定義的規則和 SOP，因此可透過 RPA 協助財會人員完成重複業務。
此外，由於 RPA 的上手門檻不像 Python、C++ 等程式語言這麼高，因此也聽聞許多企業的財務部門主管分享，期待未來能有熟悉財會相關流程的部門員工，透過學習 UiPath、Power Automate 等 RPA 工具並熟悉其介面，自主設計出符合部門實際需求的 RPA 流程。
4. 人資部門
人資部門的例行業務包括員工出勤狀況評估、新進人員資料更新、每月薪酬結算等，這些也同樣可透過 RPA 進行業務輔助。部分科技業 HR 表示，部門會將 RPA 導入招募流程當中，收到面試者投遞履歷後，即可透過 RPA 初步判斷面試者條件是否符合所需，並自動寄信給合適人選詢問可安排的面試時間，為企業爭取優秀人才。
而 RPA 能讓人資同仁不須每天進行表單篩選、寄信，而能將重心放在規劃組織的人才策略、員工教育訓練等對公司長遠發展更有益的業務上。
總結與觀點
這篇文章介紹了 RPA 的基本概念和導入優勢，並從企業主管的實務分享，討論企業供應鏈、業務、財務、人資四個部門導入 RPA 的效益。
整體來說，企業部門是否導入 RPA 的關鍵取決於以下兩點：
- 是否有明確既定的 SOP？
許多企業部門在導入 RPA 前，必須先梳理內部的業務流程、確立明確 SOP 後，才能進一步分析有哪些流程適合導入 RPA，哪些仍需要透過人工輔助和判斷。因此，若是該流程有較明確既定的 SOP，而沒有過多例外或是人為判斷需求，自然更適合採取RPA解決方案。 - 該流程導入 RPA 後，對於部門的影響？
企業在導入 RPA 前，也會先針對導入後的效益進行評估，例如可為部門節省多少時間、人力成本，以排定導入 RPA 的優先順序。例如人資部門如果每天都需要花 1–2 小時處理制式化的行政流程和表單，此時導入 RPA 所帶來的效益就會極其可觀，因此可以優先導入 RPA。
讓 RPA，成為在職工作者增進效率的最大利器！
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這次的分享到此告一段落，想了解更多 RPA + AI 與數位轉型的最新趨勢與觀點、RPA 軟體功能介紹及實務應用案例，也歡迎追蹤 RPAI 數位優化器的社群和我們交流互動，我們下次見！
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