產業趨勢｜企業哪些部門可優先導入 RPA？

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發佈於RPA 產業趨勢洞察

2022/05/07閱讀時間約 7 分鐘

RPA 是什麼？

RPA（Robotic Process Automation）意即「機器人流程自動化」，可以將其想成是有位數位助手，在一旁觀察我們進行電腦操作，並且加以模仿、學習，進而可執行與我們相同的流程任務，有效節省人為處理時間和心力。

舉例來說，業務部門將訂單資訊匯入系統的過程中，可能需要進行轉檔、資料複製、Key in 等動作，這些制式化流程就適合透過 RPA 加以取代，甚至可以做到 24 小時運作、無人為失誤，也提高作業品質與精準度。

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RPA 有哪些優勢？

IBM 的 RPA 顧問 Carolyn Rogers 在「Why RPA?」這部影片中，分享企業應該採用 RPA 的四大理由包括：

可模仿人類操作電腦，處理重複性流程
RPA 可以模仿人類使用鍵盤與滑鼠，例如點擊 icon、打開頁面輸入字串等，因此當有些既定業務流程需要處理，就非常適合透過導入 RPA 完成。（前陣子流行的 #copycat 就可透過 RPA 模擬真人點擊的效果！）
企業各部門都有機會導入 RPA
各部門通常都會有定期性、有既定 SOP 的事務得執行，例如人資部門要處理新人報到、離職手續、核定薪水等，在其制度及流程明確的情況下，透過 RPA 加以協助就可有效提升處理效率。
RPA 兼容性高，可依據流程複雜度彈性規劃
RPA 是兼容性非常高的一套軟體，可整合 ERP、Google Workplace、Office 等企業常用軟體，無論流程多複雜，都可依據各部門需求，進行彈性調整和改造。
高投資報酬率
相較於企業尋找外包團隊進行流程改造，RPA 會是較簡單且投入成本較低的選項，加上 RPA 已是高度模組化的軟體服務，導入速度往往更快，且在實務應用上員工、客戶的滿意度也更高。

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哪些部門適合導入 RPA？

事實上，台灣已有越來越多企業導入 RPA，以持續優化內部作業流程和效率。而企業在導入 RPA 時，會優先考慮以下四個部門，包括：供應鏈、人力資源、業務及財會部門，因此也推薦這四個部門的工作者，可多多了解 RPA 的趨勢與實務應用！

1. 供應鏈部門

供應鏈管理其實涵蓋眾多面向，如存貨管理、採購、物流配送等，通常會有明確 SOP 和存貨控管原則，如存貨水平低於幾個月便須進行催貨，高於幾個月則可能會有滿倉風險，這些狀況皆可透過 RPA 導入協助即時及精準控管。

另外，許多供應鏈部門經常接觸的 BOM（Bill Of Materials，物料清單）表，可說是作業流程的一大噩夢，每當要重新建立或調整時，也會有很多繁瑣步驟要進行，因此現在越來越多科技公司會利用 RPA 進行流程優化！

例如國際物流集團 DHL 便是透過 RPA 的逐步導入，實現業務流程自動化，持續帶來可靠且準確的交付成果，協助員工大幅提升工作效率！

DHL Supply Chain Robotic Process Automation RPA 影片連結

2. 業務部門

大家對業務部門的第一印象，通常是需要往外跑、與客戶交流，可能沒有機會應用 RPA，不過其實業務部門同仁除了在外辦公，也需要處理許多後端行政流程，例如活動簽呈、將業務訂單匯入系統等，以利財務與供應鏈部門進行控管，而這些須耗費時間成本的事務，也可透過 RPA 的導入，讓業務同仁可將更多心力放在客戶關係管理上。

在導入 RPA 的過程中，熟悉業務流程的第一線人員便可提供其過往作業經驗和 Know-How，讓顧問得以協助部門製作機器人、進行流程改造以提升業務同仁的工作效率。

3. 財會部門

四大會計事務所和顧問公司也早已組成專業團隊，協助各企業的財務部門進行 RPA 工具導入的評估，主因在於企業端一開始導入 RPA 時，通常會首先應用於財務部門，包括每月計算薪酬、每季報表生成、年度預算規劃等業務，通常有許多已被定義的規則和 SOP，因此可透過 RPA 協助財會人員完成重複業務。

此外，由於 RPA 的上手門檻不像 Python、C++ 等程式語言這麼高，因此也聽聞許多企業的財務部門主管分享，期待未來能有熟悉財會相關流程的部門員工，透過學習 UiPath、Power Automate 等 RPA 工具並熟悉其介面，自主設計出符合部門實際需求的 RPA 流程。

4. 人資部門

人資部門的例行業務包括員工出勤狀況評估、新進人員資料更新、每月薪酬結算等，這些也同樣可透過 RPA 進行業務輔助。部分科技業 HR 表示，部門會將 RPA 導入招募流程當中，收到面試者投遞履歷後，即可透過 RPA 初步判斷面試者條件是否符合所需，並自動寄信給合適人選詢問可安排的面試時間，為企業爭取優秀人才。

而 RPA 能讓人資同仁不須每天進行表單篩選、寄信，而能將重心放在規劃組織的人才策略、員工教育訓練等對公司長遠發展更有益的業務上。

總結與觀點

這篇文章介紹了 RPA 的基本概念和導入優勢，並從企業主管的實務分享，討論企業供應鏈、業務、財務、人資四個部門導入 RPA 的效益。
整體來說，企業部門是否導入 RPA 的關鍵取決於以下兩點：

是否有明確既定的 SOP？
許多企業部門在導入 RPA 前，必須先梳理內部的業務流程、確立明確 SOP 後，才能進一步分析有哪些流程適合導入 RPA，哪些仍需要透過人工輔助和判斷。因此，若是該流程有較明確既定的 SOP，而沒有過多例外或是人為判斷需求，自然更適合採取RPA解決方案。
該流程導入 RPA 後，對於部門的影響？
企業在導入 RPA 前，也會先針對導入後的效益進行評估，例如可為部門節省多少時間、人力成本，以排定導入 RPA 的優先順序。例如人資部門如果每天都需要花 1–2 小時處理制式化的行政流程和表單，此時導入 RPA 所帶來的效益就會極其可觀，因此可以優先導入 RPA。

讓 RPA，成為在職工作者增進效率的最大利器！

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