RPAI 數位優化器的成員 Eddy 在2023年末報名 AppWorks School 的企業實務講座活動，現場分享許多 RPA 技術趨勢和產業應用實例，當天更有 UiPath Account Director Jean 分享協助企業導入 RPA 流程的豐富經驗，獲得不少與會者迴響。
因此今天這篇文章將和大家分享當天講座聽到的重點精華，包括初學者可以如何學習 RPA 流程開發、企業端又該怎麼看待 RPA，以及評估導入 RPA 的機會與挑戰！
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該如何更快上手 RPA？
許多 RPA 軟體初學者都很好奇，到底有什麼方式能夠更快速上手 RPA 工具，其實 RPAI 數位優化器的團隊成員也都不是一開始就在 RPA 領域工作，當年自學時也嘗試過不少方法，以下也分享兩種可行做法給大家參考：
01 從「自己動手做」開始
正所謂「讀萬卷書，不如行萬里路」，我們其實可以從自己的日常生活或工作開始，思考看看哪些流程有機會結合 RPA 進行自動化，例如工作上經常會有寄送大量客製化信件的需求，或許就可以自己嘗試用 UiPath 或 Power Automate 開發自動化流程，不僅可以從中累積實戰經驗、了解更多功能與參數設定，完成後能為自己提高工作效率，也可以累積更多成就感！
02 找一群志同道合的人交流討論
在學習新的數位工具或程式語言時，我們難免會碰到撞牆期，面對複雜流程或是沒見過的功能，或是怎麼樣也解不了的 bug，很容易因此萌生放棄的念頭。這時候我們如果能找到同好一起腦力激盪、互相討論，就有機會更快速脫離撞牆期，甚至找到更多預期之外的驚喜和樂趣！
一個人走可以走得很快，但一群人走可以走的更遠！
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RPA 導入組織的四大挑戰
Jean 更是分享了她認為企業在導入 RPA 過程中最常遇到的四個挑戰：
01 缺乏上層支持
一間公司若要有效導入 RPA ，領導階層由上而下推動和資源挹注會是最重要的關鍵。除此之外，根據過往經驗，有高度穩定性的 RPA 流程通常需要主管要求同仁撰寫完整的流程規格書，並於開發完成後進行各種情境測試，才能真正實現並降低後續維運成本。
02 缺乏專業人員
這邊所提到的專業人員可分為兩種：一種是協助使用者梳理流程、評估是否適合導入 RPA 的「流程專家」，另一種是將作業流程實現自動化的「開發專家」，兩者對於企業都是不可或缺的角色。
03 缺乏自動化工具技術知識
RPA 並不是企業實現自動化的唯一工具， Python、C# 也都可以實現業務流程自動化，然而每個工具都有其優劣勢與適用情境，因此企業必須了解各項自動化工具並評估選擇導入何者，這會需要大量時間進行摸索和測試。
04 缺乏員工參與度
RPA 流程其實會大大影響同仁過往做事方式或習慣，開發過程中也會需要他們撰寫流程規格書並參與討論，這些都是額外的工作，因此他們一開始接受度都不會太高。
不過從企業經營的長期角度來看，建立流程 SOP 或實現自動化對於人員交接業務、精實業務體質都會有所助益，因此有不少企業長官會鼓勵員工主動導入 RPA以獲得績效分數，希望藉此提高員工參與度。
RPA的關鍵在於「P」
當我們在討論 RPA（Robotic Process Automation）時，許多人會將探討重點放在「Robotic」，去討論如何使用自動化軟體工具，例如 RPA 軟體能與哪些應用程式串接、可以做到哪些功能，甚至和哪些程式語言結合運用。
不過 UiPath 的 Jean 分享 RPA 最重要的其實是「Process」。
從前期挑選適合導入自動化的作業流程，就有非常多面向需要考慮，例如此一流程所使用的軟體 / 系統是否適合串接、節省下來的時間是否符合效益、受影響的業務範圍等，如果沒顧及到某些面向，都會使開發人員需要和需求單位花很多時間梳理流程，甚至造成 RPA 流程不夠穩定，或是對於公司實際上沒有太大助益。
Jean 也提到，如果想在組織內部推動導入 RPA，可從點、線、面三種不同角度推廣：
01 單點展示
當公司長官或各部門還不了解 RPA，可以先透過小型 Demo 讓大家熟悉 RPA 到底是什麼，以及實際上如何運行，例如協助寄送大量客製化信件，這類小規模嘗試可以實際展示 RPA 如何減輕日常業務負擔，提升大家對於這類數位工具的信任。
02 線性規劃
當大家都逐漸熟悉 RPA 後，就可以落實更完整的流程自動化開發，例如將整個稽核流程實現自動化：自動抓取其他單位的文件並一一讀取，接著篩選出異常資料並彙整，最後寄信通知稽核單位負責同仁。
03 全面應用
當公司或部門內有更多流程陸續導入 RPA，公司便能逐步建立更完整的 RPA 流程開發及維運機制，也可針對欲導入 RPA 的流程進行事前評估，讓流程自動化不只是在單一部門內實現，而是融入整個公司的作業流程中。
結語：我們的觀點
學習並導入新技術對任何組織或個人來說，絕對不是一件簡單的事，因此 RPAI 數位優化器希望藉由這篇文章，向大家分享個人如何更快速累積 RPA 開發經驗、企業導入 RPA 經常面臨的挑戰與可能解方，讓大家對 RPA 導入實務更有概念。
RPA 不只是某項軟體服務或技術，更代表一種數位化趨勢，或對未來企業樣貌的期待，無論是個人、部門還是企業，都有機會透過 RPA 優化既有作業流程，讓我們一起由簡單開始，成就不簡單吧！
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