我們在使用 RPA 工具來優化既有流程時，其實有許多技巧和方法可以協助我們在設計流程時更加順暢，而這不只是能用在 RPA 流程設計上，對於個人的生活管理也能有所幫助！
RPAI 數位優化器這次要分享「切細行動」能如何被運用到 RPA 流程中，確保我們設計流程的品質，更重要的是，這樣的思維也可套用在個人管理上，大幅提高個人自我發展、生活效率的思維。推薦各位在讀完文章後也可以實踐到生活當中，提高自己優化人生的掌握力！
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「切細步驟」提高流程穩定性
流程當中的各個步驟往往是環環相扣的，因此在使用 RPA 來優化流程時，我們需要先深入了解每個步驟，並將這些步驟化為 RPA 軟體中一個又一個的 sequence，並填入合適的 RPA 指令，如 Use Application、Click 等，讓 RPA 機器人執行用戶所指定的行動。
將步驟化為UiPath 的Sequence進行
一般而言，RPA 機器人會準確地執行我們所設定的每個指令；然而若是判斷條件未設定好，或者流程所運行的速度過快，會有一定可能導致機器人尚未執行完上一步驟就先進行下一步，因此造成流程運作上的錯誤。
為了避免這樣的狀況，RPAI 數位優化器建議可以設法將流程和步驟切得更細，以確保 RPA 執行流程的穩定度。
舉例來說，原先 A 步驟裡面包含下載檔案、到資料夾打開檔案、點選所指定的資料內容，一一完成後才進入 B 步驟進行資料處理；不過為了確保穩定性，我們便可以將 A 步驟的內容切更細一點，像是分成 A-1 進行下載檔案，在確保檔案已下載後，才進行 A-2 步驟打開檔案。
透過將流程步驟切細，可以確保 RPA 機器人在執行流程時更加確實和穩定，若今天流程中間突然卡住了，我們也更容易了解出錯原因，進而讓除錯更加順暢！
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「切細行動」帶來複利的成長性
「切細行動」就是指我們可將預計要做的事情、達成的大目標，細分成較為短期、現階段可實現的小目標，這樣的方式也可以像 RPA 流程設計一樣，協助我們讓生活變得更為紥實而持續進步！
習慣養成心法：每天做到一點點
＜原子習慣＞一書提到：
「每天進步1%，一年之後就會37倍的複利成長。」
每個人都知道要建立良好的習慣，因此每到年初，不難看到人們都在社群發文分享年度目標，如看 20 本書、減肥 10 公斤、存到 100 萬等；然而實際上能達成的卻是少之又少，因為一年的期間太長，人們很容易因為惰性而貪於眼前的玩樂。
如果你也是這樣的話，此時不妨試試「切細行動」吧！
如此一來，你比較有機會可以堅持得更久，因為我們在短期就能獲得即時回饋。以剛剛提到的一年看 20 本書，我們可以改成每個月閱讀 2 本書，甚至將行動切細至每天，改成每天看 30 頁的書。
這樣的話，你就會有更即時的標準可以確認事件的執行狀況，也知道如何修正和優化，持續幾周之後，你就會發現這成為日常的一部分，而不易遺漏這個習慣。
提升作業品質：設立多個檢核點
將事情拆分成較細的步驟之後，我們也能有更多的檢核點（checkpoint）可以確認事情目前的進度和完成狀況，進而提高作業品質和完成度。
舉例來說，今天你打算維修家中很久沒騎的機車，我們可以有兩種選擇：
1. 將機車直接牽去某間機車行：雖然可以一次處理好，但有可能被獅子大開口，明明僅是小毛病，如太久沒騎只需換電瓶，卻被車行建議花大筆保養費用。
2. 將維修行動分為幾個階段：先判斷機車的主要問題，接下來評估自己能負擔的維修預算，下一步驟才是決定要自己下單來更換零件，還是尋找評價好的車行。
如此一來，我們在真正進行維修之前會有比較多 checkpoints，讓自己對於機車的狀況、車行評價有更為清晰的認識，進而提升完成這件事情的品質，同時也因為有比較多明確的 checkpoints 要完成，可以避免自己起初無從下手，一拖再拖導致都不行動的窘境！
結語與觀點
「切細行動」不單單能運用在 RPA 流程中，協助我們將流程變得更加穩定而貼近用戶期待；也適用於個人生活管理上，優化我們做事的習慣、處理事情的品質。
總之，盡可能不要將目標設定的過於籠統，或是需要長時間之後才能檢驗事情完成的品質；更聰明的做法其實是盡可能將目標、行動切細，用更多、更加明確的 checkpoints 來進行驗證和優化！
這樣的思維轉換不需要花費很多時間，卻能夠大幅提高自己對於生活的掌握度，讓我們一起成為自己的人生管理師吧！
讓我們一起由簡單開始，成就不簡單！
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這次的分享到此告一段落，想了解更多 RPA + AI 與數位轉型的最新趨勢與觀點、RPA 軟體功能介紹及實務應用案例，也歡迎追蹤 RPAI 數位優化器的社群和我們交流互動，我們下次見！
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