你的圖表真的能讓老闆看的懂?

你心中會困惑，為何這個標題是跟一般市面上教導的如何做出「好」圖表的標題不太一樣，我這邊先做個說明，因為每個人對於「好」的定義不一樣，你可能認為圖表有3D的動畫就叫做好，我卻認為單一色系的圖表叫做好，就跟穿在身上衣服一樣，美不美，好不好看是因人而異的，所以我這篇文章不會針對圖表的視覺多所著墨，有興趣的讀者可參考哈佛商業評論的資深編輯：Scott Berinato(史考特．貝里納托)所寫的「哈佛教你做出好圖表-實作聖經」一書，裡面有教很多視覺化的技巧，而我的重點會放在你用圖表的觀念。

上一篇文章說到，你有定期做工作報告給主管了解工作內容的義務，而工作報告內除了文字以外，有些人會用圖表來表現，但要用圖表之前，你要先確定一件事：

你的工作報告一定要用圖表？

有人會有個迷思：「圖」優於「表」、「表」勝於「文字」，總認為沒圖沒表就無法顯示專業，心裡怪不踏實的，但你看專業雜誌，如時代雜誌與天下雜誌，為何他們重視的是文字，圖表反而少？

以上的問題你都想清楚了、也很確定要上圖表後，就可進入下一步，怎麼讓你的圖表讓老闆看的懂，這邊歸納出三點：

一、圖表的類型：

首先你先得選擇你要放什麼類型的圖表，有時圖表會加強讀者的印象、讓你的論述更能讓讀者了解，但有時圖表也會讓讀者誤解你要表達的重點。所以圖表的類型的選擇就很重要，一般圖表的類型關係到你要顯示什麼資訊，是要呈現比較、關係、組合、還是分佈？這四種不同的顯示資訊都有相對應的圖表，我看到最常見的錯誤是將要比較各類別大小的「直長條圖」，畫成用於表達趨勢的「折線圖」，這就是一開始對圖表用法的錯誤理解。這部份在「哈佛教你做出好圖表-實作聖經」一書的最後一頁有整理了一張對照表，不熟悉的你就可以按表操課，除非你很標新立異，否則我勸你別弄出奇特的圖表。

二、一張圖只表達一個資訊：

依我的經驗，當部屬送上來的一張圖表超過三個資訊時，我的解讀能力就大幅下降，尤其是左右Y軸都有相對資訊時，解讀更是困難，所以，請體諒一下你的主管，一張圖表只呈現一個訊息，這樣好讀、也要理解。

另外，圖表中的文字必須夠大、夠清楚，若一張PPT上的圖表還需要放大才看的清，這張圖表就不及格了，請務必小心。

三、圖表上必須要有你的結論：

這一點很多人都會忽略，總認為放上圖表，別人就一定看的懂，就好像女友或太太買了一條圍巾穿在身上，只問你她今天那裡好看，你可能注意到她的鞋子而沒注意到她的圍巾，而說出「你的鞋子今天特別美。」，下場會如何應該不用我說。

所以我一開始有提到，有時圖表會讓讀者誤解你要表達的重點，所以除非你的圖表專業雜誌一樣是輔助你的文字，不然當你的圖表是你表達的重點時，就必須在圖表上寫上你的結論，因為每個人看你這張圖表的角度不同，理解出的資訊就不同，為了避免誤解，請務必養成習慣，寫出你的結論。

以上三點，是我在職場上認為讓人易懂的圖表所必備的要素，要用圖表，先得了解圖表的初衷，它決不是讓你炫技的工具，所以善用它，讓圖表成為你達到「說服」別人的良藥，別亂吃而拉肚子，那就可適可其反了。

翁楷個人部落格：

翁楷個人粉專：

若文章對你有幫助，請大家不吝追蹤、分享