利用 Excel 協同辦公會遇到什麼問題

Excel 在所有人、甚至所有企業中一直都是非常盛行的統計數據處理工具，擁有淺顯易懂的操作介面、豐富的函數公式，以及多種圖表的統計功能，讓我們每每製作報表時都非它不可。從電腦系統發展至今，有許多企業已開始使用 Excel 製作表單，雖然有內建的表格工具可以完成一張簡易的申請表，但日子久了，我們對於表單的需求也越來越高，面對大環境的競爭，更追求工作效率能有所提升。

然而資訊技術與時俱進，讓 Excel 製成表單的不足也已逐漸暴露，其中包含資料被異動的風險、權限管理問題、簽核流程、歸納與儲存、以及表單共享等各種問題，造成我們在工作上湧現諸多不便。因此，我們更應該善用資訊技術來完成我們所期許的企業管理流程，進而提高內部工作效率。

Excel 在協同辦公中是一個非常便利的工具，它可以將 Excel 製成的表單提供大家填寫，但也因為是分享檔案以及人工輸入的方式，使表單模板容易有被異動、修改的跡象，產出的數據資料也因此發現了許多錯誤。在 2012 年，美國的摩根大通就因為 Excel 表格資料輸入錯誤，導致損失了 60 億美元。

EZoForm 智慧表單就能解決這種問題，表單中的所有格式欄位都是固定，不會被輕易變動，而且每一張表單都有它的管理人員，只有所屬管理人員才能夠依照需求更改表單的規格，這樣所產出的數據質量也會是最高的。

協同辦公經常使用的方式就是利用 Excel 製作表單與填寫，但這經常會遇到瀏覽權限的問題。每個人都有專屬的角色以及其可瀏覽表單的權力，而 Excel 的安全管控又太過於簡易，只能針對單一檔案做加密或是設定存取的權限，在每一次完成表單的簽核，都需要透過設定權限來把控資料的安全，但百密總有一疏，公司的機密很容易有洩漏的風險。

而 EZoForm 就能完美的解決這些問題！每一張表單都有專屬任務，比如申請者能看到自己所填寫的表單、簽核者可以審閱所有經手過的表單，被傳閱者亦可瀏覽傳閱給自己的所有表單…，當然，任何表單的內容也是其管理者才有權利獲取及使用，這些權限管理EZoForm都幫您打理好了。

將 Excel 表單透過 Email 或通訊軟體的方式完成傳遞流程並核決，將會面臨更多推三宕四、拖泥帶水的事情發生，還必須追根問底的追蹤表單狀態，致使工作時程無法如期完成。在了解 Excel 表單面臨的簽核流程問題時，必須有個釜底抽薪的解決辦法，而不是將原有的流程變得更加繁複。在 1990 年，麻省理工大學前計算機科學教授麥可‧哈默（Michael Hammer）在哈佛商業評論上就提及：「消滅不能創造價值的商業流程，而不是用科技將其自動化。」

EZoForm 智慧表單就是個能夠協助管理者完善簽核流程的一套系統，自動完成起初就定義好的所有流程、自動通知簽核者有任務必須完成，更不須親力親為的追蹤表單狀態，系統亦會自動呈現每步歷程讓您一覽無遺。

利用 Excel 製做表單是大部分企業都嘗試過的方式之一，雖然可以快速地完成一份簡易的表單，但隨著時間的推移，在日積月累下，囤積於電腦中的表單資料也將越來越多，這已不再只是電腦容量的問題，表單的分類及尋找更是讓管理者十分頭疼。

EZoForm 智慧表單可以解決海量表單生成的保存問題，系統會自動將簽核完畢的所有表單依照其分類儲存於資料庫中，當您緊急需要表單時，不必再從眾多資料夾中尋找，直接透過全文檢索的方式搜尋就能獲得，既快速又能省下您寶貴的時間！

隨著企業協同辦公的需求逐漸增長，表單的製成也越來越依賴 Excel 的內建工具，將 Excel 表單分享、共同審閱早已成為大家日常辦公的一部分。透過 Excel 互相傳遞文件雖然方便，但很難滿足實際工作的需要，因為傳遞的方式常常讓數據產生無法一致性以及準確性的問題，檔案也可能在傳遞的過程中損壞。

EZoForm 智慧表單可以以快速、安全且不改變內容為前提，將簽核完畢的表單提供給需求者閱覽，不須透過 Email 、通訊軟體、甚至是共用槽分享的方式傳遞，降低傳閱時間以及內容被變動的風險，而且所有的傳閱軌跡也都會被紀錄下來。

想要解決利用 Excel 完成表單製作與簽核流程的問題， EZoForm 智慧表單是您最好的選擇！直覺式的操作介面，簡單、快速地完成一張不被輕易變更格式的專業表單，自動化的簽核流程，協助企業提升工作價值與效率，權限的管控更是降低企業資訊數據走漏的風險，資訊共享的方式也不再錯綜複雜、耗費時間。想要讓數據成為真正有價值的存在，EZoForm 協助您整合既有系統（如：ERP、SCM、HRM）的所有資訊，使數據能夠相互流轉共享，將分散在各地的資料集成化，徹頭徹尾地消弭數據孤島。>>了解更多