科技x生活|將行動切細,成為自己的人生管理師
Eddy 的科技加速器
Eddy 的科技加速器

科技x生活|將行動切細,成為自己的人生管理師

2022-09-22|閱讀時間約 1 分鐘
先前曾和大家分享所謂RPA(Robotic Process Automation)的概念和產業實例,若還不熟悉的朋友歡迎參考先前所寫的<科技x商業│初創市場當紅炸子雞,RPA是甚麼?|方格子 vocus>或<科技x商業│如何透過 RPA設計出時空膠囊?|方格子 vocus>喔!
在使用RPA優化流程時,其實有許多的細節和方法,都可以協助我們在設計流程時更加順暢;更重要的是,有時這些方法不單單只能用於業務流程上,有些對於個人的生活管理上更能有所幫助!
因此本文將和大家分享,「切細行動」這個概念是如何被運用在RPA流程中,以確保我們設計的品質;同時更重要的是,「切細行動」的思維如何可以套用在個人管理上,大幅提高個人自我發展、生活效率。
建議各位在讀完文章後也可盡快實踐,提高自己優化人生的掌握力喔!
科技x生活|將行動切細,成為自己的人生管理師

切細步驟」提高流程的穩定性

流程往往是環環相扣的,也因此在使用RPA優化流程時,我們需要先深入了解流程的每個步驟,將這些步驟化為RPA軟體中一個又一個的 sequence,並根據這些步驟填入合適的 RPA指令,如 Use Application、Click等,讓機器人執行用戶所需要的行動。
將步驟化為UiPath 的Sequence進行
一般而言,RPA機器人會準確地執行我們所設定的每個指令;然而有時因為我們的判斷條件未設定好,或者所運行的速度過快,會有一定機率導致機器人尚未執行完上一步驟就先進行下一步,因此造成流程運作的錯誤。
為了避免這樣的狀況,Eddy建議可以設法將流程和步驟切更細一點,以確保RPA執行流程的穩定度。
舉例來說,原先 A步驟裡面包含下載檔案、到資料夾打開檔案、點選所指定的資料內容,一一完成後才進入 B步驟進行資料處理;此時,為了確保穩定性,便可以將 A步驟的內容切更細一點,像是分成 A-1進行下載檔案,在確保檔案已下載後,才進行 A-2步驟打開檔案。
透過將流程步驟切細一點,實務上可以很大程度地確保 RPA機器人在執行流程時更加確實和穩定,若今天流程中途卡住了,也更容易了解出錯原因,進而讓除錯更加順暢喔!
圖片來源:Unsplash

切細行動」帶來複利的成長性

「切細行動」,就是指我們可以將所預計要做的事情、達成的大目標,細分成較短期可達成的小目標,透過這樣的方式,也可以像RPA流程一樣,協助我們讓生活變得更加紥實而持續進步!

培養習慣的建立

<原子習慣>一書提到:「每天進步1%,一年之後就會37倍的複利成長」。
每個人都知道要建立良好的習慣,因此每到年初,不難看到人們都在社群發文提到這一年的目標,如要看20本書、減肥10公斤、賺到100萬等;然而現實是,實際能達到的人是少之又少,因為一年後太遠,人們更易因惰性而貪於眼前的玩樂。
如果你也是這樣的話,此時不妨試試「切細行動」吧。
把事情切細,你通常可以堅持更久,因為我們在短期就能得到即時的回饋。以剛剛提到的一年看20本書,自然就可以改成每月都需要閱讀2本書,甚至將行動切細至每天,改成每天固定看30頁的書。
如此一來,你就有個更即時的標準可以確定事情的執行狀況,也知道如何修正和優化,持續幾周就會發現已成為日常的一部分,而不易遺漏這個習慣囉。
圖片來源:Unsplash

提升事情的品質

將事情拆分成較細後,通常我們也能有更多的 checkpoints可以確認事情的進度和完成狀況,進而提高做事的品質和完成度。
舉例來說,當今天你打算「維修家裡很久沒騎的機車」,若僅是單純將機車牽去給車行,可能就易淪為肥羊,明明僅是個小問題卻被獅子大開口,此時就可以透過「切細行動」來提升事情的品質。
像是可以將維修家裡很久沒騎的機車,此任務切分成幾個階段,包含:判斷問題點、自主下單更換零件、尋找評價好的車行等。
如此一來,因事前有較多的 checkpoints,可以避免明明僅是小毛病,如太久沒騎只需換電瓶,卻被車行建議花大筆保養費用,同時也能讓自己能對車子狀況或車行評價有個較清晰的認識,而將此任務的達成品質變得更好;此外,雖所謂「萬事起頭難」,但因我們有較多明確的 checkpoints要完成,而可避免自己起初無所適從,一拖再拖不行動的窘境喔!
圖片來源:Unsplash

加速器小啟發

「切細行動」不單單可以運用在 RPA流程中,協助我們將流程變得更加穩定而貼近用戶期待;也可以適用在專案管理、個人生活管理上,建立我們做事的習慣、處理事情的品質。
總之,盡可能不要將事情設定的太過攏統或長時間後才能檢驗事情完成品質;更聰明的做法,其實是盡可能將目標、行動切細,有較多明確的 checkpoints來進行驗證和優化!
這樣的思維轉換其實不會花你很多時間,卻能大幅提高自己對生活的掌握度,可以的話,建議你不妨就盡速去做,讓自己能更有效地成為自己的個人管理師吧!
讓我們一起由簡單開始,成就不簡單!
工商一下,Eddy同時有經營<RPA數位優化器>社群,並且最近也從 Medium搬家來到方格子了!之後此篇文章也會上傳到方格子上,而如果想看到更多 RPA具體操作和產業轉型趨勢的話,歡迎也追蹤 RPA數位優化器方格子帳號喔!

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作者介紹
畢業於台大社會和清大科管所的新鮮人,目前擔任科技業PM,致力於探討科技與人文的交會,解析科技如何影響社會與人們運作,從商業、閱讀、生活體悟等多種角度出發,期待與更多人交流,分享彼此觀點。 個人作品集請寄: https://portaly.cc/eddy
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