會議籌辦完整指南：從Email發送到會議結束的完整SOP

您是否曾因會議效率不佳而感到挫折？或者，您是否希望舉辦一場能讓所有參與者都感到有價值的會議？會議籌辦是一門學問，它不僅需要良好的溝通技巧，更需要周全的規劃。本文將從會議前的準備、會議進行中的技巧、到會議後的總結，為您提供實用且詳細的指南，幫助您成為一名高效的會議主持人。

⏰ 會議前置作業時程表（以會議日為D-Day計算）

D-14：初步規劃

• 確認會議目的與主題
• 擬定預計討論議題
• 列出必要與會人員
• 確認可能的會議時段
• 檢查場地和設備需求

D-10：發送會前協調信

主旨：【時間協調】12月專案進度討論會議
內容：
各位同仁好，

為討論12月份專案進度，擬召開部門會議，煩請協助填寫可出席時段：
候選時間：
A. 12/15 (五) 14:00-16:00
B. 12/16 (一) 10:00-12:00
C. 12/16 (一) 14:00-16:00

請於12/8前完成填寫：[線上表單連結]
謝謝配合！

Best Regards,
[姓名]
[職稱]

D-7：發送正式會議通知

主旨：【會議通知】12月專案進度討論會議
內容：
各位同仁好，

謹訂於12/15 (五) 14:00-16:00召開12月專案進度討論會議，詳情如下：

■ 會議資訊
時間：12/15 (五) 14:00-16:00
地點：台北總部 3F 會議室A
線上參與：[視訊連結]

■ 議程
14:00-14:10 會議開場
14:10-14:40 各組進度報告
14:40-15:40 問題討論與解決方案
15:40-16:00 結論與下一步行動

■ 與會準備事項
1. 請準備各組11月執行成果
2. 12月預計里程碑
3. 現階段遇到的困難

■ 附件
1. 會議簡報模板
2. 上次會議紀錄

如有疑問請隨時聯繫。

Best Regards,
[姓名]
[職稱]

D-2：發送會議提醒

主旨：【會議提醒】12月專案進度討論會議
內容：
各位同仁好，

提醒本週五(12/15)下午兩點將召開專案進度會議，請準備：
1. 進度報告簡報
2. 相關數據資料
3. 待解決議題清單

若有無法出席者，請盡快告知並指派代理人。

Best Regards,
[姓名]

D-Day：會議進行重點

1、提前15分鐘確認：

• 會議室設備
• 視訊設備測試
• 簽到表準備
• 會議資料列印

2、會議進行中：

• 會議記錄
• 時間控管
• 重點摘要
• 決議事項紀錄

D+1：會議紀錄發送

主旨：【會議紀錄】12月專案進度討論會議
內容：
各位同仁好，

感謝各位參與昨日會議，附上會議紀錄供參：

■ 重要決議事項
1. [決議1]
2. [決議2]
3. [決議3]

■ 待辦事項與負責人
1. [項目1] - 負責人/期限
2. [項目2] - 負責人/期限
3. [項目3] - 負責人/期限

■ 下次會議時間
日期：
時間：
地點：

請各位確認內容，如有遺漏或需修正處請回覆告知。

Best Regards,
[姓名]

📌 實用小技巧：

1、信件撰寫

• 主旨清晰明確
• 重要資訊加粗或標色
• 附件提前準備好
• 設定信件優先程度

2、會議準備

• 準備簽到表
• 備用投影設備
• 準備文具用品
• 會議室溫度調整

3、時程掌控

• 設定行事曆提醒
• 製作工作檢查表
• 預留緩衝時間
• 設定自動提醒

4、跟進事項

• 建立待辦事項表
• 定期追蹤進度
• 設定提醒機制
• 異常事項即時處理

透過這篇文章的分享，相信大家已經初步掌握了會議籌辦的完整SOP。只要能將這些技巧融入到日常工作中，您就能舉辦出更具效率、更能激發團隊創造力的會議。如果您想了解更多關於會議管理的相關知識，別忘了追蹤我，這邊將持續分享更多不同內容。