會議籌辦完整指南:從Email發送到會議結束的完整SOP

會議籌辦完整指南:從Email發送到會議結束的完整SOP

更新於 發佈於 閱讀時間約 4 分鐘

您是否曾因會議效率不佳而感到挫折?或者,您是否希望舉辦一場能讓所有參與者都感到有價值的會議?會議籌辦是一門學問,它不僅需要良好的溝通技巧,更需要周全的規劃。本文將從會議前的準備、會議進行中的技巧、到會議後的總結,為您提供實用且詳細的指南,幫助您成為一名高效的會議主持人。

⏰ 會議前置作業時程表(以會議日為D-Day計算)

D-14:初步規劃

  • 確認會議目的與主題
  • 擬定預計討論議題
  • 列出必要與會人員
  • 確認可能的會議時段
  • 檢查場地和設備需求

---

D-10:發送會前協調信

主旨:【時間協調】12月專案進度討論會議
內容:
各位同仁好,

為討論12月份專案進度,擬召開部門會議,煩請協助填寫可出席時段:
候選時間:
A. 12/15 () 14:00-16:00
B. 12/16 () 10:00-12:00
C. 12/16 () 14:00-16:00

請於12/8前完成填寫:[線上表單連結]
謝謝配合!

Best Regards,
[姓名]
[職稱]

D-7:發送正式會議通知

主旨:【會議通知】12月專案進度討論會議
內容:
各位同仁好,

謹訂於12/15 () 14:00-16:00召開12月專案進度討論會議,詳情如下:

■ 會議資訊
時間:12/15 () 14:00-16:00
地點:台北總部 3F 會議室A
線上參與:[視訊連結]

■ 議程
14:00-14:10 會議開場
14:10-14:40 各組進度報告
14:40-15:40 問題討論與解決方案
15:40-16:00 結論與下一步行動

■ 與會準備事項
1. 請準備各組11月執行成果
2. 12月預計里程碑
3. 現階段遇到的困難

■ 附件
1. 會議簡報模板
2. 上次會議紀錄

如有疑問請隨時聯繫。

Best Regards,
[姓名]
[職稱]


D-2:發送會議提醒

主旨:【會議提醒】12月專案進度討論會議
內容:
各位同仁好,

提醒本週五(12/15)下午兩點將召開專案進度會議,請準備:
1. 進度報告簡報
2. 相關數據資料
3. 待解決議題清單

若有無法出席者,請盡快告知並指派代理人。

Best Regards,
[姓名]


D-Day:會議進行重點

1、提前15分鐘確認:

  • 會議室設備
  • 視訊設備測試
  • 簽到表準備
  • 會議資料列印

2、會議進行中:

  • 會議記錄
  • 時間控管
  • 重點摘要
  • 決議事項紀錄


D+1:會議紀錄發送

主旨:【會議紀錄】12月專案進度討論會議
內容:
各位同仁好,

感謝各位參與昨日會議,附上會議紀錄供參:

■ 重要決議事項
1. [決議1]
2. [決議2]
3. [決議3]

■ 待辦事項與負責人
1. [項目1] - 負責人/期限
2. [項目2] - 負責人/期限
3. [項目3] - 負責人/期限

■ 下次會議時間
日期:
時間:
地點:

請各位確認內容,如有遺漏或需修正處請回覆告知。

Best Regards,
[姓名]


📌 實用小技巧:

1、信件撰寫

  • 主旨清晰明確
  • 重要資訊加粗或標色
  • 附件提前準備好
  • 設定信件優先程度

2、會議準備

  • 準備簽到表
  • 備用投影設備
  • 準備文具用品
  • 會議室溫度調整

3、時程掌控

  • 設定行事曆提醒
  • 製作工作檢查表
  • 預留緩衝時間
  • 設定自動提醒

4、跟進事項

  • 建立待辦事項表
  • 定期追蹤進度
  • 設定提醒機制
  • 異常事項即時處理


透過這篇文章的分享,相信大家已經初步掌握了會議籌辦的完整SOP。只要能將這些技巧融入到日常工作中,您就能舉辦出更具效率、更能激發團隊創造力的會議。如果您想了解更多關於會議管理的相關知識,別忘了追蹤我,這邊將持續分享更多不同內容。




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小資女の職場生存之道
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工作就是為了一份薪水,希望擺脫無止境的加班泥淖,在辦公室也能優雅地「躺平」。ˊ在這裡會分享各種很多種不同職場工具,以及各種職場小吐槽。工作已經夠辛苦,希望能夠解決加班煩惱、創造更多自由時間。來和我一起學習新東西,找尋屬於自己的「職場生存之道」
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大家上班是不是常常覺得摸不透老闆在想什麼?主管的一句話,搞得你心驚膽跳?別擔心!今天就來跟大家聊聊那些年我們遇過的「奇葩」主管!身為一個職場工作者,我們每天都得面對形形色色的主管,有溫和派的、有強勢派的、有愛搞小團體的...到底該怎麼應對這些不同的主管,才能在職場上游刃有餘呢?別急別急,今天就來為大
情緒降溫: 當我們情緒激動時,往往會說出一些後悔的話,暫停可以讓我們更理性地思考。避免衝突升級: 持續爭吵只會讓情況更糟,暫停可以給雙方一個重新開始的機會。如何道歉?道歉不是為了輸贏,而是為了讓關係修復。以下是一些建議:誠懇表達歉意: 直接說出「對不起」
有沒有覺得,每天上班都像在走鋼索?老闆臨時交辦的任務、客戶突如其來的要求,總是打得人措手不及? 身為同樣在職場的工作者,更加深刻體會到應變能力的重要性,但要怎麼才能培養出「彈性思維」讓自己面對不同難關的時候,都能游刃有餘的輕鬆處理。什麼是彈性思維?簡單來說,就是面對問題時,能夠快速調整
明確簡報目的:問自己: 我希望這份簡報能達成什麼目標?是提供資訊、說服他人、或是激發行動?目的明確後, 就能更聚焦地選取內容,並設計出最有效的傳達方式。了解聽眾:分析聽眾: 他們是誰?對這個主題的了解程度如何?對哪些部分最有興趣?
你們是不是也常常遇到這種情況:主管突然一臉神秘問你:「最近在看什麼書啊?」、「週末都在做什麼呢?」這時候的你,內心OS:「啊~我到底該怎麼回答才不會踩雷啊😤」回答得太隨便,會顯得不上進太過認真又怕被誤解為拍馬屁( ・ั﹏・ั)
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