許多的專業達人，都曾使用與介紹過筆記軟體，甚至於還依據需求用途的不同，同時使用兩套以上的筆記軟體，實在讓人自嘆不如、望塵莫及，除了敲碗、按讚外，還能說什麼呢!!
無論是何種軟體工具，我們覺得只要設計理念是對的方向，聚焦深入，極端使用，終究會展現其使用的價值，如同提亞戈·福瑞迪Tiago Forte「第二大腦」的數位知識管理系統，看似容易且雲端技術並不是新的解決方案，但卻因疾病(或無所選擇)而重度極端使用雲端儲存，開創出不同的人生際遇，儘管便利與快速使用的軟體工具很重要，但如何有效運用才是致勝的關鍵，如同知識的價值不是知道或是學富五車，而是運用知識創造新的價值或是自我實現，才是知識學習的目的。
或許沒有一定的標準答案，也不是門戶之見，俗話說的好，青菜蘿蔔各有所好，每個人的經驗喜好不同，自然選擇工具的用途也不同，我們或許有偏見或本位主義，嘗試將兩套工具軟體分別以檔案櫃/Folder與網點/Network node類比做對照，來凸顯兩者間的差異，無所謂好壞，取決於使用的用途，進而做為使用筆記軟體的參考依據(如下表)。
檔案櫃/Folder與網點/Network node類比
結構化、非結構與半結構化的組合
另外，要特別說明，有關結構化、非結構與半結構化的組合，所代表的實質意涵，結構化就是有明確的定義且可清晰表達陳述或是以表格化方式呈現，像是規章制度、標準作業程序SOP、進銷存系統、企業資源規化ERP系統等，有一定的步驟、規範與流程，就是結構化的組合；至於，無法定義，說不清講不明，沒有具體的表格形式或目的，像是隨意的片段想法或簡短的文字紀錄等，像日記、讀書心得、影音摘錄、隨寫記事等，就是非結構化的組合；而半結構化則是介於結構化與非結構之間，少部分有明確的定義，或有部分表格的形式但次序不一致，多數是隨意的記錄，三分像結構化七分像非結構化，就是半結構化的組合，實務上也常被二分法簡單歸類為非結構的組合。
無論是何種的組合，筆記軟體要能直接解決數位化的基本問題，才能夠有效協助企業組織數位轉型建構第二大腦，若是以可量化衡量程度做為評定的標準，結構化則是明確具體可量化衡量的維度(Dimension)，而非結構與半結構化，除取決於數位化的廣度與深度外，透過Obsidian的Metadata(或稱後設資料、詮釋資料、元數據)，有人稱為「data about data，關於資料的資料或描述資料的資料」，我們將Metadata的定義為「賦予可量化衡量的維度(Dimension)」，透過維度的規劃設計，可將非/半結構化的筆記內容資訊視覺化呈現，不僅是該筆記軟體的亮點，更使得數位轉型/第二大腦的建構得以逐步實現，而非停留在空中閣樓，遙不可及的階段。
過去曾使用過大數據(BigData)、商業智慧(BI)與Python等工具的經驗，Notion雖簡單入手，但我們比較偏向使用Obsidian，其中的一個決定性的關鍵(它的原創設計可能沒有凸顯這個亮點)，是Metadata(包括YAML/Inline)與Dataview/js插件，它讓使用者可隨需自行定義有意義的欄位維度(不是標籤)，方便將過去的企業典範、實務經驗與當下活動的行動紀錄等，視覺化呈現在筆記上，此點相當具有實務使用上的說服力，我們將結構化資訊欄位放在YAML區，對於非結構/半結構的部分則定義在Inline區，幾乎符合企業知識管理KM工具的思維與隨需改變的特性。(隨後我們會再談到如何有效使用Metadata，「賦予可量化衡量的維度」)。
