Notion 解鎖 - 自己設計「Notion子彈年曆」

利用Notion的”Toggle Headings”及分欄排版功能，做出靈活的電子手帳

Why?

日前與朋友聊到彼此嘗試過的各種筆記法。不管是誰、從事什麼行業、習慣使用什麼媒介或工具，在大家的日常中應用最頻繁也最迫切的不外乎就是「待辦清單」、「行事曆」、「速記」這三種。活頁手帳、Google月曆、待辦事項app…當然最常見的方法我都嘗試過，而自從開始使用Notion後，也曾經試著使用內建的月曆功能來管理生活。是的，比起Google月曆，Notion月曆對我來說更為強大好用。不過畢竟Notion月曆本身是一個"database"，每添加一筆事項，就是多一個參數或是頁面，不小心就會落入走火入魔（Notion愛用者肯定知道我在說什麼），所以就趁早放棄了。

我在尋求的是一個靈活、直觀、成本低（包括不費紙筆、不占空間）的工具，最好可以把「待辦清單」、「行事曆」、「速記」這三者輕鬆結合。有一天我想，不妨就這麼做吧：開一個Notion空白頁面，把一年365天的「待辦清單」，以純文字格式，排列成一份年曆，就像在一面牆上貼好七個為一列的便條紙那樣。

每天的待辦清單；沒有要預覽的日子可以先收合起來

這個方法看似很呆、很手動，因為每年初要花點心思設好365天的日期標籤。但其實一邊聽個podcast，半個小時就弄完了，也順便預習了一下今年的國定假日是什麼pattern。抱著姑且試試看的想法，沒想到用得太順手，不知不覺就用到第三個年頭了。我沒有看到什麼不繼續用下去的理由，且這確實大大安定了我生活與工作的步調。文末有附上template開放下載，以下先來個說明。

「Notion子彈年曆」特性

1.日周月年，收放自如

2.無痛更改計畫

3.一鍵封存，方便日後回顧

4.各種Notion組合技

1. 日周月年，收放自如

利用Notion的收合標題功能(Toggle Headings)，你可以靈活切換現在要的「可視範圍」：是要總覽一整年的計畫？或是每個月的重要事件？或是聚焦在本周？

日誌

每個日期標籤下，就是當天的待辦清單。我的習慣是直接使用Notion的 to-do list，可以很直觀地打勾完成的任務。

這種將「完成任務」的動作可視化的成就感回饋，算是一種「迴紋針策略」的實踐。至於喜歡「子彈日誌(bullet journal)」這種筆記法的人，也可以使用簡單的bulleted list，或是自己加上emoji。重點是概念相通，不必拘泥於使用什麼符號。

我也偶爾會用來做速記。例如當天看到了什麼書，或是聽到什麼有意思的podcast，就可以在這裡打下關鍵字方便日後想回顧。打下簡短的評論或心得也可以。

日誌的使用範例

周計畫

在每周的heading後面可以寫下該周主要活動或目標。利用底色來區分平假日、國定假日。

月計畫

立定每月目標、標註重大節日或紀念日。

年度計畫

可以在最上方列下年度目標，並以top-down方式總覽，為了達到這些目標，要如何細分(break down)成中型、小型的任務？然後再回頭，將這些任務分配至這12個月、52周、365天。

月計畫、年度計畫的總覽

2. 無痛更改計畫

計畫地漂漂亮亮之後，我們總是難免遇到臨時要出門、身體不適只想躺著、或是單純事情做不完…等各種狀況，而導致事情必須改天再做。這個時候只要簡單地把待辦事項拖曳到隔天（或是任何可行性更高的日期），就能無痛更改計畫。

雖然這不是一個最過癮的事情，但事情列了就是遲早要做，只是修正成更實際、更能量力而為的安排。更重要的是，不會因此就忘記或放棄了。

待辦事項要延後，只要拖曳到新的日期底下就好了

3. 一鍵封存，方便日後回顧

一年下來的努力當然要保管下來。年度結束後，只要用右鍵，將年份標題轉換為頁面(turn into Page)，再將頁面上鎖(Lock Page)避免不小心更改到內容，就能輕輕鬆鬆做好封存。

這樣的歷史紀錄除了有紀念意義、提高自我效能感之外，更重要的是可以作為參考基準，讓來年在做計畫時能做到更多對於實際情況的預期（例如工作量高峰、親友聚會頻率和周期等）。

4. 各種Notion組合技

各種你能想到的Notion裡本來就很好用的功能，都可以依個人需求，在這個年曆裡用看看。舉幾個例子：

• 出門時，也可以在手機上使用（會自動以直式呈現）
• 外部連結：方便隨時打開當天要看的網頁（甚或檔案）
• 內部連結：連結至其他的Notion頁面，或是直接inline創建頁面
• 使用emoji、icon做圖像式提示
• 使用quote、callout、code及其他文字格式強化視覺上的提示
• 「評論」功能：方便用來做速記、備註或是喃喃自語
• 「日期」可設定提醒功能

有怕忘記的事情，點選@開頭的日期，可以設定鬧鐘提醒

模板連結

歡迎複製以下模板，依照自己的需要跟喜好來客製化、實踐看看。

• 待辦清單周曆模板(Weekly to-do list template) 連結
  （02.24更新：一鍵新增一周）
• 2023年曆模板連結

回頭想想，在使用的過程中，也是經歷過了一些調整，才愈來愈接近最適合自己的形式。因為每個人的生活、工作型態和習慣都不同，漸漸地會分別長成不同樣子的年曆，是非常自然的。有什麼問題、心得或新用法，歡迎留言交流！

我也會不定期補充我的觀點，也歡迎Follow我的Threads，持續都會有這類商業分析問題討論和生產力提升的點子喔!