一、前言:企業導入AI,別從最複雜的開始
過去兩年,ChatGPT的風潮席捲全球,不論是企業家、工程師,或是行政人員,都開始嘗試用它提升工作效率。如今許多企業也在思考,AI 該怎麼導入到工作流程中,協助提升產能與效能。
然而,實務上常見的問題是:
「高估了AI的能耐,低估了導入的難度。」
許多工作場景其實並不適合立即導入複雜的AI系統,一旦選錯切入點,反而容易造成反感、內部混亂,甚至成為曇花一現的數位轉型口號。
作為企業的幕僚主管,筆者過去兩年實際使用ChatGPT處理日常與跨部門工作,也協助其他同仁建立基本使用習慣。回頭來看,若企業真的要善用AI的優勢,不妨先從最直接、最基礎的文字處理與語言表達能力著手。
ChatGPT最成熟、也最容易落地的能力,正是「幫助使用者把腦中想法轉化為可輸出的語言內容」。在許多職場工作中,無論是寫報告、做簡報、發email,甚至撰寫會議紀錄與政策說帖,文字輸出早已是每天不可或缺的核心能力。
但現實是:
很多員工在語言輸出上耗費大量時間,常常卡在架構不清、語氣不穩、內容不順。
這些問題,不僅影響效率,也影響跨部門的溝通品質與主管的決策支持力。
因此,企業導入ChatGPT,最該強化的,不是AI模型,而是人與AI互動的語言運用能力。
與其從高階應用談起,不如從「讓員工會寫出一封結構清楚、有邏輯、語氣得宜的報告」開始。這才是ChatGPT發揮效益的真正起點。
二、現況觀察:大多數員工的文字輸出瓶頸
老實說,筆者自己是屬於高頻率的文字輸出工作者。要將一份公文或郵件,透過精準、有效率且有條理的方式寫出來,確實非常花時間。這不只是「會不會打字」的問題,而是如何組織想法、傳達清楚,並顧及語氣與對象的能力。
我長期觀察企業內的同仁發現:除非有手把手地教學與大量的實作練習,否則一個有年資的員工,文字表達能力依舊會卡在舊有習慣裡,很難主動改善。
更現實的是——企業不是寫作補習班,要靠培訓來提升每位員工的語言表達能力,所需的資源與時間成本其實非常高。
筆者彙整,員工在文字表達上常見的五大問題:
1.沒有清楚的思考架構:想到什麼寫什麼,導致邏輯混亂
2.版面與層次編排不良:內容無段落層次,接收者難以理解重點
3.忽略對象背景:不知該說多少、不知道該說給誰聽,導致太繁或太簡
4.文字沒有語氣,容易誤解:語意模糊、語氣偏差,導致誤會
5.主管需額外花時間修稿:最常見情況是主管最後自己重寫,反而更沒效率
解法:從ChatGPT切入,解決第一層瓶頸
這些都是筆者在工作中實際遇到的狀況。因此建議企業不妨先從ChatGPT的文字輔助功能開始導入,協助員工學會如何將腦中的想法,用清楚、合適的語言表達出來。這是最容易上手、也最容易看到成果的切入點。
當員工能穩定提升語言表達的效率與品質後,再逐步推進其他AI應用項目,才會讓整體導入更扎實也更具成效。
三、重要觀念:用ChatGPT強化「文字工作效率」而非「AI能力」
在導入ChatGPT輔助工作的過程中,筆者認為有一個核心觀念需要先釐清——我們的目標不是培養員工的AI技術能力,而是透過AI工具來強化員工的文字處理能力。
ChatGPT本質上是個「語言助理」,它可以協助組織邏輯、修飾語氣、彙整要點,但判斷、修正與決策仍然是使用者的責任。這也是為什麼我們要讓員工理解:不是把任務丟給AI就好,而是透過使用AI的過程,提升自己對語言的掌控力與訊息組織力。
真正的目標應該是——
讓即使不會寫prompt的員工,也能善用ChatGPT完成以下日常任務:
1.準備一份報告摘要
(例如:將10頁資料濃縮為5點重點)
2.擬定一封具說服力的Email
(語氣恰當、目的明確、條理清晰)
3.把會議紀錄整理成要點報告
(避免雜亂長篇,聚焦可執行重點)
4.撰寫一份精準傳達目的的公文
(符合格式,語意準確,易於主管審閱)
這些任務,其實都是每個職場工作者每天面對的挑戰。若能讓ChatGPT成為協助完成這些任務的第一線工具,不但提升效率,也有助於員工逐步內化語言組織的能力。
四、如果你是企業主管,推動ChatGPT落地的四個實施方式
1.選定入口職務:從「文字密集型角色」小規模開始
先鎖定行政、PM、HR 等日常需處理大量文書的角色,這些角色對文書處理的效率感受最敏銳,也是ChatGPT 最容易發揮成效的場域。
建議客服部門先暫緩納入,因顧客需求與情境變化太高,適合在內部導入成熟後再推進。
2.設計應用場景訓練:用「任務驅動」教會員工操作
員工最需要的不是理論,而是能馬上用的場景。以下為常見情境與輸入範例:
·情境一:撰寫週進度報告
輸入範例:我要做週進度報告,請幫我把下面這段話轉成進度報告格式,要分為「已完成項目、未完成項目、遇到的問題」。
·情境二:彙整會議紀錄
輸入範例:把以下的會議紀錄整理為三點摘要,並分成目的、時程與行動項目。這些輸入模板能幫助員工快速「上手」,而不是「學理論」。
3.建立內部成功案例:讓「員工節省時間」的故事自己傳開
每個組織中都會有AI使用熟練者。你可以:
·邀請這些人定期分享技巧與成果
·舉辦內部分享會、LINE群貼Tips、設立「AI小技巧公告欄」
這些真實案例會大幅降低其他人對AI的抗拒感,轉為「我也想試試看」。
4.提供基礎訓練:不教原理,只教怎麼用
不要設計太複雜的課程,而是規劃「任務導向」的學習模組,例如:
·1小時學會ChatGPT實用輸入技巧
·三種常見文字工作任務的輸入教學
(報告摘要、Email 撰寫、對話紀錄整理)
內部講師比外部顧問更容易打破距離感,讓學習變成組織文化。
最後提醒兩點非常重要的原則:
1.資料保密原則
不要將機密、敏感資料直接輸入AI工具,若需使用,請進行去識別化與資訊遮蔽處理。
2.AI是輔助,不是代筆者
請記得:你要有自己的想法,AI是協助你把它更好地輸出,而不是幫你思考或取代你。真正優秀的員工不是寫prompt,而是能用AI把自己的想法變得更有力量。
五、結語
筆者在日常工作中經常需要進行大量文字輸出。每當寫完一份文件,我總會先反覆閱讀幾次,再依照這份文件的目的,決定是否透過 ChatGPT 協助修正與潤飾。這樣的流程讓我越來越熟悉如何讓 AI 成為工作上的得力助手,而不是代筆者。
企業導入 AI 的真正目標,不是取代誰,而是讓每個員工在原本的基礎上,變得更高效、更精準。如果員工缺乏基本的語言掌握與判斷力,即使交給 AI 協助,也很難判別最終成果是否合適。唯有自己具備足夠的文字判斷力,與 AI 的互動才會越來越精準,真正落實「人機共創」的價值。