如何免費取得？
承著前一篇 00809-01「長期的專案」不知如何下手？四個步驟搞定你的煩惱！ 之後，大家應很煩惱如何在異地才能處理繁瑣的簽核問題，所以我們接著要來實作了！要做也沒那麼難，有興趣可以到這邊e-mail我，我再發模版給你（根本不用做🤣）。這邊基本上不會再發太細的做法，只是分享圖片。因為身為管理者的你，也沒什麼必要學會，你只要召喚你的小弟來學回去便可。如果你有興趣學習，那麼以下請笑納，祝福大家都可以建構好系統，躺著做！（先說好，這個適合小型的公司，中大型公司，請參考並慎用）
躺著做？會胖吧！
資料庫建構
- 表一、先建立一個「經費申請總表」的資料庫。
- 表二、再建立「申請單位」資料庫。
- 表三、再建立「符合申請項目」資料庫。
說明：將「表一和表二」及「表一和表三」分別設定「關連關係」，如下圖，你會發現「表一」裡的「申請部門」和「簽合申請條件」和剛才建立的「表二」和「表三」分別是關連的，所以當表一新增資料時，若有選表二、表三的項目，表二及表三也會同步顯示其在表一的項目。這個的便利性是，以後可以依表二的分類（申請單位）進行檢視。或以表三的分類（符合申請之項目）進行檢視：
互相關連是最基本的串連方式！
逐步充實母資料庫之欄位
由於表一裡將收錄著本專案所有的內容，他就是一個母資料庫。之後任何因應個別需求的檢視表，都可以取用這個資料庫的內容（我們稱為「視圖」），所以我們儘可能新增這個資料庫所需之欄位，每個欄位可以設定適合的格式，如日期、數字、文字、單選、多選、關鏈資料庫等（進階用法就先不談了），如圖：
一整個資料庫都在上面，未來取用資料無往不利！
運作流程：
- 當「專案主辦人」將專案申請表（word表格）填完後，交給公司的「計畫承辦人」。
- 「計畫承辦人」將申請表內容謄入「經費贊助系統」，並將「專案主辦人」標示起來。
- Notion的「自動化」功能，設定當「專案主辦人」填入值時，即通知「部門主管」審核。
- 用Notion的「自動化」功能，設定當「部門主管」審核後，即通知「贊助者」審核並填入補助金額。
- 用Notion的「自動化」功能，設定當「贊助者」選擇「通過」的選項時，即通知「律師」進行覆核。
- 用Notion的「自動化」功能，設定當律師覆核過後，就會分別通知「贊助者」、「部門主管」及「專案主辦人」，可以開始依期限執行專案，並會於何時之前須進行專案之核銷。
- 方案執行完後，「專案主辦人」將成果報告表（word）填完後，交給公司的「計畫承辦人」。「計畫承辦人」會將成果報告資料上傳至「經費贊助系統」，並設定當核銷欄位變更時，即通知「部門主管」「贊助者」及「律師」完成核銷上傳。
- Notion的「自動化」功能，設定贊助者接下核銷通過後「結案」。
錦囊妙計
- 在Notion裡，你只要學會這幾項，只要把「基礎操作」「建構資料庫」、「建構關連式資料庫」、「自動化設定」、「公式」、「無限Guest分享」、「同步區塊功能」、「按鈕功能」等靈活運用，基本上無敵了。但請留意，可能你會需要每月花個幾百元才能使用到所有功能，不過當你把一堆系統都放在上面時，你會發現花這點錢超值！他不只可以是你第二大腦，還是不用去程式的資訊管理系統。而且你可以分享給一堆人使用，其他人想用你的資料庫上傳附件檔案，基本上檔案無限制，又可以協作！
- 你發現只要常常使用它，就會有機會將許多的業務逐步都串起來，只要你知道基本原理，那麼最後甚至有機會讓所有的系統來個系統大整合！
- 原本以為審核這件事情無解，但是當發現有「自動化」這個超強功能之後，一切搞定。
自動化界面及功能，不得不說，他的隱藏功能強到爆炸
- 有沒有覺得Notion系統超強大，只要你有那個理念，自己問問chatGPT怎麼操作，自然能夠學習這套強大的系統。
- 但是呢！你以為這系充搞定後，就萬事ok了？如果是這樣，你就只是個IT人員而已！還早的很，身為幹部，系統只是一部份，你需要另一件事情「溝通」，沒有溝通策略，系統再好都沒人想要用。而往往大家會卡關的就在於溝通不良，大家用你的系統就怨聲載道！怎麼做呢？我們下次再談！
IT人員，往往溝通不良！
