這是一段很長很長很長的路
一個幹部，接下來會接到一些大案子，這案子不是辦一次就沒了，而是會持續下去，如果用的思維是處理「事件」的思維，而不是「系統」的系維，那就會成為你未來事業的拌腳石。處理事件，沒有「延續」性的概念，那樣會很痛苦，因每次進行該案的時候，你就很容易被人、事、不知道請誰執行的問題卡住，所以一開始最好設定好負責的角色和人與「系統」
被錢砸的感覺如何？（錢不是你的）
你有辦法抵擋大財主的攻勢嗎？
很多人抱怨說沒資金，但是真的有資金來了，擋得住嗎？這回有個超級大財主，想要資助我們，資助什麼？他也傻傻不知道。真不知是我們福報太多，還是對方太傻。
對方的傻是真、性、情的展現，我應該要先緬懷一下他的情操：
- 他覺得他小孩就是等著不想努力吃他的遣產。所以他決定發揮大愛，把他的錢投資我這邊，寧願在我這邊虧損（其實不會），也不要讓他的小孩拿到錢亂花！
- 他想要給我錢，約3萬多美金！但我和他「都還沒」想好實際的流程要怎麼做啊！真的是百分百信任，我感謝他！
- 過程中因為不知道怎麼起步，所以花了很多時間在「等待」，我等你，你等我，最後感覺熱情都快被磨掉了。
好好幹！一開始的決定，就決定成敗
為了讓這件事情好好的幹，我必須要好好規劃，規劃好了，決定了往後十年的效率，這投報率，值得！
總目標：
要讓對方的心意能夠滿足，也讓我們能有效率的被幫忙到，並且「持續」。（短短三句話，靠北做得半死！）
策略：
分為申請前籌劃階段、外部審核與通關程序、執行及撥款、成果報告與結案。（做這件事很重要的就是縝密策劃，不是為了讓對方看，而是讓自己到時不要「累死」）
流程：
絞盡腦汁，看看腦汁是什麼顏色😱
一、籌劃及申請階段（「起」始申請）
- 內部需求評估：各單位評估實際需求，確認是否符合申請範疇（請他們看清楚申請條件，現代人很喜歡不做功課就考試，然後考得很爛）。--各部門「管理者」提出需求，並指派「專案主辦人」負責。
- 撰寫申請表：使用「捐助經費申請表」填寫完整資訊。 含計畫名稱、申請人、計畫主辦人（含基本資料）、補助對象、目標、期間、預算、經費缺口、預期效益等。如有須檢附附件資料（如有講師簡歷、過往活動介紹等）得一併附上活動內容介紹（附件：申請表）。--「專案主辦人」填寫。
- 核准並蓋章--「專案主辦人」簽名後再請「管理者」核章。
- 「專案主辦人」將此申請單先傳到公司由本「計畫承辦人」確認基本行政資料備齊。
- 由計畫承辦人傳真或將掃瞄傳給贊助者進行後續審核。--由「計畫承辦人」與「贊助者」合作
（這邊會非常非常卡！因為簽核的正本在哪裡？如何確認簽完了？誰聯絡誰？用印程序為何？若不想出一個便利的方法，會搞死大家行政！）
一關關通過審核終於「生」計畫來
二、外部審核與通關程序（「承」接專案）
- 外部審核與簽核, 「申請性質符合贊助項目」、「經費合理」、「與其他補助資源無重疊」確認。--「贊助人」覆核，並填寫「實際核可補助」之經費
- 贊助人傳真或掃瞄給律師。--由「贊助人」與「律師」合作
- 律師認證（核章）後，傳真到公司給計畫承辦人 （指定律師進行）。--由「律師」與「計畫承辦人」合作
- 公司的計畫承辦人將收到的「已通過」申請表，發送給各機構的專案主辦人。--由「計畫承辦人」與「專案主辦人」合作
來福！
三、執行及撥款（「轉」帳辦事）
- 專案執行：依核定計畫進行，請留存執行紀錄、照片等佐證資料。「專案主辦人」開始執行
- 撥款作業：經全部簽核通過後，由計畫承辦單位之「財務」執行撥款給申請部門，並開立收據或感謝狀給贊助者。（此部份要考量及討論是否在成果報告後，贊助者再撥款？）-「財務人員」與「專案負責人」合作。
（為什麼一定要有「計畫承辦人」？因為若以各「專案負責人」直接對「贊助者」，「贊助者」或「專案負責人」都一定會瘋掉，所以中間一定要有個「橋樑」-「計畫承辦人」）
每次寫成果報告就得寫到懷疑人蔘？！
四、成果報告與結案（總結收「合」）
- 提交成果報告：包含執行歷程、記錄、效益評估、照片等資料。
- 如受益對象為服務個案，需請服務個案附上接受服務之心得撰寫報告。
- 年度彙整報告：以上資料由計畫承辦人彙整資料，並於隔年1月底前以電子檔呈報給贊助者。
使用的工具：
- 管理辦法（申請對象、贊助標準、審核原則、申請流程、成果報告、修訂說明）（計畫承辦人擬定、贊助者核定）
- 施行細則（如上「起」、「承」、「轉」、「合」四種流程）（計畫承辦人擬定、專案所屬老闆確認）
- 申請流程表（所有成員參考）
- 經費贊助申請單（專案主辦人填）
- 申請需求總表（計畫承辦人填）
- 成果報告表格（專案主辦人填）
- 簽核紀錄表（所有成員核定）
- 撥款申請記錄表（贊助者決策）
- 執行狀況登記表（專案主辦人填）
- 成果報告彙整表（專案主辦人填）
以上，如果再用人工、紙本表格，會有以下缺點，
- 由於要經過三個不同地點的人簽名，流程往復非常麻煩，這樣會非常耗時。且要誰寄給誰？怎麼寄？如何寄給下一位審核者？這些都是問題。就算用傳真、電子檔，那麼正本在哪？（啊最好不要郵差寄丟！）
- 即時性會非常不足，要等到簽完一輪之後，收到紙本回覆後收到才能確定有沒有補助。 （寄丟就算了，大家就寄丟，然後再寄，再丟，再寄，再丟...）
- 浪費資源，如果每個人都要一份建檔，那麼這樣要做一式三份。（本來贊助者希望簡單化，但是現在，哇靠，一起搞死贊助者，補助款變遺產！？）
- 建檔不易，又要浪費紙和空間。（很棒，到時又是一本又一本的資料，最好再找一個人管理，其他事情都不用做）
基於以上的缺點，我根本就不想要用紙本啊！怎麼辦？
用「notion」！
本插圖之Notion 為 Notion Labs Inc. 之商標，插圖僅為工具介紹與非官方授權，無商業合作或代言關係。
看可不可以把這些系統生出來？「經費贊助申請表」、「申請需求總表」、「簽核紀錄表」、「撥款申請記錄表」、「通知系統」、「查閱系統」、「執行狀況登記表」、「成果報告彙整表」、「修改系統」、「權限設定」。
怎麼做？
我們下篇再談...
錦囊妙計
- 我以為設計好以上的系統就ok了？哈哈！天真！！我還有「人」沒有搞定。其實一個承接這件事的幹部，要做的是說服所有人想使用這套系統，最好在簡報的時候，先呈現紙本做法這個「大敵」然後再呈現notion系統的解方，這樣大家就比較不會對系統排拆。
- 什麼是財商思維？財商思維是要建立「可複製」的系統，可以這麼說，不可複製的產出，都是「垃圾」。
- 一開始的決定，就決定事情的成敗。什麼是始亂終棄？即一開始沒有好好規劃，執行時沒有好好落實，最後那個能量就會散掉，最終一事無成。
