這篇和規畫階段的列表概念一樣,會將課程中提到的瀑布式專案管理:執行階段中的各程序,簡要地做說明;許多概念是承接著規劃程序中的規劃成果去執行,因此也可以對照著理解,同一個面向從規劃到執行的前後關聯。
導引和管理專案工作 Direct and Manage Project Work
這是執行階段的核心程序,重點是將規劃好的工作付諸實行。輸入主要來自規劃階段的各種文件,以及已獲核准的變更請求(Approved Change)。輸出包含:
- Deliverables(可交付成果)
- Work Performance Data(工作績效資料,如進度、花費、開始與完成時間等,並可用於與基準比較)
- Issue Log(專案過程中實際發生的問題清單)
- Change Requests(針對產品缺陷、問題預防或補救的變更需求)
管理專案知識 Manage Project Knowledge
專案執行過程中,團隊會不斷累積知識,因此需要透過 Manage Project Knowledge 程序來捕捉、分享與應用這些知識。這不應僅發生在專案結束時,而是專案進行中就應持續記錄。輸出成果是 Lesson Learned Register(經驗教訓登錄表)。知識可以分為兩類:
- Explicit Knowledge:明確知識,可透過書籍、文件等方式學習。
- Tacit Knowledge:隱性知識,通常存在於個人經驗與腦海中,需要透過交流與合作分享。
使用的工具包括 Knowledge Management(促進利害關係人之間知識分享的方法)與 Information Management(妥善處理資訊的方式,甚至包含必要時銷毀資訊)。
管理品質 Manage Quality
此程序的重點是 落實品質管理計畫(Quality Management Plan),確保團隊在執行過程中持續遵守品質要求並適時改進。常用工具包括:
- Affinity Diagram(親和圖):適合將頭腦風暴提出的多樣點子,分類歸納,作為梳理因果關係的基礎
- Matrix Diagram(矩陣表格圖):整理兩個項度間的資訊,例如客戶和各項品質要求的標準
- Cause and Effect Diagram(魚骨圖):分析造成缺陷的各種原因。
- Flowcharts(流程圖):呈現過程與產品改進空間。
- Histogram(長條圖)與 Pareto Chart(帕雷托圖 80/20 法則):找出最關鍵的少數影響因素,例如大多反應的品質問題,透過所有因素當中關鍵20%的因素就能改善。
- Scatter Diagram(散佈圖):觀察趨勢,例如每週缺陷數量。
- Quality Audit (品質稽核):檢查團隊是否採取最佳方法與品質標準。
- Design for X:針對特定品質目標進行優先考量。舉例來說這次目標是打造給視障者的產品,那為了滿足這方面的品質考量,優先程度可能就高於成本花費的控制‧
- Problem Solving 與 Quality Improvement Methods:持續找到問題根因並改善。
輸出成果包含 Quality Report(記錄品質問題及解決方式:專案是否有任何品質問題,如果有,打算如何解決)與 Test and Evaluation Documents(測試與品檢紀錄)。此程序的核心是 確保品質落實並持續改善。
獲取資源 Acquire Resources
此程序的重點是 在專案執行過程中持續獲取並管理資源,因為專案不同階段會需要不同的人力與實體資源。工具與方法包含:
- Decision Making(多準則決策分析):根據標準選擇合適資源,如挑選哪些團隊成員或承包商。
- Interpersonal and Team Skills:例如與功能部門主管溝通協調,因為人力資源通常歸其管理。
- Preassigned:專案開始前即已指派的團隊成員。可能由公司高層指定,以順利推行專案。
- Virtual Teams:遠距團隊有利有弊。跨時區遠距可以讓團隊不停工持續運作,但同時也需要承擔跨文化、遠距溝通、需要在深夜時間跨國會議等帶來的挑戰‧
輸出成果包括:
- Work Assignments:分派工作給團隊成員。
- Physical Resource Assignments:記錄實體資源分配情況(何時交給誰)。
- Resource Calendar:以日曆方式呈現資源可用時程。
這個程序通常是專案開始執行時 最先會遇到的事項,但也會隨專案進行持續發生。