建立Line的溝通與文件傳遞規則,幫自己也幫對方..

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發佈於虧職場
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自從 Line (以下簡稱賴)出現後,逐漸取代Email 成為人們溝通與傳遞文件,甚至打電話的主要工具,但是常常會產生一些困擾..

在於

1.你明明已經有傳訊息告知,對方卻說沒讀、沒看到

2.在群組中群發,可能有人未讀,一再提醒,就是有人不知道不了解狀況

3.圖片、照片、文件傳過去,過一陣子又來要,因為沒有及時下載..等等

其實只要幾個步驟提醒自己與對方

1.當要跟對方約時間、地點,電話講完後,最好再傳一次文字檔,寫明時間地點,避免對方沒聽清楚或聽錯

2.當收到對方邀約時間地點,回說"已記錄、已登錄於記事本、行事曆"

3.當傳送文件,一般多為PDF提供讀取,但不能修正,最好再轉成圖片檔記錄於記事本

4.傳送照片,最好再建立一個相簿把照片歸檔存入,避免相片因過期而不能讀取,也等於備份到賴上面

5.成立一個群組,把成員邀約進來,就要說明群組規則,組群成立目的,及群組使用時間,到何時解散,因為現在人都一堆群組,導致訊息越來越多,後面就懶得讀與看

6.收到文件、照片、訊息,若是有任務性質,就回說"收到、已下載(已備份、已紀錄等)"

7.或文件或文字涉及敏感性,要備註 於何時收回..

8.或是訊息太多,怕漏掉重要訊息,可以把重要訊息拍照,每打開一篇,看到重要就拍照,在抽空回覆或整理,不然過一段時間可能就忘掉有幾個訊息要處理。

9.正式訊息最好不要打錯字,不要傳語音,那非常不專業也不重視事情本身。

10.訊息要點開、滑掉、不要累積,不要不讀,不要累積沒讀,那種訊息顯示超過999未讀的,你會錯過很多事情,若你不讀你加入這群組幹嘛,就直接退出就好,考量一下每個群組都有主要發訊息通知的人,你會漏掉他的訊息,若沒有,就是純聊天打屁群組,你也不聊天打屁,那就可以退出。不用不好意思。


若自己常做這個動作,對方一定會覺得你是個成功人士,乾淨俐落,同時也能影響對方效法,若一次兩次不管不顧,久了人家都懶得跟你說話..


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