(重點在最後一段)
公司接了一個非常複雜又少見的專案,總共有六家不同單位
那是一個清理廢棄物的專案
六家分別代表:搬運、分類、檢驗、兩家處理廠及管理整合單位
我就是代表管理整合單位,簡稱監督單位,代表我的業主政府單位來監督
還有另一個隱形監督單位,就是廢棄物的業主,他們聲稱也是受害者,但是被政府要求出一部分錢來執行這個案件,所以他們也算業主,但是是政府主導的
我把他們稱為敵對單位
等於是政府與廢棄物業主各自出一部分錢,各發包三家,總共六家來執行這個案件
這情債怎樣計較輸贏,工作開始一團亂
- 原本規劃好的動線根本不可行,大家銜接上各有困難
- 對現場的環安衛裝備大家都有意見,要依照天氣與工作條件調整
- 對工作規定的工期,大家各自爭取有利的時間
- 工作紀錄,現場大多是工人,沒有專門記錄人員,放著不管
- 屢屢工作上不按路線、不按規範,要不停地去制止,不爽來不爽去
所以,每月一次的工作檢討會,變成吵架大會
還好這個主持會議的主持人是一位資深的科長,跟各家都有交情,勉強可以回應大家需求,並合理改善與分配
然後問題就來了,他們沒辦法解決的問題,都丟給他們的業主,廢棄物業主,我的敵對單位,偏偏那代表人物是一個老狐狸,有意無意的都把工作推過來我這邊,原本該它們監督的,該它們執行的,一些問題,都直接卸力
- 既然監督單位有意見,那是不是給我們一些具體建議
- 這位經理,看起來年輕有為,應該多多幫忙這些在陽光下工作的老大哥
- 我們沒有你們那麼專業,應該多幫忙我們想想
挖哩,我還沒學會這麼高段的溝通文學,我被打得節節敗退,我也才第三年的專案經驗,哪遇過這麼大陣仗,何況其他代表也都是老闆級人物,他們看戲,樂的沒燒到他們家,哪遇過這麼高級的對手
更高段的是,廢棄物業主,直接叫底下廠商直接來找我,看我怎幫它們解決,然後主持人沒辨法解決,一樣丟給我,畢竟對其他人他不放心,畢竟我們有領錢,還是要幫忙解決,但是,這些工作已經超過原本規劃,等於幾乎都是我們在做了
要幫忙重新安排動線,解決每一個銜接環結,安撫工人情緒,解決裝備問題,解決工作紀錄問題,頭殼冒著燒..
然後我回去搬救兵,請我的主管跟我一起去開會
主管去了之後,畢竟還是十幾年老經驗,一看就看出問題所在
給了我三個建議,三個攻擊與防衛的心法
- 會議上要攻防,要為政策辯護,要為自己辦護,覺得不合理要馬上說明,有問題要馬上提出,有意見要當下解決,不要等會後解決,因為人家會私底下合縱連橫運作,要逼出結論
- 對方業主是一個老狐狸,你要學他怎辯護,破解他的攻勢
- 其他家工作代表,都是他們工作最強的人員,不管是老闆還是主管來,都是有智慧的,私底下全部溝通一遍,找出它們關心的重點,然後逼他們發言,不要都來攻擊我們,也要讓他們攻擊別人,這樣別人才會開始思考,也開始有作為,讓他們講出心裡話,以及各自盤算,激化衝突,也能化解心結
我聽完這些建議之後,主管還跟我說,聽到那些話你應該怎回
- 例如說,報告科長,這個部分我們了解,但當初動線是甲廠商(搬運單位)負責規劃,應該先請他們提出修正方式,我們可以提供一些建議,但是我們還要去處理其他部分,這部分不應該浪費監督單位的時間,我們還建議可以請它們找乙廠商(分類單位)協助,因為他們是動線上最受影響的單位,可以請他們提出最重要需要的條件。
- 例如說,主持人問我們有沒有問題,你要說,報告科長,還有三個問題,在剛剛溝通過程,有兩個細節尚未確認,有一個工作沒人解決。
- 例如說,報告科長,我曾經聽到丙廠商有提出一些看法,他們的看法非常好,是不是請丙廠商代表發表一下意見,把球丟給丙廠商(檢驗單位,但是自己這邊)。
經歷了幾個月,我先私底下,找所有廠商的代表溝通過,有些人是說這案件錢太少,有些人是說工人有很多抱怨,有些人是說,這案件哪邊浪費的很多錢與時間,因此我跟這些主管協議,我來幫忙處理,但你們要幫我,在檢討會上我們互相做球,我當壞人,或你當好人,有點立法院的那種力道。
我在檢討會上,變的刀槍不入,因為我會進攻我會防衛,我把部分對方的兵變成我的暗子,互相配合把矛頭指向廢棄物單位都不處理,我讓主持人不會一味只把問題丟過來,因為他發現大家都有在想辦法解決,也被激到不斷發言,越發言越能釐清問題點,讓主持人可以借力發揮,指派任務。
所以我的動線問題經過甲乙兩邊提出條件,我來做最後定案並得到替雙方支持
工人問題,我去找我的業主溝通,設出多個休息區,降低懲罰條件,分隔不同裝備時機點,降低他們工人抱怨,當然也是時時提飲料與遞菸
我的工作紀錄,設計一個最簡單的excel巨集的表格當資料庫,一家回報數量、一家回報時間、一家回報編號,我就能串出整個流程
我的工期沒有推延、反而縮短,因為大家都能發揮順利運作
我的業主對我大力表揚,因為我順利完成所有工作,完整且無遺漏
這一切的變好,只是因為我學會協調會議上的溝通重點,從而開啟了良好的溝通過程,包含私底下溝通、會議上的爭辯、互相拋出議題,扮演黑白臉,提出想法,不讓人看戲,不讓人推卸責任,並能指出未解決的重點,讓一項一項工作都能解決
拋出善意,提出建言,鼓勵發言,鼓勵互動,也有幫人設想,讓大家都能發揮,都是在會議上能做到有做到的重點
最後
我的敵對單位,廢棄物業主也來跟我道謝,發出了一些高深莫測的笑容
我後來一直在想,不知道到底是我贏了,還是他贏了
因為我是學了他的招數,會不會這本來就是他希望的結果
他激起我的敵對意識,讓我不斷精進去與他對抗,就像我對待他的廠商