舌戰群雄的工作檢討會,我被逼著去防衛,竟然完成了一個艱難的案件

更新於 發佈於 閱讀時間約 6 分鐘

(重點在最後一段)

 

公司接了一個非常複雜又少見的專案,總共有六家不同單位

那是一個清理廢棄物的專案

六家分別代表:搬運、分類、檢驗、兩家處理廠及管理整合單位

我就是代表管理整合單位,簡稱監督單位,代表我的業主政府單位來監督

還有另一個隱形監督單位,就是廢棄物的業主,他們聲稱也是受害者,但是被政府要求出一部分錢來執行這個案件,所以他們也算業主,但是是政府主導的

我把他們稱為敵對單位

等於是政府與廢棄物業主各自出一部分錢,各發包三家,總共六家來執行這個案件

 

這情債怎樣計較輸贏,工作開始一團亂

  • 原本規劃好的動線根本不可行,大家銜接上各有困難
  • 對現場的環安衛裝備大家都有意見,要依照天氣與工作條件調整
  • 對工作規定的工期,大家各自爭取有利的時間
  • 工作紀錄,現場大多是工人,沒有專門記錄人員,放著不管
  • 屢屢工作上不按路線、不按規範,要不停地去制止,不爽來不爽去

 

所以,每月一次的工作檢討會,變成吵架大會

還好這個主持會議的主持人是一位資深的科長,跟各家都有交情,勉強可以回應大家需求,並合理改善與分配

 

然後問題就來了,他們沒辦法解決的問題,都丟給他們的業主,廢棄物業主,我的敵對單位,偏偏那代表人物是一個老狐狸,有意無意的都把工作推過來我這邊,原本該它們監督的,該它們執行的,一些問題,都直接卸力

  • 既然監督單位有意見,那是不是給我們一些具體建議
  • 這位經理,看起來年輕有為,應該多多幫忙這些在陽光下工作的老大哥
  • 我們沒有你們那麼專業,應該多幫忙我們想想

挖哩,我還沒學會這麼高段的溝通文學,我被打得節節敗退,我也才第三年的專案經驗,哪遇過這麼大陣仗,何況其他代表也都是老闆級人物,他們看戲,樂的沒燒到他們家,哪遇過這麼高級的對手

更高段的是,廢棄物業主,直接叫底下廠商直接來找我,看我怎幫它們解決,然後主持人沒辨法解決,一樣丟給我,畢竟對其他人他不放心,畢竟我們有領錢,還是要幫忙解決,但是,這些工作已經超過原本規劃,等於幾乎都是我們在做了

要幫忙重新安排動線,解決每一個銜接環結,安撫工人情緒,解決裝備問題,解決工作紀錄問題,頭殼冒著燒..

 

然後我回去搬救兵,請我的主管跟我一起去開會

主管去了之後,畢竟還是十幾年老經驗,一看就看出問題所在

給了我三個建議,三個攻擊與防衛的心法

  1. 會議上要攻防,要為政策辯護,要為自己辦護,覺得不合理要馬上說明,有問題要馬上提出,有意見要當下解決,不要等會後解決,因為人家會私底下合縱連橫運作,要逼出結論
  2. 對方業主是一個老狐狸,你要學他怎辯護,破解他的攻勢
  3. 其他家工作代表,都是他們工作最強的人員,不管是老闆還是主管來,都是有智慧的,私底下全部溝通一遍,找出它們關心的重點,然後逼他們發言,不要都來攻擊我們,也要讓他們攻擊別人,這樣別人才會開始思考,也開始有作為,讓他們講出心裡話,以及各自盤算,激化衝突,也能化解心結

 

我聽完這些建議之後,主管還跟我說,聽到那些話你應該怎回

  • 例如說,報告科長,這個部分我們了解,但當初動線是甲廠商(搬運單位)負責規劃,應該先請他們提出修正方式,我們可以提供一些建議,但是我們還要去處理其他部分,這部分不應該浪費監督單位的時間,我們還建議可以請它們找乙廠商(分類單位)協助,因為他們是動線上最受影響的單位,可以請他們提出最重要需要的條件。
  • 例如說,主持人問我們有沒有問題,你要說,報告科長,還有三個問題,在剛剛溝通過程,有兩個細節尚未確認,有一個工作沒人解決。
  • 例如說,報告科長,我曾經聽到丙廠商有提出一些看法,他們的看法非常好,是不是請丙廠商代表發表一下意見,把球丟給丙廠商(檢驗單位,但是自己這邊)。

 

經歷了幾個月,我先私底下,找所有廠商的代表溝通過,有些人是說這案件錢太少,有些人是說工人有很多抱怨,有些人是說,這案件哪邊浪費的很多錢與時間,因此我跟這些主管協議,我來幫忙處理,但你們要幫我,在檢討會上我們互相做球,我當壞人,或你當好人,有點立法院的那種力道。

我在檢討會上,變的刀槍不入,因為我會進攻我會防衛,我把部分對方的兵變成我的暗子,互相配合把矛頭指向廢棄物單位都不處理,我讓主持人不會一味只把問題丟過來,因為他發現大家都有在想辦法解決,也被激到不斷發言,越發言越能釐清問題點,讓主持人可以借力發揮,指派任務。

 

所以我的動線問題經過甲乙兩邊提出條件,我來做最後定案並得到替雙方支持

工人問題,我去找我的業主溝通,設出多個休息區,降低懲罰條件,分隔不同裝備時機點,降低他們工人抱怨,當然也是時時提飲料與遞菸

我的工作紀錄,設計一個最簡單的excel巨集的表格當資料庫,一家回報數量、一家回報時間、一家回報編號,我就能串出整個流程

我的工期沒有推延、反而縮短,因為大家都能發揮順利運作

我的業主對我大力表揚,因為我順利完成所有工作,完整且無遺漏

這一切的變好,只是因為我學會協調會議上的溝通重點,從而開啟了良好的溝通過程,包含私底下溝通、會議上的爭辯、互相拋出議題,扮演黑白臉,提出想法,不讓人看戲,不讓人推卸責任,並能指出未解決的重點,讓一項一項工作都能解決

拋出善意,提出建言,鼓勵發言,鼓勵互動,也有幫人設想,讓大家都能發揮,都是在會議上能做到有做到的重點

 

最後

我的敵對單位,廢棄物業主也來跟我道謝,發出了一些高深莫測的笑容

我後來一直在想,不知道到底是我贏了,還是他贏了

因為我是學了他的招數,會不會這本來就是他希望的結果

他激起我的敵對意識,讓我不斷精進去與他對抗,就像我對待他的廠商

 

留言
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安立格-avatar-img
2025/05/03
精彩,劃線的那一段可以列入教科書內容👍 該議不議,或,議半叫停,或,議而不決,都會是災難,對關係各方都是。 覺得,既然上桌了,就知無不言,只須留餘地給關係人,讓其接得上話,別把人逼到牆角,保留裕度折衝,會有多方接受的結果的。✌
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發文者
2025/05/03
安立格 我有看過您類似文章,也是精采,要跟您多學習!
宇牛-avatar-img
2025/05/03
質詢🤣
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