我在一家網頁公司工作，團隊每週都有改善會議
討論網站安全性和其他業務改進事項。
過去我們一直使用同一份 Google 文件來記錄會議內容，每次都要複製上週的內容還生成新的會議紀錄。
雖然使用方式跟紀錄上很簡單但長久以來的累積，
讓那份文件越來越重
越來越長的表格
也讓大家在每週製表上花費不少時間
會議上更開始出現不知道要看文件的哪裡的空擋
綜合以上因素最近「改善會議記錄的效率」這件事情就被提上議題了
你們也會有這種紀錄上面的困擾跟麻煩嗎？
原本的會議紀錄檔案使用上的問題點
原始的會議紀錄檔案看似複雜，但是其實構造單純
主要由下列幾個區塊組成
原文是日文而且是公司資料不能放出來，所以我簡單變成中文並修改了一部分內容
- 主持人跟紀錄人：會議的基本資訊
- 議程清單：會議進行的流程表
- 議題：改善業務的議題/課題清單
- 會議紀錄區塊：由書記負責紀錄會議中各個議題的內容（所以會跟上面的議題區塊重複）
- 成員進度報告的填寫區塊：會議前，針對各議題成員進行的進度報告在這邊
- 每週開一個新分頁：書記要負責整理出下次的表單（將紀錄填上去...等等）
雖然每個議題都有分配了誰負責處理
但是因為文字又細又多格式也亂，所以不太能直覺式的查找
每個成員如果沒有自己紀錄要做的事情
很容易就會漏掉
同時每週這樣修改每週一頁的模式，
也不太能追蹤長期進行的「一樣的議題」到底經過了多少的更新與修正
同時也讓檔案越來越大，讀取越來越慢...
Notion檔案比Google Sheet好用的功能
相較Google Sheet，
Notion提供了按鈕套用模板目錄跳轉、團隊通知等功能
更能更簡單地做到文件的固定排版
所以真的比Google Sheet更適合使用在團隊合作跟會議紀錄這種文件上！
這次改善用到的幾個小功能就很有幫助
好用小功能
自由度高的欄位設計
可以根據需求調整的排版
相較表格也不容易亂
由上往下的頁面設計也讓會議進行更單純
目錄功能
提供了快速且自動的頁面跳轉
會議中可以迅速的跳轉到該議題
排版靠按鈕
設定好之後，
可以設計按鈕，新增議題時產生一樣的排版
也能自動產生新增的時間
Toggle list
議題的概要這種基本資訊其實不太需要討論
用toggle list隱藏起來
還有很多又細又複雜的內容，都可以收起來
討論時只要點開那個議題，就不會被其他議題干擾
非常多應用場面的功能
可以設定負責人跟提醒
分配工作內容時可以直接在文件上@負責人也可以自己設置提醒
減少開完會就忘記的狀況（應該不是只有我會這樣吧？）
在資料庫上設定負責人，也可以另外獨立出一個負責人的view
不需要在翻找會議紀錄才知道哪個案件誰負責
Notion 的缺點？
雖然我們公司已經有在使用 Notion，
但還是有不熟悉使用方式的成員
所以導入上需要花一點時間教學跟說明
同時事前建構模板與按鈕等等，
也需要一個會使用的人稍微花點時間製作會比較好
這次的改善作業也因為考量到團隊成員不熟悉Notion，
花一點時間製作了跟原本google比較像的手動版本跟資料庫連動兩種模板！
Google Sheet 和 Notion 的優缺點整理比較！
優點：
- 簡單，幾乎每個人都會用，不需要針對功能做教學。
缺點：
- 文件累積越來越多越來越長，查找過去資料不方便。
- 多人協作表格格式沒有統一，造成文件雜亂不易讀
- 因為檔案越來越大，開啟讀用也越來越慢
Notion：
優點：
- 可自動化文件產生
- 可設定個人提醒
- 利用資料庫可以進行案件分類和追蹤進度，讓案件活性化。
- 有目錄跳轉、欄位設定、按鈕等等方便的功能
缺點：
- 部分團隊成員不熟悉操作，因此完全導入需要一點時間
- 設定模板需要一點時間
不知道這篇文章有沒有幫助你
更了解google文件跟Notion的差異呢？
下篇文章我會分享到底要如何將複雜的Google文件轉移到Notion裡面
也會分享手動跟自動兩種會議紀錄模板的細節
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mai
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