你可能會好奇：「Google Workspace 不就是 Gmail 嗎？」其實它早就不只是電子信箱，而是一整套跨裝置、跨團隊、跨國家都能順跑的雲端辦公室。從溝通、協作、檔案共享到 AI 自動化，全部打包好直接上手。
這篇帶你一次看懂 Workspace 能做什麼、有哪些工具、哪些企業最適合用哪個版本。這不是行銷文，而是勤英科技長期幫企業導入 Workspace 的第一線真實心得整理。
一、Google Workspace 全套工具總整理（15 大核心功能一次懂）
1. Gmail（企業信箱）
不只是收信，更是打造專業品牌的入口。能用 @yourcompany.com，自動分類、濾信規則、整合 Chat 與 Meet，一套跑完所有溝通。常見用法：
- 給團隊建立共用信箱（support@ / sales@）；用 Gemini AI 自動產生郵件草稿（付費版）。
2. Google Calendar（行事曆）
跨團隊行程同步、會議室借用、自動串 Gmail 與 Meet。
常見用法：
- 部門例會、對外預約、跨國會議安排。
3. Google Chat（企業即時通訊）
討論主題、任務指派、傳檔、會議串接，一個介面搞定。
4. Google Meet（遠端會議）
高畫質視訊、免安裝、附錄影、背景降噪、搭配表單報名。
常見用法：
- 客戶簡報、線上面試、跨國例會。
5. Google Drive（雲端硬碟）
版本管理、權限控管、共用雲端硬碟。想避免檔案散落四處？Drive 超重要。
6. Docs / Sheets / Slides（線上協作文書）
多人同步編輯、避免格式跑掉，還能評論和標註。
7. Google Keep / Tasks（筆記與待辦）
和 Gmail、Calendar 串得超緊密，提醒功能超實用。
8. Google Forms（表單工具）
做報名表、問卷、內部申請超快，還能自動匯進 Sheets。
9. Gemini for Workspace（企業級生成式 AI）
自動寫郵件、整理文件、做簡報、做會議紀錄，是目前企業提升效率最有感的 AI 工具。
10. AppSheet（無程式開發工具）
沒工程師也能做工單系統、報修流程、庫存管理。
11. Google Sites（部門網站／內部知識庫）
拖拉就能做好團隊首頁、文件中心、Wiki。
12. NotebookLM（AI 文件助理）
讀 PDF、讀文件、自動摘要、問答互動。顧問、研究、法務超愛。
13. Google Vids（AI 影片剪輯）
輸入腳本就能做影片，還能把 Meet 錄影整理成回顧短片。
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二、企業該選哪個版本？不同規模建議一次整理給你
✔ 小型新創／剛起步的團隊
Essentials Starter（免費）
- Docs / Drive / Meet
👉 想省成本、功能基礎但夠用。
✔ 中小企業（10～200 人）
Business Standard
含 Gmail、Gemini AI、Meet 錄影👉 功能完整，是最常見、最划算的版本。
✔ 中大型組織
Enterprise Standard / Plus
高資安、AI 協作、合規控管👉 若你有資安審核、法規要求，一定要選這層級。
📌 想看更完整的版本比較，可參勤英科技的完整版指南：
👉 《Google Workspace 有什麼功能？15 個工具與應用場景總整理》
勤英科技也能協助你試算公司費用、做版本評估。
三、結語：Google Workspace 是企業協作的起點，也是效率提升的核心
不管你是 5 人新創、50 人團隊，還是 500 人跨國公司，Workspace 都能用最少的設定成本、最快的上手曲線，把團隊協作流程統一起來。
而真正讓企業效率「翻倍」的關鍵，其實是：
✔ AI 自動化（Gemini / NotebookLM / Google Vids）
✔ 檔案與流程標準化
✔ 團隊協作工具整合一套跑完
如果你還不確定公司該用哪個方案，也歡迎直接找勤英科技顧問，我們提供免費版本建議＋費用試算，讓你一次搞懂最適合的導入方式。勤英科技作為台灣專業的 GCP 代理商，擁有 Google 原廠多項認證，並提供 7x24 全天候技術支援，服務遍及全球眾多企業。
