參加簡報小聚心得—如何做到有效的簡報？
前陣子聽朋友分享他去參加了一個簡報的聚會，感覺很好玩。雖然這三年我都沒有做簡報的需求，但還是覺得簡報技巧很重要。
剛好看到十一月的主題是「讓主管看見工作績效」，我滿有興趣的於是就報名參加了。結束後覺得有些收穫，想說趁著印象還深刻的時候記錄下來。
簡報的重點
以下是我有印象的內容與一些個人的想法，可能不完全是講師的意思。
先做最後一頁，再做第一頁
簡報最重要的是要確定「目標」是什麼，先把目標定好，比較不會做到後面發現自己跑偏了。（我最後一頁都放謝謝，以往確實都是先做這一頁，我的目標應該就是趕快結束這場簡報）
「取捨」與「順序」
有的時候會覺得每一件事都很重要，不知不覺放了太多東西，所以在針對不同的簡報，取捨出重要的內容相當重要。還有簡報的順序與時間比例的分配，也關乎這場簡報是否成功。
簡報的三個工具：Target、TA、Time
實際運用於聚會的五個簡報組題
在簡單講解完簡報的要點之後，接下來是分組活動，細節就不贅述了（不知道有沒有暴雷的問題）。總之活動內容會根據這場討論的五大主題——專案進度、企劃提案、培訓成果發表（IDP）、晉升面試、年度會議——來進行，再由講師給具體建議。
專案進度
- 重點：Time
- 在分組討論時，專案組提到其中一項是節省「預算」。而講師給的建議是「省預算不見得是唯一的標準」，可能有些公司（活動主）希望來參與活動的人能感到賓至如歸，感到很開心。因此確認「活動的目標是什麼？」就相當重要
企劃提案
- 重點：Target
- 在分組討論時，提案組假設他們是提供優質床墊的公司。講師給的建議是可以給客戶更多的「選擇」，不只是提供最高的品相。
- 建議成為「最適合的」而非是一直貶低競爭者。
培訓成果發表
- 重點：TA：公司；Target：我能為公司帶來的效益
- 培訓組是我參與的組別，最後講師給的建議是，可以提到自己「可被複製」的經驗與做法。
晉升面試
- 重點：TA：自己；Target：我有什麼價值
- 在分組討論時，晉升組假設自己是銀行行員，希望可以升遷。他們提到過去自己的業績與解決的事件，以及未來的目標，會辦講座、如何帶領下屬等具體方針。老師給的建議是把未來的計畫以量化的方式呈現，以及跟培訓組一樣，建議把過往做得好的地方以「可複製」的方式呈現出來。
年度會議
- 重點：Time
- 在分組討論時，年度會議組假設自己今年業績非常好，並且希望老闆可以增加資源，明年有信心可以做得更好。講師的建議是可以更「具體」的說明「是如何執行與評估的」。也可以盡量站在主管甚至是高層的角度思考，更能做出他們想要看到的內容。
加碼：如何辦黑臉與白臉？
通常簡報完可能會遇到一些提問（被上司點評，或本身就是上司），講師提供幾個如何提供建議與誇獎別人的方式。
- 黑臉：把「可是」換成「同時」→ 提供一個新的行為給對方
可是有否定對方前面所做的事，改成說「同時」降低對方被否定的感覺。希望對方改變的話需要提供一個新的行為給對方 - 白臉：誇對方做得好地方（過去），並說出對「未來」的期許。
建議可以誇獎對方的「行為」而非他這個人。
如何針對「行為」誇獎對方？
其實這一段我覺得比較模糊，講師舉的例子我還是不太清楚。印象中我以為：「謝謝您特地『撥出時間』指導」這樣就算具體誇獎了，結果不是！
所以我就把活動後的筆記丟到 ChatGPT，跟 Gemini 請 AI 給我回覆。整理後我覺得滿有道理的，也比較清楚何謂誇獎行為，好像曾經聽過育兒專家說過類似的話：不要說你是「乖小孩」，而是說你「做了什麼事」真棒。看來可能跟教小孩是同個概念呢！
行為 vs. 個人的讚美差異
- ChatGPT
- 讚美「個人」（抽象、特質）：誇的是這個人本身的特質，模糊、不可複製。聽起來舒服，但對成長幫助有限。如：「你好聰明」「你很有魅力」
- 誇人讚美「行為」（具體、可複製）：誇的是對方做了什麼、怎麼做的，具體、可複製，能讓人知道怎麼再做一次。能強化有效行為，幫助對方成長。如：「你整理資料的邏輯很清楚」「你在會議中主動確認需求，讓大家都釐清方向」。
- Gemini
- 讚美「個人」（抽象、特質）：「你真是聰明/優秀！」或「你是一位很棒的報告者。」
影響與解讀：讚美與個人特質綁定，難以知道是因為做了什麼而得到這個評價。如果下次做得不好，可能會覺得自己不聰明/不優秀，產生更大的壓力。 - 誇人讚美「行為」（具體、可複製）：「你這次在簡報中使用視覺化圖表的方式非常清晰，讓我們很快就理解了上季度的銷售趨勢。」
影響與解讀：鼓勵對方下次繼續執行這個具體的動作（使用視覺化圖表）。對方知道自己「做對了什麼」。
- 讚美「個人」（抽象、特質）：「你真是聰明/優秀！」或「你是一位很棒的報告者。」
具體範例轉換
- Gemini：讚美「行為」讓您的回饋從「你很好」提升為「你用對了方法」，這對個人成長和團隊的執行效率來說，更有價值！
- 錯誤的個人讚美：「你真是個天生的談判高手。」（期許：下次繼續天生厲害。）
- 正確的行為讚美：「你剛才在談判中，先肯定對方觀點，再提出我們的配套方案這個順序處理得非常好。（誇獎過去的行為）我期待你下次能將這個模式應用到 A 專案中，相信能幫助我們突破現狀。（對未來的期許）」
- ChatGPT：好的誇獎方式有三個特徵
- 行為（你做了什麼） → 影響（帶來什麼效果） → 價值（代表你具備什麼能力）
- 句型模板：「你剛剛在＿＿＿時，＿＿＿的做法，讓＿＿＿更＿＿＿。我覺得這顯示出你很＿＿＿。」
- 範例
- 「你在提案前先訪談使用者，這個做法讓內容更貼近實際需求，我覺得這顯示出你很有洞察力。」
- 「你在會議中主動幫大家整理重點，這讓討論更聚焦，也讓主管更容易下決策。」
結論：
整體活動跟我原本預想的不太一樣，參加完之後仍然是有收穫的，像是在最後一點如何辦黑臉與白臉，讓我驚覺到很容易使用「但是」這個詞來表達不同的看法，無論是與他人交談時，或是闡述個人的意見時，都很容易不小心就否定對方，這點讓我感受到，學習說話的藝術是非常重要的一件事！
還有我雖然很久沒做簡報了，但確實想起以前時常要做簡報的工作，真的是相當痛苦的回憶啊！簡報這三個大重點 Target、TA、Time，在不同取向的簡報的簡報著重點焦點會不一樣，每個簡報肯定都相當重要，但一定要做取捨，並分配時間比例以及簡報的順序。
這場活動就像是一本書的「目錄」，不太可能在一場講座或一個課程中就變成簡報達人。這樣的活動就如同書籍的目錄，雖然沒有把所有的內容都詳細列出來，卻已點出書中的精華與重要的觀念。接下來就是要細讀這本書，然後可以針對自己需要的部分去一一加強。（當然細節是得解鎖付費課程的）
最後最後，想起之前年末的結案報告，實在是太恐怖了~~~~
關於我
我是 swallow 是一種叫燕子的鳥鳥，不是吞嚥。(つд⊂)
喜歡閱讀、觀賞影視作品，還有很多很多其他的興趣愛好，可惜時常三分鐘熱度，不過我有在努力延長到五分鐘！！！另外我還有做一些小飾品，有興趣可以去我的蝦皮賣場看看 ヾ(*ΦωΦ)ツ
