在職場上,我們經常有正式提案或製作簡報的機會。一份好的簡報能夠清晰地展示提案內容,使對方一目了然。然而,若提案簡報做得不好,則可能導致對方誤解提案內容,增加溝通成本。那麼要有效率的製作好的商業簡報應該注意哪些關鍵點呢?
過多的動畫、精緻的裝飾、過於強烈的版面風格等,都需要避免。文字盡量簡短,這個部分可以請ChatGPT幫忙,事半功倍,ChatGPT特別適合用於重點整理、羅列大綱、縮合資訊。
目前仍不建議完全請ChatGPT提供資訊,可以從以下範例觀察到ChatGPT經常會提供杜撰的內容,正確的資訊還是有賴於自己查證。
2. 清晰的陳述方式:
做簡報的目的主要是為了溝通,那麼「讓對方看的懂」就是重中之重了!同時,簡報要提供彙總後的資訊,而不是大量的原始資料。這邊推薦大家可以試試視覺資訊圖表(Inphographic),Adobe Express與Canva都有工具可以應用,將資訊進行圖像化,幫助閱讀效率。
3. 設定報告時間:
簡報重點掌握在10分鐘內,根據華盛頓大學的專家John Medina研究,人的專注力無法持久,超過時間就容易分散注意力甚至睡著。
如果你對於商業簡報的製作與排版感到苦惱的話,可以先參考我們對於AI工具相關介紹。
公版的設計固然方便又美觀,如果能掌握以下重點,那整體的表現會更好!
不管是簡報還是發表,在表達的時候一次只強調一個重點,才能讓聽眾更印象深刻,同時輔助裝飾或圖片也集中放置,可以幫助視覺與專注力可以集中。
版面留白或是將段落做區分可以幫助對方閱讀理解,而文字內容控制在六行左右,讓聽眾快速抓到你的重點。
Canva上有許多範本可以使用,但要注意畫面的設計主體,如果像是針對問題解決的提案,選用有自然感的素材就比較不洽當。同時一頁的配色注意不要使用超過五種顏色,避免視覺疲勞。
例如以下提案報告就比較適合用在印刷文宣上,作為專業商業提案此視覺設計會容易使會議失焦。
有效率的商業簡報製作需要注意以上的關鍵點。適當的排版、清晰的陳述方式以及掌握報告時間都是確保簡報成功的重要因素。不論是在職場上還是日常生活中,良好的簡報技巧都能夠幫助我們更有效地傳達訊息、提升溝通效果。