「在這裡，『快』不是本事，『穩』才是最高級的藝術。」
上週部門週會的時候，氣氛真的有點微妙。
我看著剛從電子業跳槽過來的妳，眼神發亮地投影出那份熬夜做的 PPT，標題寫著「採購流程績效優化與 SOP 精進方案」。妳指著圖表很有自信地說：「我觀察了兩個月，我們流程太冗長了，如果在詢價階段導入電子化，把審核關卡縮減，效率至少可以提升 30%。」
主管笑著點點頭，說很好很有想法。但我瞄了一眼旁邊坐了快十年的老同事們，大家你看我、我看你，臉上那種尷尬又不失禮貌的微笑，讓我實在很想跟妳聊聊。我知道妳很積極，想升遷，這點我們都看在眼裡。但坦白說，妳那份充滿「狼性」的計畫，在我們這種半政府色彩的財團法人裡，就像是一台法拉利開進了充滿減速丘的小巷弄——引擎聲很響沒錯，但真的跑不動，硬跑只會撞壞底盤。這不是在潑妳冷水，而是想告訴妳一個職場真相：當我們的工作本質是「行政」大於「業務」時，拿業界那套 KPI 來套，會死人的。
妳以前在電子廠，採購買的是量產材料，目標是 Cost Down（降本）和 Just in Time（準時），KPI 看的是數字，省多少錢、快幾天，一翻兩瞪眼。但在這裡，我們買的是「專案設備」、是「系統建置」，我們不是在跑百米賽跑，我們是在跑「障礙賽」。
妳看到的那些「冗長流程」，其實是我們的「護城河」。
業界看的是結果： 你幫公司省了多少錢？交期縮短幾天？
我們看的是過程： 你的招標文件有沒有漏洞？審計來查的時候，這條流程站不站得住腳？
在半政府機構，採購的第一要務從來不是「快」，而是「安全」。妳想縮減的那些關卡，都是為了應付以後審計來查帳時，我們能挺直腰桿說「這流程合規」。如果硬要把行政流程 KPI 化，最後就會變成大家為了湊數據，把簡單的案子拆成三個做，真正麻煩、有風險的案子反而沒人敢碰。妳如果一直衝著「效率」去改 SOP，最後主管不但不敢簽字，可能還會覺得妳這是在給他找麻煩，讓他背負合規風險。
那妳可能會問：「學長，難道我們就只能這樣養老嗎？這樣我怎麼拿績效？」
其實，妳要把力氣用對地方。妳懂系統、懂數據，這是妳的優勢，但別拿去改「審核流程」（那是防弊用的），試著去改「前端體驗」。
我們這裡最大的痛點，從來不是採購慢，而是需求單位（那些工程師）給的規格爛，對吧？與其去衝撞法規，不如試著建立一套「防呆模組」。讓那些不懂採購規則的工程師，填單子時就像在網購一樣簡單，規格寫清楚、預算對得上，不要送來我們這裡還要被退件三次。
給新人與老手的「破局」思路
這局面怎麼解？新人覺得老手在養老，老手覺得新人在亂搞。其實，雙方都需要調整一下「濾鏡」。
在行政部門，讓內部客戶覺得「好用」、「不麻煩」，才是最高級的 KPI。
試著用「破局三問」重新定義妳的價值：
- 看見問題： 大家最痛苦的不是流程慢，而是「需求單位給的規格爛」。
- 切入角度： 不要去縮減採購關卡（那是防弊），而去優化「前端需求單的防呆機制」。
- 建立循環： 妳懂系統、懂 SOP，能不能設計一套模組，讓那些不懂採購規則的工程師，填單子時就像「點餐」一樣簡單，不用來回退件？
如果妳能做到這一點，不用去縮減流程，整個採購週期自然會變短，而且主管和老同事會感謝妳救了大家的時間。
我們要的不是「快」，是「順」
在財團法人做行政採購，就像是在開公車。 我們的目標不是當賽車手飆第一名，而是要讓整車的乘客（公司同仁）平穩地到達目的地，而且——絕對不能出車禍（違規）。
所以，不需要為了沒有「量化 KPI」而焦慮。我們的工作價值，藏在那些「沒有發生意外」的日子裡。
給新人： 妳的積極很珍貴，但請先看懂「遊戲規則」，別把油門當煞車踩。 給老手： 保持開放，讓新人的技術成為我們的護具。
如果你也是身處這種「很難定 KPI」的行政單位，或者你也正苦惱於如何引導那位「衝過頭」的新人...
歡迎把這篇文章轉給你的團隊看，或是私訊我們，聊聊你們辦公室裡那本難念的經。
這話也是說給我們這些老手聽的。新人帶來了新工具，我們別急著說人家不懂。她想衝，我們就引導她去衝那些我們最懶得做的瑣事——比如文書自動化、資料庫整理。讓她的「快」，變成我們的「穩」。
在這裡做採購，就像是開公車。我們的目標不是當賽車手飆第一名，而是要讓整車的乘客平穩到達目的地，而且絕對不能違規出車禍。不需要為了沒有量化 KPI 而焦慮，我們的工作價值，就藏在那些「沒有發生意外」的日子裡。
妳的積極很珍貴，但記得先看懂遊戲規則。別把油門當煞車踩，穩穩地開，妳會發現這條路雖然慢，但可以走得很遠。
如果妳現在也覺得在這種「很難定 KPI」的行政單位裡找不到方向，或者覺得一身武藝沒處發揮，歡迎私訊找我們聊聊。有些結，其實換個角度解，也就開了。
