#242. Google Sheet,用來做每日行為確認表,每天追蹤任務完成情況,並與年度目標鏈接......

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部落格其實是一個非常簡單的輸出工具,因為它本質上就是純文字的呈現。你不需要像錄製 Podcast 或影片一樣,一定要找到一個非常安靜的環境,其實只要能夠把想法清楚地輸出成文字,就已經足夠了。

再加上現在 AI 的 Voice input 模式,或是像 Whisper 這類語音轉文字的工具出現之後,整個輸出的節奏(tempo)變得更快。換句話說,只要我們願意學習一些新工具,語音轉成文字這件事情,已經不再是門檻,而是加速器。

今天我聽到一個觀點,覺得蠻不錯的。如果你是一個主管,你的核心工作到底是什麼?我把我自己的理解,做一個簡單的輸出與整理。

第一個,我認為是訂定規則。訂定規則這件事情非常重要,因為當沒有規則的時候,團隊其實沒有一個明確的依循方向,也不知道哪些事情該做、哪些事情不該做。因此,擬定清楚的規則,本身就是主管的重要職責之一。

第二個,是發現問題與解決問題的能力。很多時候,大部分的人只會反映問題,例如告訴你現在的流程、制度或現金借款出了什麼狀況,但問題本身並不會因為被指出就消失。

如果你是一個主管或幹部,真正需要具備的,其實是解決問題的能力。問題一定會一直存在,我們能做的不是逃避,而是接受問題,然後一個一個地、有效地去處理與解決。

我認為這一點非常關鍵。因為當一個人無法解決問題時,往往也代表他的能力還有待提升。相反地,願意面對問題、並且逐步把問題解決掉,這本身就是主管價值的體現。

所以,面對問題其實是解決問題的第一步。當你發現問題,並且真的花時間去了解發生了什麼事、可以怎麼解決,以及後續還能怎麼做得更好的時候,其實這本身就已經是一個非常棒的過程與開始了。

事實上,不論是生活、工作或事業,都一定會遇到大大小小的問題。人際關係、財富、健康,不同的面向,都會有不同類型的問題存在。我們真正要做的事情,不是逃避,而是去了解:

  • 我現在可以做什麼?
  • 我可以怎麼進行?
  • 目前的問題是什麼?
  • 我可以怎麼解決?

所以我自己一直都有一個很深的體會:提問,本身就是學習的開始。

因為很多時候,我們會習慣性地說「沒問題」。 現在有什麼問題嗎?沒問題。 再問一次,還是沒問題。

但事實上,只要你開始提問,你就已經真正跨入學習的第一步了。

所以我覺得,提問是非常重要的。當今天有一個 moment,可以讓我們接觸新的專案、新的做法,或新的可能性時,我們就應該去提問。因為提問,才是第一步。

當我們開始面對這些事情時,往往會發現,原本看起來很困難的東西,其實沒有想像中那麼可怕。當你願意面對、願意整理、願意用筆思考,甚至只是拿起筆記本,把目前不太清楚的問題一條一條寫下來,你就已經開始一步一步往前走了。

接下來,還有一個很重要的環節,就是分享與輸出。透過這樣的模式,你會更清楚知道,現況可以怎麼進行、接下來可以怎麼做。我自己覺得,這是一個非常好的過程。

有時候我也會覺得很感恩,因為人生中有很多不同的機會與節點,可以透過 Podcast、部落格這些不同的形式來做記錄。在這個記錄的過程中,其實常常會留下很多有趣的寶藏。

而事實上,這些寶藏,只要你願意有效地整理、匯整、集結,再加上一點包裝,它就有可能變成一個商品或服務。這個商品服務,可能是一本書,可能是一個課程,也可能是一種不同形式的收費模式,都是有可能的。

當然,這一切還是要回到「我們想怎麼做」。就連我自己,其實也從來沒有預期過 Podcast 會對我產生這麼大的影響。因為 Podcast,我後來寫了一本書;也因為這個過程,我發現文字這件事情其實沒有那麼難,於是開始寫部落格。

而在反覆書寫的過程中,我慢慢發現,這是一個很好玩、也非常有效率的輸出方式。你可以用它來輸出你所知道的知識、你的故事,以及你正在進行的任務與專案。對我來說,這真的是一件很酷的事情。

在這個反覆輸出的過程中,你會對很多事情變得更加清楚。以我自己為例,我透過 Podcast 做輸出,透過部落格分享。這個過程讓我能不斷地回顧自己要執行的任務、專案,以及年度目標。我會反覆分享、反覆輸出,直到對現況、對目標都非常清楚。

例如,現在已經是二月份,我清楚知道我的年度目標有六個,也知道接下來這週要完成的專案進展。雖然目前我還沒有一個可以明確量化完成百分比的工具,但如果有的話,這會非常有幫助。像這種工具可以結合 Google Sheet,用來做每日行為確認表,每天追蹤任務完成情況,並與年度目標鏈接,追蹤每個目標完成的百分比。這個方法非常強大,或許未來我會研究實行。

我覺得這個過程中有很多有趣的點。例如,在整理或寫作的過程中,我經常會冒出新的點子。當我把這些點子記錄下來後,可以回顧、整理,再放到我的 To Do List、Notion 或 Calendar 中。接著,我會一步一步去了解更多、掌握更多資訊,這樣我的知識與能力就會變得越來越清楚,也越來越豐富。

我認為這是一個非常棒的過程,也是完整的記錄流程。我自己覺得這個過程很好玩,因此會持續透過 Podcast 和部落格的方式來分享我的想法與經驗。

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文字創作怪獸|Allen Peng
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10 年職業軍人,退伍後走入職場,現為斜槓創業者。骨子裡住著一位喜劇人,喜歡發掘生活中的幽默感。經營 Podcast《不離職創業 Allen Peng Podcast》,並持續透過文字創作,分享個人成長、創業歷程與人生體悟。首本書《搞砸了沒關係再來過》籌備出版中。
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