在現在的職場交流中，英文書寫能力愈來愈受到重視。撰寫英文Email的過程中，如果使用正確的格式並善用常見縮寫，不僅能提升溝通效率，也能展現有條理、專業的一面。菁英補習班將在本文帶你了解商用英文書信的正確格式，幫助你寫出條理分明、語氣得體的英文Email，讓職場溝通更順暢、自信不再有壓力。
商用英文書信基本格式
商業信件通常包含以下五個部分：
1.信件主旨（Subject Line）
- Making an Appointment（安排會議）
- Follow-up on Previous Email（跟進先前郵件）
- Proposal Submission（提案提交）
- Invoice / Payment Details（發票／付款明細）
- Information Regarding 〇〇（關於〇〇的資訊）
2.開頭稱呼語（Salutation）
- Dear Mr. [Last Name],
- Dear Ms. [Last Name],
- Dear [Department Name] Team,
- To Whom It May Concern,（收件人不明時使用）
如果是已經熟識的對象，可使用：
Hi [First Name],（較半正式）
3.內文常見句型
開頭說明目的
I’m writing to inform you that…
（我寫信是要通知您……）
I would like to update you on…
（我想向您更新……）
Further to our previous conversation…
（承接我們先前的對話……）
請求或詢問
Could you please provide me with…?
（您能提供……嗎？）
I would appreciate it if you could…
（若您能……，我將非常感激。）
May I ask if…?
（請問是否可以……？）
附件與文件說明
Please find attached the document…
（請查收附件文件……）
Attached please find the most up-to-date information on…
（附上關於XX的最新資料……）
I’m enclosing… for your reference.
（我附上……供您參考。）
4.結尾用語（Closing）
結尾敬語
- Sincerely,
- Respectfully,
- Best regards,
- Kind regards,
禮貌性收尾句
Thank you for your attention.
（感謝您的關注。）
I’m looking forward to your reply.
（期待您的回覆。）
Please feel free to contact me if you have any questions.
（如果有任何問題，歡迎隨時與我聯繫。）
5.屬名（Signature）
[Your Full Name] 你的全名
[Your Position / Job Title] 職稱
[Company Name] 公司名稱
[Contact Information] 聯絡方式（電話、Email）
常見商用英文／職場英文縮寫
在商業往來中，常見縮寫能提升閱讀效率：
ASAP = As Soon As Possible（盡快）
FYI = For Your Information（供您參考）
ETA = Estimated Time of Arrival（預計到達時間）
CC = Carbon Copy（副本）
BCC = Blind Carbon Copy（密件副本）
RSVP = Répondez s'il vous plaît（敬請回覆）
商用英文並不需要華麗艱深的字彙，而在於清楚的表達與專業的態度。當你熟悉基本書信格式與常見句型後，每一封英文信件都能更有效率，也更具說服力，為你的職場形象加分。
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