【經驗分享】如何規劃好一場活動？從校園舞會來看活動設計！

作者一直認為，透過實體活動的舉辦和參與，可以讓你我的生活變得更加精采；然而，一場活動究竟要如何進行規劃？又可拆解成那些過程呢？就讓我來分享自身的活動規劃經驗吧！

舉辦活動之前，主辦都要相當清楚自身為何要舉辦這個活動？期望帶來的預期效益和結果又是為何？否則便容易在活動籌備過程中陷入兩難或不知道下一步該如何是好的窘境，像是經費與活動內容的平衡、活動流程的規劃等。

對於多數活動來說，確認活動預期達到何種目標後才可較具體的進行活動規劃。以大學的畢業舞會例子來說，在2018年時，台大的畢業舞會主要以慶校90周年的1928為主題，因此希望打造一個復古的舞會風格，無論是主視覺、布景甚至舞池遊戲，都參照1920年代風格規劃；然而在2017年的台大畢舞，則是以超越校內其他系所社團舞會規模為目標，因此砸下重本，無論是在舞台規模、藝人等級，甚至酒水經費，都遠超往年；因此無論選擇何種風格和規劃，都視主辦希望活動目的來做決策上的判斷。

當確認完活動目標後，就可以進一步思考活動的舉辦形式究竟該為何較為適當？不一樣的活動形式可能會各有優劣。

舉例來說，當今日活動主辦希望有舞會遊戲；然而怎麼樣的遊戲安排會效果較佳？舞台互動遊戲、團體遊戲、賭場遊戲該如何進行取捨？又或是能否兼容？這些全部都是需要參考主辦的活動目標以及團隊成員需要開啟一場頭腦風暴進行討論和構思的！

當有較佳的活動目標和形式後，緊接著就可以著手撰寫活動企劃和說明簡報，這個過程不單單對於之後與贊助、合作廠商接洽會較為順利，能讓外部廠商清楚了解活動主辦的目的和成效，同時也對團隊內部成員可以確認彼此共識是否一致，讓團隊之後的分工運作能更加順暢。

活動的前期準備也有許多工作需執行，包含了線上的行銷、售票以及線下的實體行銷、廠商會議、活動道具製作等，有諸多繁雜的工作都需要人負責和執行，常見的專案協作工具包含：Trello、甘特圖、Todoist，都可以適當運用在團隊分工中，讓整體效率提高。

此外，線上和線下工作也可以適當結合，來讓活動整體給人觀感更加一致，舉例來說，在台大2018年的畢業舞會中，就在線上調查各系參與舞會的人數，並且做出屬於各系的專屬酒標，來增加整體活動氣氛，透過這樣線上線下的結合，讓活動參與感受變得更好。

在活動前如果能有個專責的PM，負責盯各成員的工作進度，甚至透過甘特圖管控，就能更有效地了解活動籌備狀況，並適當調度人力和資源。

此外，團隊建議也每周至少可以開一次會議，報備各自狀況並針對遇到問題進行討論，會議的進行和方式端看各團隊習慣；同時，小編建議務必要有完整的會議紀錄，對於事後的回顧、活動優化甚至傳承給下一屆團隊，都會有極大的幫助喔！

而在上述工作都完成後，離我們的活動舉辦已經不遠了！因此團隊成員也需要進行多次的順流，來確保活動當天都在狀況內，值得注意的是，應根據不同的成員分類，來調整跑流方式和目的。

同樣舉大學畢業舞會為例，籌備人員大致可以分為：主要幹部、團隊成員、協助工人，幹部對團隊成員的跑流大致會有兩次，分別在會議室和活動現場演練，來讓成員對活動能有較完整的概念並模擬當天狀況；而對工人的跑流則會在活動當天進行，主要是根據工人的工作，提醒注意事項，讓其知道較為局部的活動狀況即可，當然若是時間充足且成員允許的情況下，能多多跑流自然是多多益善的。

原則上若是活動前準備充分，當天自然不會有太多突發狀況產生，每個成員間按照各自的SOP執行即可，但也建議留幾位團隊核心成員作為機動，以處理較為複雜或突發的狀況，避免事情發生時產生群龍無首狀況。

此外，活動過程中務必要有紀錄小組，透過文字、圖片、影音紀錄活動當天狀況，不僅可以讓參加人更直接感受到主辦的用心，此紀錄也可以作為活動的建議、優化參考和留念，而更重要的是，可以透過此紀錄與活動參加人在活動後，有更多的接觸和擴散，進一步達到長尾行銷的效果。

活動是一個團隊傾盡心力的成果；然而仍是建議於當天就應進行檢討的會議，讓大家在活動後可以最直接地根據剛剛發生的事情進行討論，並進行修正和紀錄，常見的檢討方式有「多做、少做、開始做、停止做」分類法，透過檢討是否有甚麼事應該在活動前多做一些，或者效益不大可以不需再做，讓活動準備更加具有效益。

以上，是整理自身的活動籌備經驗，分享給各位有興趣的讀者參考！活動前和現場都有許多細節需要注意和討論，且依每人工作習慣而會有所不同，如果大家有任何建議或自身經驗的分享也歡迎在底下和我們分享喔！