不知道怎麼開始策劃活動?5C法則帶你一步步完成!(上)

更新於 發佈於 閱讀時間約 7 分鐘
不知道怎麼開始策劃活動?5C法則帶你一步步完成!

不知道怎麼開始策劃活動?5C法則帶你一步步完成!

活動最迷人也最逼人的,就是,當時間到了,活動就必須發生。

而在這個時間壓力下,我們經常會自亂陣腳,甚至是搞得身心俱疲。

而今天,我們將從創意發想到現場執行,用「5C法則」優雅又省力地打造完美活動!


無論是商業活動 ( Ex: 品牌記者會、新品發表會 ),或日常生活中的大小活動 ( Ex: 尾牙、生日派對、迎新送舊 )


當正式決定要舉辦後,「到底要如何開始?」是大多數人的疑惑,甚至到活動結束後,可能有些人還是不知道自己如何辦成的 XD


雖然事後想起來,大多是些嘴角上揚的回憶,但若細細回味,因活動有時間急迫性,常會被各種繁瑣事項壓著跑,很容易在籌劃的途中感到懷疑人生、甚至流下幾滴眼淚。


因此,今天 COSMOS 就要用十七年的經驗,分享給各位

無論是在商業活動、或是日常生活中,都能循序漸進策劃出活動的「5C 法則」。




而在開始前,大家有沒有想過,究竟「什麼是活動」。同時,又是什麼樣的活動才能稱作「成功的活動呢」?


畢竟,我們要先知道,即將舉辦的活動,他最終需達到的目的,才能開始進行吧?


活動,是一段被設計過的體驗或事件,在限定的時間和空間,傳達特定的目的。且最重要的,這些活動需要以參與者為核心,讓參與者留下深刻印象,產生記憶點或願意傳散。


而一個成功的活動,通常需要具備下列特徵及標準:


一、必須經過縝密思考與設計:
必須經過精心設計和深思熟慮,從畫面、空間、流程和體驗,都需有系統地規劃。

二、必須創造出記憶點與畫面:

應給參加者留下深刻的印象、清晰的記憶,這能透過巧妙的安排和視覺效果來達到。

三、必須達成設定的目標效果:

無論是美感、議題還是銷售目標,活動應實現原本設定的目標,並達到預期的效果。

(今天先簡單說到這,之後會再特別寫一篇文章,分享COSMOS對成功活動的看法~)



那知道了活動的定義,以及成功活動的樣貌後,我們就趕緊進入正題,究竟該怎麼從零開始企劃活動呢?


所謂的5C原則,也就是「策劃活動的五大步驟」

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第一步:「確認需求 – Confirm Needs 」


最初,也是最重要的第一步驟,我們會用客戶/需求者的立場思考活動的走向

挖掘出客戶/需求者口頭上沒說的「真實需求」,包含:

  1. 理解背後的文化與社會的連帶關係
  2. 用同理心觀察並理解客戶/需求者的目標客群
  3. 用客觀的立場及數據資料發現問題
  4. 與相關領域的專業人士合作

因為,所有的活動,最終目的都是為了解決問題

我們需要確實定義需要解決的問題,思考這個問題的成因、可能面臨的挑戰。

並且與客戶/需求者共同達成協議,確認最終完成的目標。


第二步:「創意發想 – Create Idea」


洞察基本資料後,在這個階段,我們會全力發想「有價值的創意」

而在這個過程中,我們會運用各式各樣的工具進行腦力激盪,下面四種方式都是發想的好方式(賣個關子,之後會寫一篇文章完整介紹)

  1. 運用HMW(how-might-we我們如何能夠)的提問方式
  2. 內部動腦會議
  3. 上網搜尋創意素材資源
  4. 和別人聊天、討論、辯論
  5. 延伸思考、各元素排列組合、舊元素新排列

沒有絕對最正確的方式,只要能讓你快速的發想合適、合理、符合客戶及受眾期待

與目標、和市場有所區隔,且可以執行的解決方案,就是最好的方式!

第三步:「企劃成形 – Customized Proposal」


當創意提案通過後,將逐步著手執行的階段,我們會思考於各層面如何達到目的。

將所有腦海中的想像畫面收束成符合可執行性以及具有商業價值性,讓專案不單單只有豐富的活動內容與充滿設計質感的場景畫面,更擁有從內而外的故事內涵與企業文化。

同時,我們將與內外部夥伴合作,共同將創意落地,這也是實體活動最迷人也最惱人的階段。

我們必須完整考慮人事時地物各層面,像動線規劃、人員安排、互動橋段、製作物 …

想達到的效果,營造的畫面,都需在這階段定案。任何的不確定都必須轉為肯定句。

而之所以惱人的其中一個原因,就是你必須和無數個內外部夥伴溝通協調,任何一個環節都不允許出差錯。


第四步:「進場製作 – Conduct Installation」


老實說,這是無數個活動人在剛入行時,最痛苦的一階段。

為什麼呢?因為活動,不能重來!

因此每個活動人在現場的時候都會處於備戰狀態,基本上是不允許任何一個錯誤。而對菜鳥來說,怎麼可能不犯錯呢?但現場前輩們總是臭著一張臉,其實也不敢問太多問題,只好在每一次的錯誤中慢慢成長,因此我們可是在這裡流了不少淚呀。但,不用擔心,接下來,我們會手把手的傳承那些我們在眼淚中學習的經驗。

無論是進撤場時程掌握、材質應用、工班溝通、彩排、測試等進場製作的相關知識,

都會陸續透過文章,無私公開給大家~

第五步:「大展身手 – Complete Mission」


最後的第五步「大展身手 – Complete Mission 」,就是活動的SHOW Time啦!

養兵千日用在一時。透過之前縝密的行前規劃,我們會在這個階段順利執行活動。

透過事前無數次換位思考,從容地應對各種你想的到想不到的突發狀況。

最後,我們會再次審視客戶的目標是否達成,以及問題是否被具體的解決?


然後,著手籌劃下一次的活動!


看完 5C 原則,大家有沒有覺得和日前風行一時的「設計思考Design Thinking」思考邏輯類似呀?


現今主流的設計思考是由 IDEO 創辦人 David M. Kelley 所發展出的一套「以人為中心來解決問題」的方法。


簡單來說就是以「使用者需求」為核心,並用設計師的專業擷取靈感,結合人的需求、可執行性以及具有商業價值性的思考模式。


我們的5C原則,是建立在同樣以參與者為核心,以人為本的設計思考基礎上做運用。


而下一篇文章,我們將進一步說明彼此的關聯性唷~


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