近年科技的創新，大大改變了我們彼此互動的方式，而這些改變正在影響企業裏各人的角色。我們能夠看到，數碼設施與傳統工作環境已經漸漸融合，針對設施使用率、生產力和工作空間等等的管理工具日漸普及，企業能夠透過這類數碼平台，善用新的途徑得到往時無法輕易得到的工作數據。
這種結合線上線下的企業模式，不單止為企業管理如照明、網絡等日常環境的操作，也能夠提供有關各類設施的管理資訊，以助企業管理者訂立一些新的效能指標，促進整體工作效率。相比起以前要運用不少人力資源去記錄數據，每年列印數百份問卷去詢問每位員工對於公司設施的滿意度，數碼化的智能工作空間可謂大大減輕這裡繁瑣的工作，並能提供及時且客觀的數據分析。
那麼，有哪些指標是能夠幫助企業提升效能呢？
設施使用率
設施使用的數據不僅在工作空間使用初期有所幫助，亦能理解員工的日常行為和工作流程。 收集會議室使用率的數據，可以幫助企業以確保員工能夠充分利用所提供的空間，並在設施上進行相應的修改。 這不僅可以提高員工的工作體驗，還可以確保企業盡量將設施用得其所。
哪些日子最多人使用某些設施？ 哪些工作空間過於繁忙？ 而哪些工作空間沒員工肯利用？這些問題都能輕易用數據回答，省卻以往要處理大量的文書工作。
生產力管理
現在很多公司都會使用Slack這類的即時通訊軟件，以作內部溝通之用。而這些軟件不但加強員工之間的溝通，提供如與日曆系統整合、工作活動提示、開支批核等等的流程管理，更能給予實質數據，供管理人員以作分析，清楚理解員工能否善用通訊軟件溝通，以及掌握其工作流程和進度。
工作空間管理
現在辦公室的租金飛騰，會議室的空間附帶著很多直接和間接的成本。工作空間管理工具則能夠為管理者提供數碼管理平台，有效為員工進行會議室的預約程序，並且結合日曆系統從而妥善安排往後的會議排程。
配合圖像化的數據分析，亦能為企業管理者理解各個時段的會議室使用率、各人的使用時間、 因失約導致房間空置的次數等等，從而讓企業更了解公司會議室有否被充分利用，並更有效運用、分配公司的空間資源，為員工提供更合適的工作環境。
小結
隨著企業環境不斷與時代變遷，透過智能化工具有助企業增強設施管理，以實質、客觀的數據作為效能指標，以助企業各部門之間的合作，加強管理水準。智能化除了協助企業與時並進，提升公司形象之餘，更能作出質素上的改變，當然重要的是清楚明白企業當前真正需要的智能化工具。
如何能夠將辦公室數碼化，迎接數碼時代的來臨？
ONEs Software 現設專頁，介紹一系列智能辦公室的措施，為您拆解疑難。不妨到 https://ones.software/tw/hybrid-workspace/，作進一步的參考。
聯繫我們: hello@ones.software， 亦可到 ONEs Software 官網了解更多 ：https://ones.software/tw/ 。
ONEs Software now has a dedicated page to introduce a series of smart office measures to help you solve problems. You may wish to go to https://ones.software/hybrid-workspace/ for further reference.
Contact us: hello@ones.software, or visit ONEs Software official website for more information: https://ones.software/.