如何選擇合適的會議室預約系統?

更新於 發佈於 閱讀時間約 4 分鐘

如何評估會議室預約系統 (room booking solution) 是否合適從來都十分棘手,因為有很多不同的預約系統都可以滿足不同的需求,而且,每個系統都擅長不同的領域。

以下是為大家都需要考量的四大評估標準,協助大家在選取會議室預約系統時,能夠清楚判斷出合適自己辦公室環境的。

會議室預約系統的四大評估標準

簡單直觀的空間管理

raw-image


能夠直接、輕鬆地預約會議室,從來不是容易的事,而一個給整間公司使用的會議室預約系統,自然就需要易用、簡單,才能不論年齡、性別、習慣,都能夠令絕大部分用家花最短的時間預約到他們需要的會議室。

簡單直觀的會議室預約系統,理應提供一個清晰、實而不華的控制介面,清楚顯示使用者需要知道的會議室資訊。系統亦需要支援Outlook、手機和電腦平台,務求讓用家能夠在不同地點都能夠進行預約、更改排程。

根據不同設備、地方、會議類型等需要,系統能夠快速篩選出合適的會議室,毋須用家在眾多會議室中逐一翻查。

系統亦應該配合混合式工作的趨勢,讓用家能夠輕易在會議室預約中建立相應的虛擬通話會議,加強來自不同地方的協作能力。

》》》開始 30 天免費試用 Offision 帳戶,立即體驗最新會議預約系統《《《

與現有系統的高度整合

與現有系統的高度整合

一般辦公室往往已經在Microsoft等平台建立好一些電郵帳戶,以及Microsoft Office 365、Exchange Server、Teams和Outlook等軟件平台,供員工作日常使用。

一個理想的會議室預約系統應能夠與現有系統作高度整合,而毋須管理者花費時間額外在新系統逐一建立帳戶,造成資源分散、重複。

一些會議室預約系統更能提供Teams 、Outlook 等平台插件,能夠讓使用者在他們慣用的平台上使用新功能,例如預約會議室、設備,管理會議,制定時間表,簡化預約程序。

》》》開始 30 天免費試用 Offision 帳戶,立即體驗最新會議預約系統《《《

高效的房間顯示器

高效的房間顯示器

如何知道您的會議室是否有人佔用? 走到房間前面偷看裡面有沒有人? 或者只是敲門,然後每次走進房間看看?

要知道會議室是否有人佔用,是辦公室裡最大的問題之一。當重要的會議上被其他人任意打斷,更是令人沮喪。一些大學研究甚至表明,要從會議中斷中恢復正常,需要 20 多分鐘。所以,現在的會議室管理不可缺少的就是房間顯示器,

一個合適的預約系統,能夠讓您可以在房間顯示器上,輕鬆查看房間詳細信息、房間狀態和今天的預約時間表。 顯示器上的燈光反映房間的狀態,令您在遠處也能知道房間的使用情況。

您甚至可以直接在房間門前進行預訂、登入、登出和延期預訂。 所有記錄將無縫同步到預約系統,確保您的會議不會被他人打擾。

》》》開始 30 天免費試用 Offision 帳戶,立即體驗最新會議預約系統《《《

能配合不同企業要求

raw-image

不同企業對於系統的要求各有不同,有些企業會希望將系統安裝至本身的伺服器,以免數據放置在外;有些企業則會選取SaaS 的雲端服務,價錢較合宜之餘,亦減省系統安裝的程序。

一個合適的預約系統,應該能夠提供不同的系統安裝選擇,配合各企業的系統、數據安全等考慮。例如SaaS 的雲端服務,應該選取如Microsoft Azure等這類可靠、具嚴格安全保護、穩妥數據備份方案的雲端寄存平台,確保員工的數據不會輕易洩露之餘,亦能確保系統可靠耐用。

raw-image

》》》開始 30 天免費試用 Offision 帳戶,立即體驗最新會議預約系統《《《

留言
avatar-img
留言分享你的想法!
avatar-img
Offision 智能辦公室資訊平台
8會員
50內容數
通過 Offision 立即提高您的辦公績效!免費試用! 無需信用卡 即開即用
2024/04/26
Offision是一種以AI驅動的智慧辦公室平臺,能夠協助您管理辦公室並節省成本。本文將探討如何透過Offision實現會議室預訂、辦公桌預訂、訪客管理和辦公室數據分析的零程式自動化流程。
Thumbnail
2024/04/26
Offision是一種以AI驅動的智慧辦公室平臺,能夠協助您管理辦公室並節省成本。本文將探討如何透過Offision實現會議室預訂、辦公桌預訂、訪客管理和辦公室數據分析的零程式自動化流程。
Thumbnail
2024/04/23
本文將探討辦公室管理系統如何有效處理交誼廳借用及管理事宜,包括建立線上預約系統、設定借用規則政策、自動化審批流程、提供使用指南和規範,以及數據分析報告。透過辦公室管理系統,企業能夠實現交誼廳借用的高效、透明和合規管理,提高員工滿意度和工作效率。
Thumbnail
2024/04/23
本文將探討辦公室管理系統如何有效處理交誼廳借用及管理事宜,包括建立線上預約系統、設定借用規則政策、自動化審批流程、提供使用指南和規範,以及數據分析報告。透過辦公室管理系統,企業能夠實現交誼廳借用的高效、透明和合規管理,提高員工滿意度和工作效率。
Thumbnail
2024/04/03
會議室租借系統是現代商業環境中一個重要的解決方案,利用其功能和優點可以提高管理和預訂會議室的效率以及使用者體驗。這些功能包括預訂和管理會議室、自動通知和提醒、設備和資源管理、統計和報表功能等,這些都有助於提高會議的效果和效率。
Thumbnail
2024/04/03
會議室租借系統是現代商業環境中一個重要的解決方案,利用其功能和優點可以提高管理和預訂會議室的效率以及使用者體驗。這些功能包括預訂和管理會議室、自動通知和提醒、設備和資源管理、統計和報表功能等,這些都有助於提高會議的效果和效率。
Thumbnail
看更多
你可能也想看
Thumbnail
大家好,我是一名眼科醫師,也是一位孩子的媽 身為眼科醫師的我,我知道視力發展對孩子來說有多關鍵。 每到開學季時,診間便充斥著許多憂心忡忡的家屬。近年來看診中,兒童提早近視、眼睛疲勞的案例明顯增加,除了3C使用過度,最常被忽略的,就是照明品質。 然而作為一位媽媽,孩子能在安全、舒適的環境
Thumbnail
大家好,我是一名眼科醫師,也是一位孩子的媽 身為眼科醫師的我,我知道視力發展對孩子來說有多關鍵。 每到開學季時,診間便充斥著許多憂心忡忡的家屬。近年來看診中,兒童提早近視、眼睛疲勞的案例明顯增加,除了3C使用過度,最常被忽略的,就是照明品質。 然而作為一位媽媽,孩子能在安全、舒適的環境
Thumbnail
提供一條簡單公式、一套盤點思路,幫助你快速算出去日本自助旅遊需要準備多少日幣現金!
Thumbnail
提供一條簡單公式、一套盤點思路,幫助你快速算出去日本自助旅遊需要準備多少日幣現金!
Thumbnail
Offision是一種以AI驅動的智慧辦公室平臺,能夠協助您管理辦公室並節省成本。本文將探討如何透過Offision實現會議室預訂、辦公桌預訂、訪客管理和辦公室數據分析的零程式自動化流程。
Thumbnail
Offision是一種以AI驅動的智慧辦公室平臺,能夠協助您管理辦公室並節省成本。本文將探討如何透過Offision實現會議室預訂、辦公桌預訂、訪客管理和辦公室數據分析的零程式自動化流程。
Thumbnail
本文將探討辦公室管理系統如何有效處理交誼廳借用及管理事宜,包括建立線上預約系統、設定借用規則政策、自動化審批流程、提供使用指南和規範,以及數據分析報告。透過辦公室管理系統,企業能夠實現交誼廳借用的高效、透明和合規管理,提高員工滿意度和工作效率。
Thumbnail
本文將探討辦公室管理系統如何有效處理交誼廳借用及管理事宜,包括建立線上預約系統、設定借用規則政策、自動化審批流程、提供使用指南和規範,以及數據分析報告。透過辦公室管理系統,企業能夠實現交誼廳借用的高效、透明和合規管理,提高員工滿意度和工作效率。
Thumbnail
會議室租借系統是現代商業環境中一個重要的解決方案,利用其功能和優點可以提高管理和預訂會議室的效率以及使用者體驗。這些功能包括預訂和管理會議室、自動通知和提醒、設備和資源管理、統計和報表功能等,這些都有助於提高會議的效果和效率。
Thumbnail
會議室租借系統是現代商業環境中一個重要的解決方案,利用其功能和優點可以提高管理和預訂會議室的效率以及使用者體驗。這些功能包括預訂和管理會議室、自動通知和提醒、設備和資源管理、統計和報表功能等,這些都有助於提高會議的效果和效率。
Thumbnail
在新的一年開始之際,辦公室管理員和用戶可以透過使用免費的房間預訂系統來簡化他們的預訂流程,提高生產力。 引入免費的房間預訂系統可以極大地簡化會議空間的管理,並確保其最佳利用。 本文將探討在新的一年開始時使用類似Offision提供的免費房間預訂系統的好處,以及它如何改變辦公室的運作。 高效率
Thumbnail
在新的一年開始之際,辦公室管理員和用戶可以透過使用免費的房間預訂系統來簡化他們的預訂流程,提高生產力。 引入免費的房間預訂系統可以極大地簡化會議空間的管理,並確保其最佳利用。 本文將探討在新的一年開始時使用類似Offision提供的免費房間預訂系統的好處,以及它如何改變辦公室的運作。 高效率
Thumbnail
視訊會議是現在網路時代很常見的會議形式 比起傳統面對面的開會,視訊會議解放了空間的限制 但也會因為沒有面對面而更容易因為多種原因而變得冗長 也會因為沒有臨場感而變得不專心 這次筆記給大家介紹一些如何讓視訊會議能更有效的進行的小技巧 內容不僅僅限於視訊會議,對一般面對面的會議也能適用 (本文不只是聽
Thumbnail
視訊會議是現在網路時代很常見的會議形式 比起傳統面對面的開會,視訊會議解放了空間的限制 但也會因為沒有面對面而更容易因為多種原因而變得冗長 也會因為沒有臨場感而變得不專心 這次筆記給大家介紹一些如何讓視訊會議能更有效的進行的小技巧 內容不僅僅限於視訊會議,對一般面對面的會議也能適用 (本文不只是聽
Thumbnail
如何選擇合適的會議室預約系統?一文解構四大評估標準
Thumbnail
如何選擇合適的會議室預約系統?一文解構四大評估標準
Thumbnail
LinkedIn 在他們加州的新旗艦大樓,實踐以員工為中心的會議室新模式。
Thumbnail
LinkedIn 在他們加州的新旗艦大樓,實踐以員工為中心的會議室新模式。
Thumbnail
前提,這是在使用google work space有設定好日立資源的狀態下(這要請管理員參考GOOGLE說明設定) 如何正確預約會議室資源 我有借會議室成功,對方說我也有借成功,正常狀況下一定是有人選了地點而非會議室 by 七大辯 1.建立會議的時候,應該是要選【會議室】而非地點,地點寫甚麼他都
Thumbnail
前提,這是在使用google work space有設定好日立資源的狀態下(這要請管理員參考GOOGLE說明設定) 如何正確預約會議室資源 我有借會議室成功,對方說我也有借成功,正常狀況下一定是有人選了地點而非會議室 by 七大辯 1.建立會議的時候,應該是要選【會議室】而非地點,地點寫甚麼他都
Thumbnail
談起會議,如果你的腦海裡浮現的還是那個千篇一律的畫面——會議室、人、輪流報告和冗長討論,那你可能還稱不上真的懂開會。 依據會議目的、規模的不同,每種會議預期獲得的產出也不同。舉例來說,藉由召開「決策執行」類會議,人們得以傳達企業策略、推動業務,並了解團隊進度;但是,當企業計畫推出新商品時
Thumbnail
談起會議,如果你的腦海裡浮現的還是那個千篇一律的畫面——會議室、人、輪流報告和冗長討論,那你可能還稱不上真的懂開會。 依據會議目的、規模的不同,每種會議預期獲得的產出也不同。舉例來說,藉由召開「決策執行」類會議,人們得以傳達企業策略、推動業務,並了解團隊進度;但是,當企業計畫推出新商品時
Thumbnail
在職場上,每個人或多或少都有機會擔任會議召集人的角色,可能你上司是專案負責人,他將邀請的會議事務指派給你,或是你本身就是會議召集人。對於工作經驗不多的菜鳥而言,當必須聯繫、召集一群職位比自己高,或是比自己資深的前輩參與會議,或多或少會有點壓力,光是寄封Email可能就要猶豫再三。這篇文章就是要針對這
Thumbnail
在職場上,每個人或多或少都有機會擔任會議召集人的角色,可能你上司是專案負責人,他將邀請的會議事務指派給你,或是你本身就是會議召集人。對於工作經驗不多的菜鳥而言,當必須聯繫、召集一群職位比自己高,或是比自己資深的前輩參與會議,或多或少會有點壓力,光是寄封Email可能就要猶豫再三。這篇文章就是要針對這
追蹤感興趣的內容從 Google News 追蹤更多 vocus 的最新精選內容追蹤 Google News