【職場甘苦】專利事務所的程序人員是否值得更高的薪資？

約瑟方曾有兩段在專利商標事務所的經歷，其中一段，是從業務人員轉到程序處主管，特別是在考上專利師之後才有此契機。

本篇的重點將放在勞心、勞力的「程序人員」

一般來說，程序人員不同於專利工程師有調整自己排程的空間，而是必須高強度地倚靠【案件管理系統】與事務所的【作業流程】，同時，也必須配合客戶的【各樣需求】，故轉職成本也較專利工程師高。

程序人員的主要職務內容：

• 收發各國官文，並將官文的內容簡單翻譯或解釋成客戶能瞭解的內容。
• 向【工程師】、【譯者】與【客戶】追蹤負責的專利案件狀態，並將檔案儲存在資料匣中(注意檔名編寫)、撰寫系統指令，並設定下個期控日。
• 接洽複代理所時，確認【報價】與各階段注意事項與所需【簽署文件】，圖中報價單Ａ必須合理地低於報價單Ｂ，有異常時必須向主管報告。
• 工作完成後，指示【財務人員】向客戶請款。
• 即時回覆【客戶】的各國專利制度與相關的程序問題。
• 支援【業務】開發作業。

程序人員該具備的人格特質

• 細心、細心、細心
• 優秀的語言撰寫能力，能清楚掌握官方文件意旨，並撰寫日文或英文商業信件
• 良好的溝通能力與團隊合作能力
• 良好的檔案、案件管控能力，能定期彙報給主管
• 抗壓性強
• 負責任，做到今日事今日畢

為何這項工作如此強調細心與負責呢？

為何需要良好的溝通能力與團隊合作能力呢？

• 專利工程師無法如期交稿時，對外要先通知客戶(有些客戶不接受在當天下班前才被告知無法交稿)，以取得客戶的諒解，並約定新的可交稿日期。但即便如此，程序人員仍無把握工程師是否會在此期限內給稿，只能且走且看。
• 對內催稿時，打斷工程師正在寫稿的節奏，通常工程師的心情也不會很美麗，故若遇到比較有個性的工程師，或是被塞一堆急案的工程師時，也要先靜下心想一想，如何有效地溝通，才能真正地達成目的。
• 若客戶於下班前指示送件，要求取得當天的申請日與申請號，程序人員仍要展現積極活潑的一面，絕對不能讓客戶感受到自己心中的不滿。
• 對面失聯已久的客戶，信件不回，電話不接，也還是要繼續挑個黃道吉日，或努力向神禱告，想方設法來得到客戶的回覆，或製造己盡力提醒的事證，以說明自己的作業沒有瑕疵。

為了增加自己工作的效率，程序人員最好具備主導客戶作決定的能力。對於各國的專利法制度要有一定程度的認識，否則很容易被客戶視為不專業。即便客戶沒有詢問，不曾想過的問題，程序人員仍需主動提供方案或分享自己的經驗讓對方參考，進而積極地去主導對方。因為被動地應對，可能會讓程序人員的作業時間被壓縮，又被客戶指摘不專業，萬一這客戶還是老闆的朋友、親戚來著，那恐怕就直接黑掉。

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程序人員常被詢問的問題分類如下：

一、申請策略系列

要簽署什麼文件？發明人與申請人有什麼差？PCT是什麼？申請PCT有什麼好處？一案兩請的好處是什麼？委案後何時給初稿？何時可送件？公司代表人的適格性等…這類的問題，必須先掌握客戶口袋的深度再來給予意見，以達事半功倍的效果。申請案送件時，請務必檢查是否有缺圖或不連續頁，因為說明書頁碼不連續、圖式簡單說明與圖式數目不相符的情形，可能會導致喪失優先權。

二、專利法規系列

• 收到OA後可否主張PPH？可否申請提前公開？
• 歐洲專利獲准後，為何需要翻譯Claim？歐洲案多久必須決定須要進入的國家，費用為何？
• 為何中國大陸的年費直接就是繳第三年？離上次繳年費的時間不到一年，怎麼又要再繳？
• 韓國的新型為何必須提出實審，那與發明差在那裡？
• 收到歐洲檢索報告的審查意見時，該如何回覆？

這類的問題可以說是包羅萬象，但按約瑟方的經驗來看，先釐清客戶真正的問題，才是首要的，因為客戶口中的『專業術語』，可能只是複製你的話語，但他連自己在講什麼都不清楚。若你也不確定是否有修法的話，就先核實目前的法規。請客戶給予合理的回覆時間，請示資深程序人員後再回覆。

三、費用系列

什麼是實體審查，可否退還審查費用？收到中國第一次審查意見要撤回申請與退費怎麼做？超項與超頁費用如何計算？事務所的超字費與超圖費可否調降？台灣與中國的超項費與超頁費的計算基礎與方式異同處，此時請記得主動提醒客戶，中國大陸的實用新型也有超項費(專利附加費)。這類的問題，本來是很容易回答的；但若客戶一直以老闆的名義要求打折(老闆又不太表明想法)，或是一直叫你針對不同的申請方案提供預價，當下就會陷入窮忙的困境；若手上還有急案要處理，這完全是在考驗個人修養與抗壓性。

綜合上述，程序人員對於事務所的經營是如此地重要，甚至可說是一個專利事務所的招牌。即便是其它事務所有經驗的程序人員，也未必能夠馬上理解或適應本事務所的作業模式，在此前提下，若在流動率較高的情況下，對於事務所的衝擊是顯而易見的。事務所的程序人員是否值得更高的薪資，值得經營者思索。