如何讓自己工作更高效？Esor職場筆記術課後心得分享

在筆記管理上，我遇到哪些挑戰？

• 待辦事項寫很多，實際執行卻一團混亂的人
• 會議或提案總是沒有共識，覺得團隊經常沒有效率地開會、浪費時間的人
• 整天忙得焦頭爛額，下班卻發現沒有完成任何一件事的人
• 明明主管交代的事項都有記下來，老闆卻時常對結案成果不滿意的人

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Esor職場高效筆記課程的重點

職場筆記的基本思考結構

若是以流水帳的方式記錄，習慣把所有任務、通知、筆記快速記下，會產生以下問題：

• 每天的筆記，是照著時間寫的，促使同個專案的任務，卻錯雜的被紀錄在不同頁面中
• 當某天要執行某個任務時，卻要一直翻閱過去的筆記，只為了找相關的資訊，甚至到最後還有機會找不到

Esor 老師說：「筆記真正的用意是要『重整思緒』」，為了讓筆記可以有效地幫助我們，只需要將「雜亂的紀錄統整成可以行動的結構」就可以了。雖然現在很多人都在推薦功能強大的 Notion 數位筆記，但不論你是使用哪個工具，重點不是它有多少功能，而是筆記的實際內容該怎麼寫。

那麼，到底該如何寫出有效的筆記內容呢？以下，我將與你分享 Esor 老師在職場上應用多年的實務經驗，不但可以有效解決上述問題，也可以幫助我們在職場上，成為高效率的工作者。

• 所有職場筆記，應該都是「任務導向」的筆記，因此要讓不同的任務紀錄於「獨立頁面」，並且在其中「拆解」被交代的任務，思考下一步還需要做哪些行動，而非單純紀錄內容，如此便能更有效地推進任務。
• 利用「三層筆記法」，在獨立頁面中分成「資料層」、「構思層」以及「行動層」。首先，在資料層速記待辦事項，並於構思層思考任務流程、和交辦方確認，最後則在行動層拆解出有效且立即可行的下一步行動。

用「6個問題」快速反思任務

Esor 老師在課程中談到，面對「總會立即一口答應對方交辦的任務，最後的成果往往會不如預期」的人，不禁會讓我們感到好奇：「他是否清楚任務最關鍵的細節呢？」，或者是「他知道每個階段的成果需在什麼時候完成嗎？」

的確，曾經的我只是想著要接收任務，並且努力達成它，因為我不善於動腦，所以很少去思考其中的流程、問題、資訊，但自從我跟著 Esor 老師，開始利用筆記去做紀錄，並且將「三層筆記法」應用到筆記系統後，一切都變得不一樣了，我才領悟到：「原來我不是不善於思考，而是缺乏紀錄工具，並讓想法視覺化」。

不過，到底該如何在「構思層」有效地思考？依照下方 Esor 老師提出的六個問題進行反思，不但能夠幫助你事先確認任務的細節，也有助於接下來的行動拆解。

• 我在意的結果為何？
• 有沒有可以量化的指標？
• 有沒有截止日？
• 準備期的必要任務？
• 執行期的必要任務？
• 結案階段的必要結果?

用「下一步行動清單」立即推進任務

你可以參照 Esor 老師提供的三個方法，規劃出更細緻的行動清單。

• 回推法：任何事情或結果，一定會有 「前一步行動」 ，當我們無法再往前推時，通常就是「立即可行」的行動。
• 切割法：把困難的成果進行切割，讓我們可以分段輕鬆處理它
• 替代法：卡關時，可以用替換法，將行動設計成更簡單且立即可行的行動，如此依然可以交付出可行的成果。比如，想不出來簡報大綱，就用便利貼將零散的想法收集起來，再去歸納、排序。

刺激靈感與組織專案的技巧

如果你正好遇到專案上的難題，不妨可以參考 Esor 老師提供的三個方法，讓你能夠有效地利用工具將腦海中的靈感捕捉下來，之後就能慢慢地將其變得有邏輯、有架構。

• 便利貼法：將模糊的想法寫在便利貼中，一個關鍵字寫在一張紙，不要管任何結構、順序，只需倒出所有零散的想法，最後再進行分類，並且思考每個類別是否有遺漏的行動。
• 大綱拆解法：先列出大方向的需求，再逐步往下拆解任務，最後可以用流程圖將行動完整設計出來。
• 用說的寫下來：使用語音轉文字工具，比如雅婷逐字稿或Google 文件，想像有人在跟你聊天的樣子，利用工具將話語轉成逐字稿，最後再把其變成樹狀目錄的大綱。

專案頁

該如何利用職場筆記，幫助我們聚焦目標，並且達成任務呢？我將與你分享 Esor 老師在課堂中提及「專案頁」需包含哪些內容。

• 專案名稱
• 關鍵成果 ( 團隊共同討論達成的成果 )
• 階段性成果 ( 自己在任務中設立的成果 )
• 優先任務 ( 與關鍵成果正相關 )
• 輔助任務 ( 與關鍵成果沒有直接的關係 )
• 專案規則 ( 專案重要的規格、原則 )
• 頁碼 ( 任務對應的筆記頁數 )
• 任務完成時間

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結論

• 筆記的目的不是紀錄，而是幫助我思考、規劃下一步行動
• 比起完成任務，更重要的是要思考我想要獲得什麼具體成果與目標