因此,我們在向 Hugo 了解他平常的工作流程後,認為這個流程其實是適合透過 RPA 實現自動化的,並將這次 RPA 流程導入專案聚焦在「彙整 Excel 表中的面試者資訊並建立 Teams 會議連結,再透過 Outlook 寄出客製化面試信件」,而這次專案目標是:協助 Hugo 將作業流程進行自動化,以節省平時作業時間。
在確立專案目標與範疇後,緊接著我們就開始和 Hugo 來回溝通,釐清原先專案的每個步驟,例如他會從哪邊撈取資料、每個執行動作的產出為何,也透過實際觀看Hugo的實作狀況,加以確認流程中的每個步驟。
下一步,我們就可以開始進行流程優化,也就是思考如何讓人機(RPA)更好的協作和配合,使流程更加順暢運作,此外也將流程優化建議回頭與 Hugo 討論,以取得雙方共識,像是建議 Excel 表單中可以增加一欄位,以紀錄 RPA 機器人是否已經寄出信件給應徵者,讓 Hugo 得以判斷哪位應徵者已收到信件。
RPA 的核心,便是透過流程優化達到更好的人機協作。
而這次專案碰到最主要的挑戰在於,由於這是我們和 Hugo 首度合作,專案初期恰巧碰上 Hugo 日常業務較為繁忙,我們也太過專注在技術面開發之上,如此一來在欠缺溝通的情況下,雙方對於專案成果的預期也因此產生落差。後來我們就開始與 Hugo 定期溝通專案進度,並加入系統整合測試(System integration testing)、用戶驗收測試(User Acceptance Testing),讓雙方都能掌握專案進展並有效凝聚共識。
而在流程開發過程中,我們也發現 UiPath 雖然標榜不需程式語言背景,就能透過拖拉式介面進行開發,不過仍需要注意各種「眉角」,包括功能邏輯、變數型態、除蟲判斷等,連我們自己有時也會碰到功能無法正常運作,或是要思考是否有其他更好作法的時刻,因此 RPAI 數位優化器除了會到 UiPath Community Forum 去參考其他開發人員的分享,也會定期撰寫中文文章與各位分享這些「眉角」,歡迎持續追蹤我們的方格子與粉絲專頁!
另外,RPAI 數位優化器也向 Hugo 進行後續流程維護教學,並提醒他與此一機器人的協作方式,包括約定檔案的存放位置以及檔名範疇,讓機器人能夠抓到正確的檔案,或是某些檔案名稱必須要包含某些字詞、原始資料的格式類型等,來確保機器人的穩定性與順利運作。
不過,由於這次 RPA 機器人是要放在 Hugo 自己的電腦環境執行,我們也先將檔案移植到他的電腦進行試跑,並針對該台電腦中開發與執行環境的軟體版本、瀏覽器介面進行微調,過程中我們也才發現雙方的 Teams 軟體版本並不相同,因此我們原先使用 Type into 功能時所進行的螢幕截圖,得另外在 Hugo 的電腦上進行擷取,才能讓程式順利運作。
溝通與同理使用者需求,是 RPA 導入最關鍵的一環。
結語與心得
在這次專案中,RPAI 數位優化器協助 Hugo 將排程會議、寄送面試通知信的例行業務流程進行自動化,讓 RPA 協助他定期彙整面試者表單,並將客製化信件正確無誤地寄送給每位面試者,而且只需要幾分鐘便可完成,整體而言為 Hugo 節省每月 6 到 8 小時的工作時間,從而能更專注於處理其他更重要的任務上。