資料驗證（一）：製作下拉式選單（清單）

• 下拉式選單：在對話窗格直接設定清單的項目。
• 下拉式選單（來自某範圍）：預先在別的範圍寫好清單的項目、再透過對話窗格設定範圍。

第 0 步：「資料驗證」功能在哪裡？

下拉式選單的捷徑

除了上面的方法之外，如果你想直接動手做下拉式選單，你還可以到「插入」「下拉式選單」：

或是直接在儲存格上點右鍵，也會看到「下拉式選單」：

這樣做也會跳出右手邊的窗格，並且預設是下拉式選單的調整介面了：

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下拉式選單

編輯項目

點選你要設定資料驗證的範圍，然後按照第 0 步召喚出資料驗證的窗格，選取「新增規則」後：

系統已經自動幫你選好「下拉式選單」了！你也會看到剛剛設定的範圍有下拉式選單的樣式：

接下來只要調整一下選單的項目就大功告成了。

順帶一提第二行的「條件」。現在預設是「下拉式選單」，如果你點開來看看，還會有其他的條件可以選（像是數值類型的、文字類型的、日期類型的...）。這個之後會繼續介紹。

假設我們要做一個有「已完成、進行中、未完成」三個任務狀態的下拉式選單，可以回到右邊的窗格開始編輯這邊的文字欄位：

把選項 1 改成「已完成」、選項 2 改成「進行中」。選項如果不夠，可以按「新增其他項目」之後，再編輯文字。最後結果就會像這樣：

你會看到文字欄位的左邊還有幾個灰色圈圈。點開之後可以選擇這個下拉式選單在選取某項目時，背景出現的顏色：

這邊已經提供了幾個顏色讓你選，如果不滿意這些顏色的話，也可以點左下角的「自訂」換自己喜歡的顏色。

我們試試看把「已完成」的背景設為「綠色」、「進行中」是「黃色」、「未完成」是「灰色」吧！結果看起來會像這樣：

效果：

進階選項

我們還可以再稍稍客製化這種選單。點「進階選項」後：

這邊一一講解一下它們的意思還有呈現效果。

• 顯示所選儲存格的說明文字：

這邊可以寫一些客製化的訊息，在輸入「針對無效資料」、跳出警告視窗的時候，可以寫更清楚的訊息提示使用者該輸入什麼。

比如說我在這邊做了一個「請重新輸入！必須是清單內的項目。看好再填吧✍️」：

那麼警告視窗就會出現：

• 如果資料無效：顯示警告／拒絕輸入內容

如果輸入資料不符合清單上的項目（例如使用者輸入「還沒好」，很明顯不是剛剛清單裡的項目之一），我們可以選兩種方式告訴使用者他們的資料是無效的、需要修正。

選擇「顯示警告」的話，會在儲存格右上角出現紅色的三角形，並顯示錯誤訊息：

選擇「拒絕輸入內容」就會比較激烈一點點，如果輸入的資料不符合清單項目，Google 試算表會彈出一個視窗，告訴使用者違反了你設定資料驗證規則，並且把輸入的資料清掉。示範一下：

• 顯示樣式：方塊／箭頭／純文字

預設是方塊，看起來是一個圓角矩形、右手邊有個倒三角形的圖示：

用「方塊」樣式的好處是，可以設定項目的背景和文字顏色，就省去一部分條件化格式的麻煩，也可以自訂顏色，讓人可以很快看到重要的資訊；但比起傳統的下拉式選單，這個樣式看起來有那麼一點點笨重就是了。

如果你比較喜歡舊版的下拉式選單，你可以選「箭頭」樣式。來看看效果怎麼樣：

如果選「純文字」樣式的話，就會像是個隱形的清單，要點兩下才會出現清單給使用者選擇：

我個人覺得，如果設計這類清單的用意是為了讓使用者可以選清單內的項目，使用「方塊」或是「箭頭」可能會好一點點。

完成了所有你想要的設計，你就可以爽快按下右下角的「完成」，就完成資料驗證的設定囉！

移除資料驗證

如果你想要把剛剛設定的資料驗證移除掉，一樣用第 0 步召喚出剛剛資料驗證的窗格：

點選「移除規則」就可以了！

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下拉式選單（來自某範圍）

1. 先在別的範圍寫一個清單
2. 透過資料驗證窗格指定剛剛的清單
3. 結束！

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使用建議

• 如果你想靈活管理清單（例如透過函式產生）又或是有隨時改變清單的需求，我會建議你使用「下拉式選單（來自某範圍）」。
• 如果你的清單項目很少、或是項目之後大概不會再更動的話，用「下拉式選單」或許比較適合。

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