我踐行5年的時間規劃術，從理論到具體落地全教你｜見識之旅

這套方法我從2016年開始實行，迄今超過1000個日子，迭代了無數個版本。

這是一套行之有效的時間規劃術，我實踐了5年，2021年即將邁向第6年。

只要無印良品這間公司還在，他們家的周記事本每年都繼續出，我就會繼續實行這套方法。

這套方法起初很陽春，後來經過不斷迭代日益豐滿，用上了很多我後來學習到的概念。如果方法迭代跟App改版一樣也有版本號的話，這套方法應該是10.0.0以上版本。

對我來說，這套方法已經化為我不加思索就會執行的習慣，裡頭的理論概念已成為一個又一個自發的動作。

接下來，我會把用到的概念仔細說明，並把概念怎麼用也講清楚。透過這篇文章，你會收穫到一套可實踐的方法，並且學習到這套方法運用到的概念的相關知識。

講概念也講實踐，就是要弭平知識與實踐的落差。我深知獲得知識不難，難的是把它落地實現。

妥善運用這套方法，將可以讓你的年度目標不再是空談。

減重不再是「下一個年度目標」，今年就能把它完成。

這一切的起心動念，來自於高三為考大學衝刺時，國文老師發給我們一張周計畫表。

一張以周為單位的空白A4表格，時間從周一到周日，每天被劃分為一小時一小時的空格。這是我開始安排時間的起點。

每次影印實在浪費高三寶貴的時間，我接著在文具行找到一本周計畫本，一本接著一本，直到考完大學，我仍然保持這個習慣。

2015年底，我在找以年為單位的計畫筆記本時，在無印良品找到這本月周筆記本。

一開始只是簡單地填上待辦事項，接著在遇到困難時，閱讀書籍並參考許多時間規劃的方法，最後成為我自己的時間規劃術。

使用無印良品的周筆記本有哪些優勢？

首先就是「覆用性高」。養成一套不假思索就能執行的方法，需要時間和練習。如果習慣了一套方法，結果廠商倒閉或產品停售，這就意味著要重新適應一套新方法。

大品牌的好處就是，我每個明年都可以買到同一款商品，這給了這套方法更高的覆用性。

採用無印良品這個大品牌的筆記本，只要無印良品還在，這套筆記本繼續生產，我每年都可以使用這個方法。

為什麼不用Google日曆這類電子行事曆？我嘗試過，而且同時搭配小米手環的日曆提醒功能，但後來發覺不適合我。

除了例行公事設為重覆事件可以省時間外，其他任務都要一件一件新建，用了一段時間我實在覺得難以適應。

如果是要跟他人協作，這麼做的確有額外好處；如果只是自己要看，倒不如手寫來得快。

電子產品，是近幾十年來才有的東西，而文字發明以來，人類就非常熟悉手寫。

相較於打字，人腦更適應手寫，這給了手寫的優勢：手寫有助於促進大腦思考。

手寫促進思考，有好的思考才有高品質的時間安排。

規劃時間，不是只是填空，更重要的是思考「時間投入是否有助於實踐長期目標」。

相對於電子日曆，手寫行事曆要修改比較麻煩，但這也是手寫的優勢之一。

因為修改麻煩，所以盡可能不插入臨時任務，這讓我更專注於原定計畫，更能把事情完成，而不是做出一大堆半成品（WIP，Work in Process）。

修改手寫行事曆，塗塗改改比電子日曆麻煩，反而能控制半成品數量，讓我更加專注。

周筆記本將一周的時間按小時攤開來，這讓我可以用全局視角看清一周規劃。

如果是電子日曆，得從一周中選一天展開，再從上午、下午滑到晚上，才能看清楚一天的規劃。

電腦版的Google日曆可以做到全局視角，但一想到要看日程安排，就得把電腦拿出來，這太麻煩了。如果要用電子日曆，我想絕大多數人會偏好手機。

電子日曆的介面上，今天、明天和後天的任務沒辦法一次看清，這帶來一個缺點：缺乏全局視角。

於是，在規劃一個需要多日才能完成的任務時，我們很難把這項任務妥善拆解到不同日子裡。

周計畫本的全局視角，是電子日曆的介面很難給予用戶的，但也是安排大型任務時必須具備的視角。

手寫除了事前的思考品質更好以外，在事後也有益處。規劃的任務，在事後就成了「紀錄」，它給了我回顧的機會。

周日晚上，我會花一個小時回顧這周的安排執行的怎麼樣，反思這樣的安排是否合理。

完成率高，我會想想給自己安排的東西太容易；完成率低，我會反思是不是自己又做了太多臨時起意的小事。

蘇格拉底曾說：「未經反思自省的人生沒有意義。」有了紀錄，反思的過程將更加具體，幫助提升反思的品質。

規劃的任務在事後就成了紀錄。有紀錄，反思自省才會具體有效。

一周結束時，看著這周的紀錄，我常常會訝異「哇，原來這件事要這麼多時間！」又或者是「咦，這件事比我預估的還要容易，這麼快就完成。」

這讓我有機會在下次要做同樣一件事時，能夠有跡可循，避免再次浪費那麼多時間，提升做事情的效率。經年累月，這就是我收穫的「時間意識」。

時間意識強的人，可以更好地安排時間，提高做事情的效率。

這不是憑藉自己的主觀感受空泛地說「據我的經驗，這件事大概要一個禮拜」，而是具體地講「這件事情我過去做過，一天做3個小時，3天能完成」。

從回顧紀錄的過程中，培養自己的時間意識，將會一步一步提升做事情的效率。

最後，在開始進入到具體執行的步驟之前，我們要來探討一個問題：做時間規劃時需不需要把工作和生活分開？

我的答案很明確，不用把工作和生活分開，因為時間流只有一個。

如果將工作和生活分開，我們就必須不斷在這兩塊時間做分配，一旦分配的不好還會有心理壓力，這是一個極大的誤區。

事實上，我們的時間是一個連續不斷的「流」，無法被二分法簡單劃分，而我們要做的事情，就是在這個流裡面排序「所有事情」。

時間規劃就像騎單車，只要不會倒，有不斷向前即可，短時間內偏重哪一側無妨。

這樣安排時間，不僅更符合「時間流」的特性，也讓我們省下很多平衡問題的糾結。

講完了使用周筆記本手寫的好處，接著說明具體執行的步驟，一共可分為5步：年拆解、月拆解、周拆解、執行、回顧。

年拆解：從年度目標到月度目標

當我拿到一本新的周筆記本，通常是9月、10月。這個時間點，剛好可以思考隔年的年度計劃。

年度計畫的訂定方式有很多，我從2017年起使用的方法是OKR（Objective Key Result）。

無論你要採用哪種目標制定方法，務必要把它清楚寫下來。

接著，把一整年的年度目標拆解成12個月的月度目標。拆解目標的時候，建議要在前期分配比較多時間。例如學習一項技能，一開始比較生疏，就需要給入門期安排比較長的時間。

周筆記本的前面部分是月曆，月份會從去年的12月，到明年的1月，一共14個月，良好地銜接過去一年與未來一年，設計得非常貼心。

在月曆的左側，寫上該月預計完成的月度目標，完成拆解年度目標為月度目標。

不能一口吃下一整頭大象，第一步先將年度目標拆解成月度目標。

月拆解：從月度目標到周任務

月度目標還是不夠細，無法直接執行。大方向的目標，沒辦法直接指導我們的行動。

於是，我們要把月度目標再拆成「周任務」。

注意，這裡說的是周任務，不是周目標。

目標是大方向的戰略，例如轉換學習專業；任務是具體的戰術，例如制定一份新專業的學習書單。

周計畫本的後面部分是周曆，在左側空白處寫上該周預計完成的周任務。

將月度目標化為周任務，我們就知道自己這個禮拜要做什麼了。

周拆解：從周任務到動作

以任務為單位，我們可能還是不容易去做，因為任務對大腦的認知還是有負擔。

舉個例子，以一名資工系學生，要跨領域學習金融專業來說，要制定一份金融領域的學習書單，這其中包含：閱讀經驗分享文章、觀看經驗分享影片、查找金融領域學生的必學科目，查找各科目的經典或推薦書籍、查找租借或購買書籍的方式、

一個「周任務」，包含這一系列這麼多「動作」。

動作與任務最大的差別在於，動作是可以直接開始落地執行的，我們可以很容易就去做；而任務則會在我們一看到的時候，讓大腦一頭霧水不知從何下手。

把周任務拆解為一個一個動作，方便我們一看到就能執行，就能從根本上避免了「拖延症」。

我會一邊看著左側的周任務，一邊思考任務可以被拆解成哪些動作。然後，在周計畫本以1小時為單位的空格中，填入一個一個「動作」。

周曆空格中填入的都是動作，大腦認知負擔小，一看到就能開始執行，犯拖延症的可能性自然就降低。

將目標化為任務，再將任務拆解為一個一個動作。既考慮了整體目標，又填補了要執行的細節。

周筆記本空格的單位是一小時，這也幫助我縮小我的時間顆粒度。

所謂的時間顆粒度，是一個人管理時間的基本單位。

有些人的時間顆粒度用天算，有些人的時間顆粒度用小時算，有些人的時間顆粒度用分鐘算。

比爾蓋茲的時間用秒算，他的時間顆粒度是5分鐘。難以想像這樣的生活嗎？《烏龍派出所》裡，中川的企業家爸爸，工作和休息的時間都抓得非常緊，緊迫到秒，就是那樣的生活。

在這以前我使用時間的方式很粗放，下午去打球就打到天黑，時間顆粒度以時段分。經過長期使用周筆記本，填了一個又一個空格，我逐漸掌握以小時分配時間。

經年累月，現在我習慣把一個空格分一半，以半小時分配時間，將時間顆粒度再提升至半小時。

執行：用顏色將成效視覺化

在一周開始前，我們填寫上一個又一個動作。那麼，怎麼在一天結束後，一眼就知道自己的完成狀況呢？我的方式是用紅色簽字筆和黑色簽字筆把事情劃掉。

一天結束時，做完就用紅筆劃掉，沒做完就用黑筆劃掉。最後，把沒做完的事安排在這周的其他時間。

當一件事情是第一次填寫，我會使用黑筆，而經過二次調整的事，我會用藍筆。

如此一來，一天的開始就能一眼就能看清楚什麼事是昨天拖延下來的，必須要優先完成。

回顧：從日到周，從周到月，從月到年，最終收穫幸福的一年

在一天結束時，清點一天的完成狀況；在一周結束時，盤點一周的完成狀況；在一個月結束時，覆盤一個月的完成狀況。

一次又一次重覆，讓自己一天一天進步。

這一套方法，讓我可以從全局視角規劃整體，又自頂而下落實到每一天的每個動作。

因此，在做事情時我可以專注當下，進入心流狀態，把事情做好。

當一個人專注於當下，心思都在當下要完成的事情上，哪怕是一件小事，都會有種幸福感。

克服壓力的認知正念療法，就是要患者的思考從「比較行動與結果的落差」的行動模式，切換為「專注於當下完成事物」的當下模式。

專注於當下，能降低人的壓力，而在專注過程結束時，完成事情的喜悅會給人幸福感。

在一年結束時，收穫的是幸福感滿溢的一年。

我們再來回顧一下。

手寫有許多電子日曆沒辦法帶來的好處。

我們的大腦更適應紙和筆，手寫能促進思考，提升規劃的品質。

規劃在事後成了紀錄，有了紀錄才能好好回顧，進而幫助自己一次做得比一次好。

一天有一天的紀錄，一周有一周的紀錄，一個月有一個月的紀錄。

用紅色或黑色簽字筆劃掉空格中的事，筆記本一攤開，完成程度視覺化，整體是紅的多還是黑的多一目瞭然。

周計畫本的空格單位是一小時，重覆練習能讓自己的時間顆粒度細分到以小時計。

時間顆粒度是一個人掌握時間的基本單位，時間顆粒度越細，做事情的效率越高。

手寫不容易修改，塗改麻煩反而成為優勢。因為懶得改，所以更容易乖乖做完。

同時，修改麻煩確保我們無法隨意插件，讓我們專注於既定事項，也降低了事情做一半卻沒做完的數量。

時間規劃術的5個具體步驟，按順序分別是年拆解、月拆解、周拆解、執行、回顧。

自頂向下拆解，完成年度目標的頂層設計和落地執行。運用這個方法，我知道自己專注做好每件事，最終結果將會匯聚起來，完成我的年度目標。

如果無印良品的周筆記本因為這篇文章賣得很好，這正是我希望的，因為這樣我才能買到一年又一年的周筆記本，這算是我的一點私心吧！

最後，希望每個看完文章的你，都能收穫豐富的理論框架，以及一套能具體落地的方法。

這篇文章是關於「落實時間規劃」，至於更高層次的目標制定，可以看這篇文章：

《OKR落地指南：以我的2019年目標為例，教你制定自己的OKR》