報名參加大拜拜的辦桌

前言

昨天(113.4.13)聯合報的地方版有則消息4.14日上午七時半開始在宜蘭市民活動中心，開放宜蘭大拜拜桌次的預訂，每桌三千元（原價四千，公所補助一千），預計在縣立體育場席開326桌。宜蘭市公所為此還特地舉開了四天的訂桌流程講習，準備成功完成訂桌流程，讓人見識到公所對此的重視及辦事的效率。

見聞

和內人是七點二十到場的，不見排隊人潮，只是活動中心的四周停滿了摩托車。進到裡面，公所服務人員指揮我們坐在號次167的座椅上—前面整齊排列的座椅上已經坐滿了準備訂桌的人員，後來者則被安排坐到我的後面，換言之，座位是按順序的—。當然旁邊還有人在等候排隊的親人，或者準備看看能否碰碰運氣的。公所還很貼心的準備了包子和飲料，為了怕後來者知曉有無希望，因此還從前面開始統計每個人預計訂桌的數量—每人最多三桌—。我去買早餐，因此排等的人是內子，內子還特別請教服務人員，我們是否還有位置，他說他統計到我們那兒是285桌左右。）

報名流程

前面的報名處一次排開，總共有十幾張桌子和服務人員，四周還有引領和服務的人員。並且在報名開始前，還發給報名表，上有你的號次，及需要填寫的姓名，電話和數量等。到這兒為止都可看出市公所對此活動的準備極為詳盡和周到，直到報名開始後，他採取的報名方式是一次叫一個人，然後呢？你自己要找好想要的桌次，告訴報名人員。然後呢？報名人員將桌次告訴電腦人員，由他輸入電腦中—旁邊還有電腦維修人員，也可概見其準備狀況—，因為電腦只有一台，所以一次只能叫一個人，報名好，輸入完才能叫下一個。又因座位區沒有隔離管制，加上每個人可以訂三桌，於是晚來的沒希望訂到的人就在旁邊尋找前面有希望排到的人中有沒有熟人，有的話就趨前請他們多貼個數字幫他加上一桌……，以致到後來，原先我是有可能預訂到的，最後等到了九點五十左右，公所人員在叫號150號後，宣布桌次已經訂完，請大家見諒，也感謝大家支持。

流程缺失

換言之，公所的準備是充分的，然而公所的作業流程和方式，間接的助長了插隊的不公現象，間接的導致等候時間的無謂浪費，間接導致服務人力的無端浪費（前面報名處有十個人，除了一個之外，其餘都只能坐在旁邊呆等。）

歸結起來問題有四：

• 座位區沒管制是不公的主因之一，既然安排有順序座位，就可考慮用間隔線等將無關人員區隔開來，並且公所引領人員的角色也應在座位順序確定後，改為制止座位區人員與其他無關人員的互動，以保持作業的公平性。（另一方式是發給桌次號，例如一號，兩桌，就發給一，二桌的號碼牌；換言之，不是發給順序號，而是桌次號；如此一來，即令前有熟人，也無法外加了。你知道嗎？時間浪費還勉強可以接受；作業不公，則真的令人很不舒服。）
• 桌次自選完全沒必要，依報名順序安排，不會有人有意見（不管坐在那裡都吃得到，坐在那裡有什麼關係？這只要報名前說明即可；桌次自選結果，報名者還需自己到前面看看那個桌次還沒被選，然後排在前面的人，還得從眾多未被選的桌次中，好不容易才能選好，以便在報名時告知桌次。我認為這原意雖是親民，卻有點像在擾民）；
• 用電腦畫記桌次完全沒必要，因為依照報名順序發給桌次證明條即可，用電腦是整個作業流程拖時間的最主要原因；（我是七點二十到的，九點五十才知道自己沒能訂到，這完全是不必要的時間浪費。主要原因是一次只叫一個人，然後你也不知道該人要訂幾桌？或者原本要訂一桌，因熟人請託而又再多了兩桌，而這兩桌竟緣於作業的不完善；公所也因此無法預估到那一號次會完訂？）
• 一次一個人報名完全沒必要，因為有十個報名人員可用，一次即可十人一起作業（如此一來，作業變成，收受上有姓名和電話號碼及數量的報名表，收錢；給予一張證明其桌次的收據，到時出具此收據即可。如此一來，一人的報名作業不需半分鐘—因為只需要將報名者姓名及桌次寫在可複寫的收據上即可—。十個人每人分配的桌數是三十桌，第十一個人後補，三十桌訂完就不再作業，由後補人員提供最後26桌的作業，不到三十分鐘即可全部作業完畢。）

小結

你知道嗎？公所為了此次訂桌，花了四天的時間在市公所活動中心辦理研習，研習的名稱就是＂宜市大拜拜＂。公所的努力看得見—例如辦桌場地在那裡？可以擺上幾桌？廚師，廚房，停車，入席……在在需要規畫安排…，可惜的是：整個報名流程卻有不夠完善之處（略如上述），我試著分析歸納以作為精進己能的課業。