《超級專案管理》讀後感 - 讓專案成功的秘訣

如果要我用一句話來形容本書，我會用「三思而行」來形容。而且書中也不斷強調思考的重要性。

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本書作者傅以斌被譽為「全球最頂尖的巨型專案專家」，收集了過千份專案的統計數據，得出了一個很殘酷的現實。絕大部份的專案都是以失敗收場。值得高興的是，它們失敗的模式大多類似，因此我們能夠在某方面改善專案的結果。

作者通過研究數據後給我們展現一個殘酷的現實，就是九成以上的專案在時間和成本都超過預算。而只有百分之零點五能在成本、時間和預期內完成。我身為一位專案經理在讀畢書中內容後，感覺心有同感。專案很多時候在執行過程中往愈發不確定的方向前進，從而離成功愈來愈遠。當然沒有人希望自己所做的事是以失敗收場，本書給我如何改善專案執行帶來啟發。我認為不管你管理的專案是大是小，都應該先讀讀本書內容，並以此為鑒，改善未來專案的結果。

失敗專案的表現

作者收集的研究數據，總結出失敗專案的普遍的特點。它們通常的表現都是曠日廢時，即因為各種不同的原因而拖延。而專案拖得愈久，專案碰上重大事故（黑天鵝）的事的可能性就會增加，從而需要投入更多的資源和時間來應對這個問題的發生。

如果說失敗專案的表現是曠日廢時的話，那麼只要加快專案的交付不就可以了嗎。當我在接到專案的第一天，就立刻開始。想方設法的催促團隊中的每個人，一天當兩天用，不就能快速完成交付了嗎？對於這種作法，書中給出了肯定的回應，就是＂錯得離譜＂。急急趕趕的結果，就是專案有可能出大包。倉促的工期帶來慌忙趕工。紕漏一個接著一個，團隊們四處補破網，讓他們疲於奔命。

造成專案曠日廢時而失敗的原因有很多，以下是書中提到的一些原因。

專案曠日廢時的原因

專案的整個期間一般來說可以分為兩個主要階段，分別是規劃階段和交付階段。而失敗專案通常在規劃階段投入的時間並沒有很多，反而在交付階段投入過多的時間和資源。沒有作仔細思考的專案，在最初就出問題。

專案不是出錯，而是一開始就錯了

以下是作者於書中總結出來跟專案失敗有關的原因：

• 急著投入
• 沒了解為什麼
• 沒仔細推敲到達目標的每一步
• 無視經驗的價值

接下來讓我們來看看每一個出錯的原因到底指的是什麼吧。

急著投入

試想一下，我們有一個美好的願望，它能讓我們過上更好的生活。而我真的很希望夢想能成真，因此我就立即想辦法實現它！就是這樣，專案快速的設立並開始了，大家開始著眼於如何實現目標。解決方法被快速的找到，而且每個人都認定這個方法可實現目標。專案隨即進入交付階段…

以上看似再正常不過的情景，它的問題到底是什麼呢？就是本節標題所述的「急著投入」。在時間壓力下，專案的各方並沒有為專案想好目標，目標只是一個模糊的想像。而且沒有考慮是否有其他手段能達成所謂的目標，團隊似乎認定這個目標一旦完成，就一定能帶來美好的未來。另外，在如何實現目標方面，團隊沒有比較各種解決方案，只著眼於最初想到的解決方案，認為它就是實現目標最好的方案了。在這種情況下，專案必定會在各個方面出現問題。

沒了解為什麼

專案通常在有一個大概的目標後，就立即跳到方案的思考中。為了實現開初設定的目標，我們會尋找可能的解決方案。但要留意的是，沒有人去思考到底為什麼需要這個目標和這個目標到底是否合理。專案如果並沒有想好目標為何和完成目標後的情況，即使專案真的完成，也不一定能達到最初的想法。或在專案交付期間發現沒能達到自己所想的情況，因而被迫不斷變更，令時間和金錢的投入愈來愈多。

沒仔細推敲到達目標的每一步

在專案開始前，我們都需要先作規劃，才能有效到達目標。常見的規劃不良，是把問題、挑戰與未知的元素留到以後再解決。人們以為的規劃是一個人坐在房間裡把時程表填好，團隊按照時程表行事即可。作者表示規劃是一個動態的過程，它需要通過小規模試驗以確認實際情況，從而作出調整的過程。沒有規劃，則難以知道未來的路在何方，因此更難以往目標接近。

無視經驗的價值

在規劃專案工作時，經驗是規劃的關鍵。經驗一般屬於內隱知識，即用說話也不足以表達的事。但經驗的價值在於，擁有豐富經驗的人，在事情看似不對勁的時候，能更早的提出並以其獨到的見解來解決隱而未發的問題。另一方面，豐富的經驗能為專案指明前進的方向，使專案在交付的時候能以更為平穩的方式前進，而不需要一直跌跌碰碰。

我的感想

讀完這本書後讓我沉思了許久，並使我重新審視自己管理的專案，同時也在尋找如何才能作更好的規劃。在軟體開發這一塊，規劃思維好像不是很重視。感覺只要使用敏捷開發就不用規劃一樣。但本書讓我直面規劃這個課題，也在尋找如何到達合適的規劃深度。

如本文一開始所講，本書通過研究數據佐證了三思而行是有其實際價值的，但我們的文化好像並不重視規劃。一般來說如果專案的整體時間是半年的話，用作前期規劃的時間可能只有兩週到四週，其他時間則幾乎全部集中於交付上。就好像工作不開始的話，東西就不可能如期完成一樣。但神奇的是，人們連實際有多少工作要做都不知道，只是心中有個大概的概念就認定時間不夠。結果就是時間確實不夠，不過大部份時間都用在補破網上而不能一次性把工作做好。在我們的文化中，規劃的價值一直被低估，甚至會讓人覺得光想不做是一種浪費時間的行為。但種種證據和名人都表示，先思考，才能做就完美。就好像美國前總統林肯先生所說：

如果給我5分鐘砍下一顆樹，我會用前面3分鐘把斧頭磨利

通過這一句名言，足以證明如果想減少實際動手時的麻煩，在動手前就必須盡可能的減少麻煩的發生。

另外本書的觀點也讓我想起了《孫子兵法》一書。《孫子兵法》開首第一篇就是「計編」。孫子所講的「計」指的是計算。而把「計」放在專案管理，洽好就是規劃的過程。在專案開始前，就必算要好好計算，以確認專案是否應該做、能不能做、如何做等。因此良好的計算可謂成功的第一步。

人生也同樣適用

雖然本書寫的是專案管理，但人生其實也有適用的地方。就以我參加全程馬拉松比賽為例，如果由起點開始跑到終點看作是專案交付過程的話，規劃就是在正式比賽之前所花費的時間。首先在比賽前，就必須要花時間練習長跑，這是了解和強化自己能力和累積經驗的一部份。另一方面，在比賽前必須要先了解賽道的結構。需要知道那裡的路段是上坡、下坡，路段有多長。另外也需要知道補給站在那裡，應該在那喝水或吃補給品。不作規劃而直接上場跑的話，要麼就是能力超強能硬撐到結束，要麼就是提早離開賽道。當然在比賽中一定不會和規劃的完全相同，我必需按身體的情況調整步調和計劃，並需要更改餘下路程的計劃。通過事前的計劃，使我能更有信心的完成比賽，而不至於在比賽中被心魔打敗。

寫在最後

本書除了說明專案出錯的原因，作者當然也給出了相對應的解決方案。另外也順便的探討了一個很多人都提出的問題：＂反正計劃不管有多完善還是會變的，為何還需要花時間規劃？直接投入就對了！＂如果讀者對這些部份感興趣的話，請讀一讀本書。當然我未來也會繼續更新本書的內容，敬請期待。

如果大家對本文章有興趣，歡迎留言討論。也請大家給個愛心，謝謝！