如何設計完美的簡報？3大階段處理複雜資料

上過一些簡報課後，想用學到的技巧製作簡報，但後來會發現有時候簡報設計上會有一些條件的限制：

• 不能刪字、不能放圖。
• 表格不可以刪。
• 要同時展示流程和放大局部資訊。
• 只有很短的時間製作。

在有條件的限制之下，可能就沒辦法完整展現自己想要講的內容。而我認為這是因為自己學了簡報的「技巧」，但沒有學到「心法」。

於是尋尋覓覓便找到了《精準設計：簡報心法篇》這堂課。我會在這篇文章和你分享「我學到了什麼」、「課程重點筆記」及「我上課的真實心得」。

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判斷有效資訊的SOP

講師 Bill 提到，好的簡報取決於下列幾點：

• 所使用的資訊是否符合簡報最終要達成的「目的」？
• 給出的資訊是否能讓人快速看懂？
• 是否能用最少時間和資源做出符合上面兩點的成果？

因此，在實際運用軟體製作簡報前，要先篩選什麼資訊「符合目的」，刪去不必要的資訊，並優化資訊間的邏輯連結，最後才考量設計版面的視覺元素。

綜合前述，一份簡報的製作流程通常會有以下步驟：

1. 篩選出「有效資訊」。
2. 找到「有效資訊」之間的邏輯連結，決定整份簡報投影片的份量與先後順序。
3. 以資訊的重要性安排每張投影片版面的先後順序，弱化次要資訊，強化關鍵資訊。
4. 若有時間，才考量能提升設計感的視覺元素。

3個釐清有效資訊的問題

製作簡報最重要的不是軟體操作或視覺設計是否夠強，而是使用的資訊和設計是否「符合目的」和「有邏輯連結」，所以在製作簡報前，最需要考量的是：什麼資訊是沒必要出現或次要的？

為了釐清資訊，你可以先停下手邊的工作，問自己 3 個問題：

• 簡報的目的是什麼？
• 哪些資訊符合/不符合簡報的目的？
• 資訊之間的邏輯是否能相互連結？

在你可以決定的部分，先把「不符合目的」的資訊刪除，只留下「符合目的」的資訊，最起碼能把干擾的雜訊減弱，接著考量「有效資訊」之間的邏輯關係，方便安排版面。

3個篩選有用資訊的原則

在篩選資訊時，有 3 個原則需要注意：

1. 目的越明確越好

只要目的越明確，你就越能用簡單直接的方法達成目的，準備起來更有效率。

• 假設目的是「讓觀眾理解」，背景使用純白色，簡化文字，以顯眼色強調關鍵字，並拆分內容，最後增加目錄頁來凸顯簡報結構。
• 假設目的是「方便主管唸稿」，那就把整段文字複製貼上，盡量保持文字段落的完整。

市面上有許多建議，比如簡報不要太多頁、一頁只講一個重點或標題不應超過幾個字等等，都是很好的建議，但每種狀況的需求都不一樣，所以「最符合目的」的簡報才是最好的簡報。

2. 資訊與雜訊是相對的

依據「目的越明確越好」的原則，將資訊彙整為「有效」和「無效」，可以幫助自己快速完成簡報，但其實資訊的重要性是依序排列的，就像光譜一般。

假設 A → B → C 都是需要強調的關鍵資訊，但 A 最重要，B 次之，而 C 最後。那當版面上有 A 了，B 和 C 就會變成雜訊。所以設計單張版面時，若 A、B、C 用同樣顯眼的方式強調，反而會失去重點。

* 至於如何解決上述問題，後面段落「精準簡報設計 3 階段」的「資訊面處理」會有更詳細的介紹。

延伸閱讀：啾啾鞋資料彙整課程心得，幫我整理資訊更有效率

3. 選擇「至少不違背目的」的設計

從前面我們知道，要選擇符合目的的資訊與設計，但要是時間不足，可以改選擇「至少不違背目的」的設計，簡單來說就是盡可能保持「中性」。

• 以字體來說，全部用黑體代替，會比可愛風的字體來得更好。
• 以顏色來說，可用白色背景配上黑色或灰色的文字。

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精準設計簡報的3個階段

階段一：資訊面處理

在處理資訊時，為了應對各種情況，需要一套系統化的方法來處理，也就是「樹林理論」。

在樹林理論中，「林」指的是簡報的整體結構，而「樹」則是須強化的關鍵資訊。

• 林：整體資訊，如目錄頁、整體流程、甘特圖、表格，能讓觀眾快速掌握資訊之間的邏輯連結。
• 樹：關鍵資訊，指該簡報強調的部分細節。

若是公司規定要把整份表格放上去，也必須詳細講解其中 A 和 B 的數據，便可以按照下列順序執行：

STEP1 拆解樹林：依照簡報要達成的目的，將資訊拆解。

• 整份表格的「林」。
• A、B 兩個數據的「樹」。

STEP2 個別優化：

• 在放置表格的那張投影片上，用顯眼方式標註 A 和 B 等兩處資訊，代表本次要講解的地方。
• 分別製作 A 和 B 的投影片。

STEP3 彼此互補：最後，把前兩個步驟的成果組合起來，有下列 3 種作法 (附圖)：

• 局部凸顯：組合成「整體 + 整體強調 A + 整體強調 B」等 3 張投影片，互相切換講解，強調邏輯關係，通常用來說明表格或圖表。 
• 相互對照：組合成「整體 + 弱化整體並強調 A + 弱化整體並強調 B」等 3 張投影片，除了整體的投影片，其他投影片則同時呈現整體與其中一個關鍵資訊，強調目的與邏輯，較適合用在流程、組織圖或地圖的說明。
• 目錄分頁：組合成「整體 +  A + B」等 3 張投影片，在講解 A 時，切換到 A 的投影片；在講解 B 時，切換到 B 的投影片，適用於一般情況下的圖文說明。

在第一階段的「資訊面處理」中，規劃的是整份簡報的架構與安排資訊的先後次序。

如果以「旅行」作比喻，「林」是隨身攜帶的地圖，為了指引方向，需經常查看；「樹」則是重點參訪的觀光景點，通常只會出現一次。

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階段二：資訊視覺化

在第一階段，我們理解了整體布局該如何進行，接下來則是學習單張投影片的布局。

在還沒上課之前，我以為所謂的「視覺化」，指的是精簡文字後，放入 icon、圖片、動畫或影音素材，但其實視覺化的本質是要讓講者腦中所想的，與觀眾眼睛所見的一致。

為單張投影片規劃資訊時，先幫資訊分組，再依「目的」與「邏輯間的連結」來安排版面：

一、大小對比：選出「最符合目的」的文字資訊放大成標題。

• 舉例：「全館 95 折起」通常「95 折」會被放大並作醒目的標示，因「95 折」符合商家製作宣傳物的目的。

二、相對位置：在條列式的文字資訊中，擺在上方的資訊，一定比擺在下方的資訊更容易被觀眾注意到，這就是相對位置的重要性。實際運用時，可能有下列幾種情況：

• 情況一：在條列式的文字或段落中，第一句的位置比第二句更重要。
• 情況二：將相關的文字段落放在同一邊或同一列，有分門別類的效果。
• 情況三：將極為次要的資訊放在版面的最下面或側面，可弱化資訊的重要性。

三、物件連結：標示資訊之間的邏輯關係，讓觀眾更容易理解，通常用箭頭或線條表示。

「資訊視覺化」我的練習案例 (非課程案例)

〔原始投影片〕

〔一般會做的改善〕

〔釐清「目的」與「邏輯」後，整理順序與關聯〕

修改方式 1：強化分類階層

修改方式 2：凸顯相對順序

修改方式 3：解析內容架構

要注意的是，資訊視覺化是為了讓觀眾容易理解而進行的步驟，並非為了畫面美觀，因此需要思考的是「要怎麼做才會更好懂」，而非花時間找圖片或 icon。

最後，如果要製作出一張融合上面三張圖的投影片，當然也可以，但仍然要思考觀眾想看什麼，對他們來說，不在意的資訊就會變成干擾的雜訊。

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階段三：視覺面處理

在第三個階段「視覺面處理」優化版面時，一定要考慮「目的」和「邏輯」，讓觀眾變得更好理解，且不干擾原來要傳達的資訊：

目的：符合目的者顯，不符目的者隱

1. 無差別的減弱：文字統一為黑體、大小相同、使用黑色或灰色，全部對齊並減少形狀雜訊等等。
2. 根據目的聚焦：挑出想要強調的重點資訊。

* 但要是一開始的素材沒有太複雜的話，這一部分可以省略。

邏輯：使相同目的的資訊擁有一致的視覺元素

1. 依目的差異化：將重點資訊改為較顯眼的顏色，便能與其他灰階的資訊做出區別。
2. 統一視覺元素：若有兩種以上需要作出差異的資訊，就要用不同顏色或形狀做出區別，比如 A 用同一種顏色、B 用另一種。

* 幫觀眾透過設計元素的區分，快速掌握資訊之間的關係。

要注意的是，最好先使用紙筆在「資訊面處理」和「資訊視覺化」等兩個階段處理好資訊和資訊之間的邏輯關係後，再操作軟體完成「視覺面處理」，避免過度設計的問題。

「視覺面處理」我的練習案例 (非課程案例)

上圖就是過度設計的例子，明明資訊結構很清楚，卻因為做了太多背景框的配色，導致文字框的配色就要更亮，反而在畫面上互相干擾。

如果想要修改，就得先減弱所有設計，再依據「簡報目的」，選擇要凸顯的關鍵資訊。每張投影片都盡量只有「一個目的」，讓觀眾快速抓到重點。

更完整的簡報設計方法，請閱讀【精準簡報設計課程筆記：抓住關鍵內容的3階段技巧】