事務所週記EP#5 制度的建立是為了效率/用「下週前我該完成什麼」來安排工作/ AI 可以當文學評審嗎!?

by Gemini

⬛️ 制度的建立是為了效率

制度的建立是為了效率！？

聽到制度，我們總會慣性聯想到繁文縟節帶來的低效率。在 PMO（專案管理辦公室）的工作中，為了讓全公司的專案達到一定品質、實現管理目的，制度設計是常見的手段。

但 Gipi 游舒帆的這篇文章帶給了我不一樣的觀點。

第六，制度不是為了約束創意，而是為了提升效率與品質。公司只有一個人時，這個人只要跟自己溝通，然後一個人完成所有的任務。但公司長大，事情會交到不同人手中，而且每個人的專業水平不同，過往經驗也不同，必須找到一套對齊的標準，讓大家可以更快且更有效率的產出高品質的成果。流程與制度是為此而生的

制度存在的目的，是為了讓大型公司中的每個人都能更快、更有效率地產出高品質成果。制度不是限制產出品質的上限，而是幫助訂定最低品質標準。以公司的專案制度為例，在專案啟動前的規劃與審查看似限制，實則是為了確保專案品質的必要步驟。

那麼，什麼樣的工作適合建立制度呢？

Gipi 學長提到了兩個重點：可重複性、可管理性。也就是說，需要重複執行且可被管理的工作才需要制定步驟。如果只是臨時性業務或新產品的 PoC（概念性驗證），就不用急著制定制度，等到業務流程上軌道後再來制定也不遲。

再來，好的制度要能接受模糊與不確定性，而且適合的制度比完美的制度更重要。

就像好的產品需要快速迭代來面對市場，好的制度也是如此。制度雖然是死的，但一定要有與時俱進的空間。這裡提供另一種思維：如果事情能一步就搞定，那就代表這件事簡單到不需要制度。同時，也要根據實際情況來決定制度的適用範圍與規模。

制度的擬定不是為了增加無謂的流程，而是確保大家在執行相似工作時，都能達到一定水準以上的產出。

⬜️ 用「下週前我該完成什麼」來安排工作

作為工作者，你是否會在每天前安排自己的工作呢？

在閱讀 BCG 問題解決力時，有一句話讓我印象深刻。

用「下週前我該完成什麼」而非「明天我要做什麼」的思維去安排工作。

這樣的思維能避免被待辦事項追著跑，並且有足夠的大局觀掌握整體工作進度。若只用「明天我要做什麼」的思維，容易落入見樹不見林的困境。這其實就是目標導向的思維，如果每天都只用待辦清單的方式思考，很容易在忙碌中迷失這週的工作重點。

⬜️ AI 可以當文學評審嗎!?

讀到陳又津的電子報《久違的文學獎，被 AI 評上第一名啦》，他分享了將多個作品丟給 AI 評選，AI 將他的作品評為第一名。AI 有資格當文學評審嗎？AI 評分的邏輯是什麼？

我覺得 AI 評審，就是 Notebook LM，它所評選的意見其實沒有錯，可是看起來就很像閱讀測驗，那些東西實實在在地對，但很制式。

生成式 AI 在創作上，對於制式化的框架有深厚的理解，但對於美感與想像力的解析，是目前的 AI 還無法做到的。Jemmy Ko《AI 內容：讓你走向平庸的超級下策》指出，生成式語言模型的機制是找出語料庫中最可能出現的字詞進行接龍，這意味著它提供的內容往往是最大眾化、最平凡的。

→ 禮物不需挑最貴 只要 ＿＿？
心意 6.25%
適合 4.67%
香榭 0.00%

→ 禮物不需挑最貴 只要香榭 ＿＿？
大道 80%
氣質 10%
的落葉 0.00%

上面範例告訴我們，目前的AI是寫不出具有創意的歌詞的。

AI 能幫助我們用最通俗的框架和最大公約數的內容來分析與產出，但生成的內容未必有價值。對藝術創作者而言，未經編輯的 AI 內容缺乏美學與詩意；對知識創作者而言，它缺乏個人觀點；對程式設計師而言，未經編修的 AI 程式碼可能不符合團隊的開發規範與技術框架。

前陣子看到我關注的棒球主題 YouTuber JOSH 分析了為什麼不再做頻道早期的美國職棒數據分析影片（連結）。他說，這些內容只是從國外網站翻譯加工而來，缺乏個人特色。對影音創作者來說，要加入更多個人元素，才能營造獨特的品牌形象。

AI 能夠創作、表達、寫出有邏輯的文字，但能否取代創作者？我想答案是否定的。