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【卡片盒筆記系列文】10分鐘教你如何用 Heptabase 日記功能提升生產力！讓你從「搞笑」的一天變成「高效」的一天

2022/09/28閱讀時間約 12 分鐘

「每天被雜事壓得喘不過氣，動不動就出現需要馬上解決的鳥事，結果一天弄下來，雜事做一堆，正事反而完成，為了怕開天窗，只好無奈的留下來加班做完…….」

這場景你很熟悉嗎？是不是很像很多人每天的寫照？

Mr. S 在剛進職場的前幾年老是有這種感覺，總有處理不完的雜事，每個又都非常的「緊急必須馬上處理」。一下子 A 客戶打電話過來客訴不良品，叫我立刻安排補貨，一下子 B 客戶打過來詢問訂單的交期，一下子助理通知客戶要修改訂單內容，問我該怎麼辦？

一時之間你就有好多問題要解決，如果下錯決策更會產生更多問題，但同時你又沒有太多時間去思考哪個決策是比較好的。很快地你的工作就亂成一團毛線。最慘的是這樣的情境每天都會重演一遍，彷彿跳脫不出這個迴圈……。

如果你也厭倦每天因爲雜事而被迫加班，不知道該怎麼解決，相信這篇文章能夠幫助到你！

俗話說：一日之計在於晨。這裡的計原來指的是時機，但你也可當成記錄的記，利用每天寫日記的方式記下你一天最重要的事情。相信我，光只是記錄下來而已，你的生產力已經可以馬上提升！

這篇文章會教大家使用數位筆記軟體 Heptabase 中的 Journal 日記功能來幫助你取得高效的生產力。讓你用一天最精華的 2 - 3 個小時就產出別人 8 小時才能完成的任務。

文章開頭先跟你分享 7 個寫日記的好處，接著說明日記該包含什麼，並實際提供我是如何開啟高效生產力的一天(同場加碼搞笑版)，目的是讓你能夠利用看完文章之後，立刻運用出來。

趕緊看下去吧！

Heptabase 官網連結及功能簡介

7 個用 Journal 寫日記的好處

每天寫日記有 7 大好處，Mr. S 將之分為 2 大類：職場工作者及知識工作者，首先列出在職場工作的人寫日記的 4 個好處，後者則是有在固定學習的人寫日記的額外 3 個好處。

職場工作者寫日記的 4 個好處

1) 優先做最重要的事

每天寫子彈筆記，一早列出本日要執行的最重要的3件事以及要在工作執行最重要的3件事，減少自己美做完一件事後要思考要下一件該做什麼事情時間，讓自己能夠迅速進入狀況，而且按照優先順序完成任務。

2) 提醒自己獲取正確思維

有時候有些觀念不是做不到，單純只是忘記，透過每日日記的提醒，讓你能夠每天都順利想起來要擁有這些思維與習慣，例如 Mr. S 就結合高效能人士的 7 個習慣與內在原力，例如天天提醒自己要利他共贏、用以終為始的思維以及要傾聽太座說的話。

3) 給自己一個好心情面對各種突如其來的雜事

每天一早就完成重要的任務，你就可以比較有好的心情去面對突來又瑣碎的雜事(會讓你翻白眼的那種)。如果你有在職場工作，相信你都不會陌生。工作中是常常出現各種「意外」，而且最喜歡在你生產力準備達到高峰的那一剎那打斷你，迫使你思緒中斷，而往往工作的一天你得面臨數十次這樣的情況，而生產力就這麼下滑了。

若你一早就已經界定今天要完成的任務，而一上班就立刻做。那麼你就能避免落入雜事做一堆，正事沒一件完成的窘境。反而是用輕鬆的心情處理雜事。

4) 用來忘記，釋放大腦記憶體，讓大腦提升專注力

人的大腦若同時要處理大量記憶與思考時，效能會降低，就像你讓電腦同時跑一大堆程式會過熱一樣，透過記錄在日記上，可以將大腦記憶體做一個清空的動作，將這些瑣事給「忘記」，讓大腦專心在思考上。

這樣一來不只可以增加大腦效能，使大腦專注在最重要的事，同時又可以透過日記記住更多的東西。

知識工作者寫日記的額外 3 個好處

5) 快速完善文獻及永久筆記，並將靈感做成靈感筆記

若你前一天有寫一些快閃筆記，可以先做成卡片並在先在隔天用”@”的功能做出筆記連結，方便你隔天直接點擊就將筆記完善成文獻筆記或是永久筆記。

【卡片盒筆記系列文】10分鐘教你如何用 Heptabase 日記功能提升生產力！讓你從「搞笑」的一天變成「高效」的一天

當你直接點擊那張卡片後，就可以立即在右邊進行快速的輸出，相當的方便。

【卡片盒筆記系列文】10分鐘教你如何用 Heptabase 日記功能提升生產力！讓你從「搞笑」的一天變成「高效」的一天

若你在一天當中突然有某些靈感或是發現有些重要的文章可以拿來應用，也可以直接在 Journal 底下紀錄，順利捕捉瞬間出現的靈感或是重要訊息。

【卡片盒筆記系列文】10分鐘教你如何用 Heptabase 日記功能提升生產力！讓你從「搞笑」的一天變成「高效」的一天

6) 避免知識焦慮，寫下來批次安排時間閱讀

這個比較是熱愛學習者的詛咒，就是在不斷學習的過程中會發現自己好多要學，每個都很想讀，因而產生知識焦慮。

例如買了幾本好書以及幾堂線上課程，而且每個都想「馬上學」，若特別安排好，會變成閱讀時想著線上課程，或是上課時想著還沒讀書中的有趣內容，讓大腦產生糾結，反而專注力下滑，此時就可以透過安排閱讀及上課的時程，類似求學時候的課表一樣，在特定時間段做特定的事，這樣就可以讓大腦不會產生知識焦慮的狀況。

【卡片盒筆記系列文】10分鐘教你如何用 Heptabase 日記功能提升生產力！讓你從「搞笑」的一天變成「高效」的一天

7) 用來覆盤，讓努力往「對的方向」前進

覆盤是反思及回顧的一個過程，透過檢討對過去所記錄下來的日記、做過的任務與進度，給予自己反饋，找出是否需要調整方向，並反覆刻意練習來讓自己持續進步。

當你成功每天寫出日記後，你就可以做出每週回顧，然後月回顧，最後年回顧。這之後會再寫一篇文章來說明。

很多人誤以為努力一定會有好的結果，其實要努力在「對的方向」才會有好的結果，而覆盤回顧正是給予「調整方向」的機會，讓你往對的方向前進。

【卡片盒筆記系列文】10分鐘教你如何用 Heptabase 日記功能提升生產力！讓你從「搞笑」的一天變成「高效」的一天

日記該包含什麼內容

寫日記的關鍵不在於寫多好多好，在於能夠每天持續地寫下去，所以在這邊提供你一個簡單版本和一個進階版本，最後再分享 Mr. S 自己正在用的模板。

簡單版：子彈筆記

我是今年才開始寫日記的，而我跟一般人一樣都有惰性，所以選擇最簡單的子彈筆記來寫。先求有再求好，根據瓦基的這篇文章。每天的日記只要寫下，通常 10 分鐘不到就能完成。

一個肯定：寫下一句話給自己今天打氣
三個任務：安排三個最重要的任務，例如兩個工作，一個私人任務。不求多只求有做好。
三個感恩：每天試著感謝三個人，並寫下具體感謝的事，這個可以幫助你珍惜周圍身邊的人
一個檢討：回顧今天完成任務狀況，進行自我省思檢討

當然實際的子彈筆記比這個多很多，你可以藉由瓦基的文章去做更深入的了解，包含月誌及年誌，以及規劃年度目標等等。這邊只舉最簡單的部分。

若你已經熟悉寫子彈筆記，還意猶未竟的話，可以參考接下來的進階版本。

進階版：朱騏九宮格日記

進階版適合已經建立日記習慣，但想要再更進步的人。推薦你可以寫朱騏版九宮格日記，根據朱騏的這篇日記系列文章，他將寫日記的類別分為心靈、弱連結、親密關係、健康、News 新聞、財務、學習、工作、夢想相關，是更全面的日記模板，有興趣的人可以參考他的文章得到更多的資訊。

最後來介紹我自己寫的版本，我是比子彈筆記版本寫更多，但又沒到進階版的程度。

Mr. S 的版本

目前寫日記已經快 10 個月，我也有自己的一個數位日記版本提供給你參考一下。主要是以待辦清單的格式來寫。讓我稍微說明一下概念，總共分成四個部分。

每天都一定要做的雜事。這部分主要是你每天不管多忙都一定要做的雜事，為了怕忘記所以列在這裡提醒自己。像我每天一早都得幫小孩填寫線上健康表、喂貓以及幫習慣打卡
自己想學習應用的思維 / 觀念。放在這裡是為了讓自己可以內化，更新自己的思維模式。讓自己在接下來的一天能用這樣的觀念與思維來處理事情
本日待辦：給自己每天最重要的 3 個任務。人生不是只有工作，若你有副業或是想學習的事情，都可以在這裡放入待辦清單，並記得寫下執行的時間。這樣一來就等於在自己腦袋中放入今天一定要在特定時間點做這件事的暗示。讓自己能夠照表操課。
工作待辦：在工作的 3 個最重要的待辦事項。

Mr. S 日記模板

全部做成待辦清單(check box)的形式主要是我喜歡完成一件事就打勾的感覺，這樣會讓自己比較有成就感，感覺一天沒有白過。之後回顧時也可以看自己到底哪些有做哪些沒做。並在之後做一個調整。

建議你可以參考各種版本，然後擷取你覺得實用的地方，調整成適合你的模板，重點是可以持續這樣做下去就好。

因為光有這份待辦清單還不足夠，畢竟沒有執行就沒有成果，接下來會分享怎麼樣執行這份待辦清單，開啟高效生產力的一天。

【卡片盒筆記系列文】10分鐘教你如何用 Heptabase 日記功能提升生產力！讓你從「搞笑」的一天變成「高效」的一天

如何開啟高效生產力的一天(同場加碼搞笑的一天)

這邊將自己實際如何實現高效生產力的一天提供給你參考，但因為我也是人(相信你也是吧？)，總是會有想耍廢的時候，所以除了提供「高效」提升生產力認真版之外，也順帶提供了「搞笑」快速追完一部劇的耍廢板，讓你看看高效人士是如何高效的耍廢，哈哈。

「高效」提升生產力認真版

5 點半起床
泡一杯天天喝星巴克 VIA 財富自由小確幸派克市場黑咖啡
打開 Heptabase 使用 Journal 規劃一天的事
花 45 分鐘開始做第一件最重要的事 (通常是寫作)
花 10 分鐘後做每天必做雜事：填寫孩子上學健康檢查表、運動習慣打卡
上班通勤 20 分鐘時繼續做第一件要事
上班時完成工作的要事，通常花 2 - 3 小時，然後放空，接受工作中隨時而來的一堆雜事
中午休息時 30 分鐘做第二件要事
下班通勤 20 分鐘繼續做第三件要事

「搞笑」快速追完一部劇的耍廢板

6 點起床
泡一杯天天喝星巴克 VIA 財富自由小確幸派克市場黑咖啡
追劇 30到 40 分鐘
做每天必做雜事
上班通勤追劇 20 分鐘
中午休息追劇 40 分鐘
下午通勤追劇 20 分鐘
運動時追劇 20 分鐘
吃晚飯追劇 30 分鐘
顧小孩時追劇 15 - 20 分鐘
晚上小孩睡以後追劇 4 小時

這樣起碼一天可以擠出 7 小時的追劇時間，是不是連耍廢也很「高效」呢？

結語

很多人很忙，背後的真相是生活失控。 - 瑞德卡洛《子彈思考整理術》

最後想用這句金句最為結尾，不可否認地有部分人的確很忙，但同時也有另一部分的人說自己很忙，實際的真相就是生活沒有秩序。就像 Mr. S 初當業務的前幾年，並沒有自己計劃工作的習慣，而是任由雜事將自己的生活給淹沒。對事情採取「被動的反應」而非「主動的規劃」。

直到後來寫子彈筆記後，化被動為主動，情勢才開始改變。若你剛好也正在被雜事所淹沒，想找到出路卻沒有方向。相信這篇文章能夠帶給你一點幫助。

透過說明 7 個寫日記的好處能夠帶給你一點啟發，並實際的跟你分享日記裡該包含哪些內容，同時實際示範如何開啟高效生產力的一天，讓你看完這篇文章能夠隔天立刻運用出來。

相信我，若是運用得當你將可以用 2 小時的工作產出抵別人 8 小時

或許你有可以維持寫日記習慣的撇步，或是你在寫日記以及提升生產力有問題，也歡迎寫信給我分享你的困擾與我一起討論。

若你對卡片盒筆記法、Heptabase 數位筆記軟體有興趣，Mr. S 有寫過相關系列文章，延伸閱讀也有瓦基與朱騏關於日記相關的文章讓你可以參考。

⭐延伸閱讀

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