「Excel 防柒六件事」

上次篇《文儀用品五件事》反應好似唔錯，咁我就按計劃寫下應用 Excel 嘅一啲趨吉避凶小貼士。有啲嘢，唔講唔覺，錯咗柒咗先發覺。因為使用 Excel 嘅一啲小問題而畀老闆明小暗寸事少，影響自己喺職場上嘅聲譽事大，你話幾唔抵呢？

話說我當年仲係新鮮人、小薯仔，奉老闆之命整個表，懶靚咁執晒 Excel spreasheet 嘅界線、字型同顏色，執靚靚之後滿心歡喜 email 畀舊老闆等呃 like ，心情既期待又緊張。

似曾相識呀可？如果你老闆係新派人奉行無紙工作間， Paperless ，就可能相安無事。不過，遇著老派老闆鍾意事無大小都印出嚟喇喎⋯⋯就會好似我當年咁：一係就一張 Spreadhseet 散開六張 A4 紙印出嚟；一係就一張 A4 紙入面個表啲字好似米雕咁細粒。望住舊老闆對住幾張爛紙一臉茫然嘅樣子，真係欲哭無淚。

點解咁柒？咪就係冇較 Print Area，或者較錯咗囉。經一事、蔡一智，下次 send Spreadsheet 之前記得望清楚，張紙要打直定打橫，每行每列嘅長闊高較返好。話知佢印唔印、印之前又 check 唔 check Print Area 丫。

讓人予取予攜呀。

我舊老闆每次睇完我嘅 Spreadsheet 之後試按 Backspace 或者 Delete 掣。佢梗係唔係想滾搞我啲嘢啦，邊有咁得閒。佢，係特登嘅。

大家都知用得 Excel 少不免有寫 Formula 。但係公事上同人分享個 Spreadsheet 共用，點樣防止自己苦心寫好一段段嘅 If Then Else 唔會消失於無形？

答案就係較返每格嘅格式，係 Lock 定 Unlocked ，以及張 Spreadsheet 本身有冇較 Protection ， Lock 咗嘅 Cell 究竟可唔可以揀選，可唔可以加行或減行，之類。

咁你明白，我舊老闆嘅指定動作係以防有傻仔唔小心唔覺意鏟咗嘢然後仲要騰雞起上嚟 Save 埋個 File 啦？認真用心良苦呀。

交一份唔完整嘅報告畀老闆，同埋塊蕉皮佢踩真係冇乜分別。跣老闆一鑊嘅後果？唔係要我講下嘛？唔想有咁嘅一日，交功課之前望一望最左邊嘅行數，如果啲數字係藍色嘅，咁就睇睇個 Auto-Filter 啦。

一張 Spreadsheet 郁啲就一千幾百行紀錄，要喺入面篩選返相關嘅資料 (例如話某一日嘅交易紀錄) ，Auto-Filter 絕對幫到你。問題係， Filter 可以好多層，你可以選擇幾個條件去篩選 (例：邊日、邊個人、喺邊度) 。而冇手尾嘅人，用完 Filter 係唔會還原嘅。

同埋如果開新空白行又唔入嘢，再之後隔咗行先再輸入資料， Auto-Filter 可能唔識撈返空白行以下嘅紀錄，各位留意返。

「Hi Hi 」一詞出自香港某論壇嘅懷舊模式 (粗口過濾 mode) 。意思可以自行查閱，如果你真係唔知嘅話。

記得有一次，舊老闆喺度研究份報告啲數字係點計出嚟嘅。但係佢 R 爆頭都搵唔到源頭粒數所在嘅 Worksheet ，一怒之下捉個同事嚟問，先知同事精甩邊，將原始數據 Raw Data 收起咗，又將中間換算嘅 Column Hide 埋，收到好似老豆當年床下底啲鹹書咁。

嗰一日，舊老闆嘅面口真係好難睇。嗰個同事名副其實， Hi Hi 了。

退一萬步講，人係需要起稿嘅，而草稿係唔適宜見人嘅，所以無論隱藏 Rows 、 Columns 甚至 Worksheets 都係人之常情。咁有心而為之嘅作者當然可以善用呢個功能，但係為人為己，需知道工作上調職、 Job Rotation 嘅安排時有發生， Hide 嘢之前留低線索，無論係一張說明書定係頁末一句備註，都係功德無量。

香港嘅電視劇集發明咗 C Drive 上網，香港嘅用家有時都會聰明到寫 Excel Formula 指住其他 File 嘅其他 Cell ，指到去咗 Local Hard Disk ，即係傳說之中嘅 C Drive 。咁玩法照計應該唔係有心嘅，可能純粹係當初開 File 嗰陣，一開波就喺 C Drive 開咗，之後搬上 Common Drive 又唔記得改返條 Link ，變成獨家村 Excel ，啲數冇得更新。自己同一部門嘅同事都尚且睇唔到，莫講話其他部門或者公司以外嘅讀者喇。

我嘅手勢係，除非好有必要數據連帶公式一併送出，否則多數都係另存一個 Values Only 嘅檔案先好畀人。呢個世界又有幾多人好似我同我舊老闆咁，鍾意走去研究人哋啲 Formula 點寫丫⋯⋯

介紹返， VLOOKUP 嘅格式係 “ =VLOOKUP( [你要搵嘅對象], [你搜索嘅範圍], [你個對象再隔幾多條街 (column)], [FALSE (一模一樣) / TRUE (差唔多都殺)])”

咁最易出事嘅位喺邊度呀？係你搜索嘅範圍呀。好多人慣咗手勢用 Mouse 拉個範圍出嚟，咁個範圍就變咗 A1:G99 。然後下一步好多人又會將條 Formula 拉落去其他格仔度，然後啲搜尋結果就走晒樣鬧晒 Error 。因為，你搜尋嘅範圍已經變咗做 A2:G100 或者 B1:H99 之類。

有咩預防方法？ F4 。唔係周渝民言承旭朱孝天吳建豪呀，係喺你寫公式嘅時候 highlight 咗個範圍，㩒 F4 令個範圍變成 $A$1:$G$99 ，咁樣就鎖死咗條公式，你點拉佢都指住呢個範圍。當然，再㩒多次 F4 就變成 A$1:G$99 ，鎖定行數；再㩒 F4 又變成 $A1:$G99 ，鎖定列數。點樣應用就睇你需要啦。