這不是教你敏捷，也不是教你專案管理，只是一些可以幫你快速管理日常工作，提升工作效率的簡單方法。
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早上 8:30 到公司，一打開郵件信箱，我馬上就想把電腦關了，因為，我還不太想面對每天都得看到的現實…
「唉…怎麼才幾個小時，就又有上百封郵件要看、要回啊…」
像這樣的生活和念頭，我相信你應該也不陌生。在每天的生活裡，有太多太多的事情要辦，但卻太少是我們真的需要去面對的。在日常的工作中，每一件事都是專案，這裏所說的專案指的不是 Project，而是需要你「專」心去做的「案」子(Case)。
而為了管好、做好每一個 Case，在不同的工作場合中，每個人會需要不同的作法，這不論你是跑前線的業務，做研發的工程師，天天挨客戶罵的客服人員，負責管理財務的會計，還是支援後勤事務的助理小弟小妹。
每天面對龐雜的事務，我真心地希望能夠提供你一套好的工具，可以讓你每天工作起來，都充滿活力和精神。
因此，這也是今天這篇文章所期望的目標。其實只需要一大一小的兩個筆記本、兩張小白板和一疊 5cm*5cm的小便利貼，就能幫你做到這件事。
【工具一：小筆記本】
這本小筆記本，小小的一本，主要是讓你可以方便帶在身上，用來隨時記下工作上需要做的事，像是拜訪客戶或是老闆臨時交辦任務的時候，都可以馬上把這本筆記本拿出來做紀錄。
而在做紀錄的同時，不要洋洋灑灑地寫一大堆，市面上有很多教如何寫筆記的書，選一本你覺得喜歡的方法，努力去學。
但如果你沒時間去書堆裡挖書學，那麼只要記得寫下最重要的三件事：
- 交辦人是誰：用英文名字或畫圖都行，只要能讓你想起是誰交辦的就好。
- 交辦內容：用條列式的方式，將「期限」、「做什麼」和「成果是什麼」寫下來就好，如果交辦人沒講，那就趕快問，問清楚了才能放他走。
- 相關連絡人：做完工作之後，後續要交給誰、聯絡誰。
記得，還有一個最重要的事，那就是當你紀錄下來之後，一定！我是說一定喔。
一定要和交辦人確認內容，
然後問對方：「有什麼我該注意的事？」。
這句話一定要問，那會是你未來在工作上是否加分、順利的關鍵問句。
【工具二：兩張小白板＋一疊小便利貼】
記下小筆記本的內容之後，你可以將每一則事項，盡量簡潔地寫到一張小便利貼上，然後，接下來就是進入這篇文章的重頭戲了。
拿出從文具店買來的兩張小白板，它通常是30cm*20cm的小塑膠白板，然後把每個白板用有色膠帶從中間貼一條線，讓每張小白板都分成左右兩邊。
這樣一來，兩張小白板就有四個區塊了，這四個區塊分別是：「待辦區」、「日常區」、「追蹤區」和「備註區」。
- 「待辦區」：將新增的小便利貼，都先貼到這一區，你可以從上到下以你喜歡的分類方式來排序，而我個人喜歡用「緊急和重要等級」作為排序依據。
- 「日常區」：這是當天要做的事。你可以隨時將待辦區裡的便利貼放到這裡，也可以在做完之後，將完成的便利貼放到追蹤，或是轉貼到大筆記本裡；當然，有時候人也是會想逃避一下的…所以，你也可以隨時把這裡的便利貼，放到待辦區裏。但千萬記得，這只是一時逃避，你終究還是得面對的。
- 「追蹤區」：有些事在日常做完之後，需要後續追蹤進度，你就可以放到這區，或是你交辦給部屬的事，也可以放在這區。
- 「備註區」：這一區寫的內容是作為任何需要注意的事。有可能是特定客戶的習慣、固定聯絡時間或時程，或是某些老闆、同事的特別習慣或注意事項，甚至是重要聯絡人的電話都可以放在這區。
在白板上貼滿便利貼，然後再一個個處理完，每天的心靈就會像是經過大掃除了一番，你將會從這個乾乾淨淨、亮晶晶的白板上，得到超過100分的滿足。
我通常都把這兩張白板掛在辦公桌前，或至少是大家都看得到的地方，如此一來，可以讓其他人知道，我今天要做哪些事、人會在哪裡，還有目前正在追蹤誰的任務。
當然啦，你不一定要把白板都拿出來。譬如你是外勤業務的話，整天都在外面找客戶，那麼你也可以將白板放在車上，或改用大筆記本取代白板也可以，不管你怎麼做都可以，因為：
這兩張白板的目的，
就是要讓你可以「一目瞭然」地看到
所有正在發生、該做的事。
【工具三：附拉鍊的大筆記本−使用週曆紙】
當你完成「日常區」的事項之後，就可以把便利貼拿下來，轉貼到大筆記本裡了。在轉貼過去的時候，建議貼在週曆紙上，對，就是那種左邊是星期一二三，右邊是星期四五六＋日的週曆紙，當你轉貼便利貼的時候，把完成的事項貼到你當天的格子裡就好了。
如此一來，
你不僅可以往回追溯過去的工作內容，
也可以看一下是否有週期性的事項，
這樣你就可以提前準備或是預防了。
為了能夠好好地保存這些工作記錄，所以我特別推薦使用「可以用拉鍊關起來的大筆記本」，原因很簡單，因為貼完之後，可以用拉鍊關起來，便利貼就不會容易飛走了。
以上這三項工具很快地講完，它們不只可以幫助你提升工作效率，甚至是改善你的生活品質，因為如果能夠將「日常區」裡的事項都好好地做完，那絕對可以讓你在下班之後，大大地鬆一口氣、好好休息。
而且，在這過程中，你也可以好好地檢視，你每天的工作量是不是過多？還是太少？除了利用這些工具檢視你的效率之外，更可以提升你的工作品質。
一兼二顧，摸蛤仔兼洗褲～多好！
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