【鬼速上手工作法】只用白板和便利貼,就能提高工作效率。

閱讀時間約 5 分鐘
這不是教你敏捷,也不是教你專案管理,只是一些可以幫你快速管理日常工作,提升工作效率的簡單方法。

如果你想用聽的,歡迎來我的 Voice Blog→【
DK Opinion
早上 8:30 到公司,一打開郵件信箱,我馬上就想把電腦關了,因為,我還不太想面對每天都得看到的現實…
「唉…怎麼才幾個小時,就又有上百封郵件要看、要回啊…」
像這樣的生活和念頭,我相信你應該也不陌生。

在每天的生活裡,有太多太多的事情要辦,但卻太少是我們真的需要去面對的。在日常的工作中,每一件事都是專案,這裏所說的專案指的不是 Project,而是需要你「專」心去做的「案」子(Case)。
而為了管好、做好每一個 Case,在不同的工作場合中,每個人會需要不同的作法,這不論你是跑前線的業務,做研發的工程師,天天挨客戶罵的客服人員,負責管理財務的會計,還是支援後勤事務的助理小弟小妹。
每天面對龐雜的事務,我真心地希望能夠提供你一套好的工具,可以讓你每天工作起來,都充滿活力和精神。
因此,這也是今天這篇文章所期望的目標。其實只需要一大一小的兩個筆記本、兩張小白板和一疊 5cm*5cm的小便利貼,就能幫你做到這件事。

【工具一:小筆記本】

TROIKA|隨身寫筆記本(這是我在 uDesign 上搜到的,不是業配喔。)
這本小筆記本,小小的一本,主要是讓你可以方便帶在身上,用來隨時記下工作上需要做的事,像是拜訪客戶或是老闆臨時交辦任務的時候,都可以馬上把這本筆記本拿出來做紀錄。
而在做紀錄的同時,不要洋洋灑灑地寫一大堆,市面上有很多教如何寫筆記的書,選一本你覺得喜歡的方法,努力去學。
但如果你沒時間去書堆裡挖書學,那麼只要記得寫下最重要的三件事:
  1. 交辦人是誰:用英文名字或畫圖都行,只要能讓你想起是誰交辦的就好。
  2. 交辦內容:用條列式的方式,將「期限」、「做什麼」和「成果是什麼」寫下來就好,如果交辦人沒講,那就趕快問,問清楚了才能放他走。
  3. 相關連絡人:做完工作之後,後續要交給誰、聯絡誰。
記得,還有一個最重要的事,那就是當你紀錄下來之後,一定!我是說一定喔。
一定要和交辦人確認內容,
然後問對方:「有什麼我該注意的事?」。
這句話一定要問,那會是你未來在工作上是否加分、順利的關鍵問句。

【工具二:兩張小白板+一疊小便利貼】

記下小筆記本的內容之後,你可以將每一則事項,盡量簡潔地寫到一張小便利貼上,然後,接下來就是進入這篇文章的重頭戲了。
拿出從文具店買來的兩張小白板,它通常是30cm*20cm的小塑膠白板,然後把每個白板用有色膠帶從中間貼一條線,讓每張小白板都分成左右兩邊。
這樣一來,兩張小白板就有四個區塊了,這四個區塊分別是:「待辦區」、「日常區」、「追蹤區」和「備註區」。
  • 「待辦區」:將新增的小便利貼,都先貼到這一區,你可以從上到下以你喜歡的分類方式來排序,而我個人喜歡用「緊急和重要等級」作為排序依據。
  • 「日常區」:這是當天要做的事。你可以隨時將待辦區裡的便利貼放到這裡,也可以在做完之後,將完成的便利貼放到追蹤,或是轉貼到大筆記本裡;當然,有時候人也是會想逃避一下的…所以,你也可以隨時把這裡的便利貼,放到待辦區裏。但千萬記得,這只是一時逃避,你終究還是得面對的。
  • 「追蹤區」:有些事在日常做完之後,需要後續追蹤進度,你就可以放到這區,或是你交辦給部屬的事,也可以放在這區。
  • 「備註區」:這一區寫的內容是作為任何需要注意的事。有可能是特定客戶的習慣、固定聯絡時間或時程,或是某些老闆、同事的特別習慣或注意事項,甚至是重要聯絡人的電話都可以放在這區。
在白板上貼滿便利貼,然後再一個個處理完,每天的心靈就會像是經過大掃除了一番,你將會從這個乾乾淨淨、亮晶晶的白板上,得到超過100分的滿足。

我通常都把這兩張白板掛在辦公桌前,或至少是大家都看得到的地方,如此一來,可以讓其他人知道,我今天要做哪些事、人會在哪裡,還有目前正在追蹤誰的任務。
當然啦,你不一定要把白板都拿出來。譬如你是外勤業務的話,整天都在外面找客戶,那麼你也可以將白板放在車上,或改用大筆記本取代白板也可以,不管你怎麼做都可以,因為:
這兩張白板的目的,
就是要讓你可以「一目瞭然」地看到
所有正在發生、該做的事。

【工具三:附拉鍊的大筆記本−使用週曆紙】

拉鍊包。A5活頁本│介紙1.0 鋼筆適用紙│6孔│灰色│(這也不是業配:https://www.books.com.tw/products/N001069081)
當你完成「日常區」的事項之後,就可以把便利貼拿下來,轉貼到大筆記本裡了。在轉貼過去的時候,建議貼在週曆紙上,對,就是那種左邊是星期一二三,右邊是星期四五六+日的週曆紙,當你轉貼便利貼的時候,把完成的事項貼到你當天的格子裡就好了。
如此一來,
你不僅可以往回追溯過去的工作內容,
也可以看一下是否有週期性的事項,
這樣你就可以提前準備或是預防了。
為了能夠好好地保存這些工作記錄,所以我特別推薦使用「可以用拉鍊關起來的大筆記本」,原因很簡單,因為貼完之後,可以用拉鍊關起來,便利貼就不會容易飛走了。

以上這三項工具很快地講完,它們不只可以幫助你提升工作效率,甚至是改善你的生活品質,因為如果能夠將「日常區」裡的事項都好好地做完,那絕對可以讓你在下班之後,大大地鬆一口氣、好好休息。
而且,在這過程中,你也可以好好地檢視,你每天的工作量是不是過多?還是太少?除了利用這些工具檢視你的效率之外,更可以提升你的工作品質。
一兼二顧,摸蛤仔兼洗褲~多好!

如果你覺得這篇文章不錯,值得拍拍手,可以拍個幾下 Like 給我一些鼓勵:
為什麼會看到廣告
DK 耀尊
DK 耀尊
AGI人工智慧科學家 &商業與產品規劃顧問|分享關於策略思維、企業管理、商業開發、組織領導的知識與技巧,還有一些有點腹黑又真實的人性+人生經驗談。
留言0
查看全部
發表第一個留言支持創作者!