「電郵防柒七小事」

今時今日，返工冇用過 email ，真係唔好同人講自己做文職。但正如馬路上總有司機駕駛態度唔正確，職場上嘅電郵用家做壞手勢嘅亦大有人在。以下係一啲常見徵狀，大家睇睇有冇自己份。

漏招其實都算常見，起碼我自己，以至我嘅客人，都試過 “Enclosed pleased find the signed document…” 然後完全唔記得擺埋份文件落個 email 度。

預防方法？其實 MS Outlook 而家已經好精靈，但凡見到類似上述嘅句子，就會假設你應該有 attachment ，見到你漏咗就會喺 send 之前 pop-up 提你。你 suppress 咗嗰提示功能就幫你唔到咯。

比起漏招，黐錯 file 往往更加大鑊。事關一封錯嘅 attachment ，錯誤流出之後嘅風險可以係無限大。舉個例，如果 Donald Trump 個秘書將侵侵同普京嘅私人書信影本，唔覺意當係出畀 CNN 嘅律師信隊咗畀 CNN ，咁就真係多謝晒。

雖然你同我應該接觸唔到呢啲 juicy 到跣手嘅文件，但係今時今日客戶私隱既敏感又重要，你將客戶 A 嘅嘢唔覺意同客戶 B 分享咗，都咪話唔牙煙。

所以呢，請記緊出 email 之前順手㩒開個 attachment 望一望，或者養成重要文件加密要密碼先可以開啟嘅習慣。

科技進步， Outlook 識得記住你常用嘅電郵聯絡人，即係你本 Address Book 空空如也，只要喺 To List 或 Cc List 打一兩個字母， Outlook 都會彈返三五七點常用收件人嘅地址畀你揀。

問題係，客戶 domain 可以相似，收件人姓名可以相同。同一個 Sally Brown ，可以一個係兵、一個係賊。另外，有人鍾意用 email group 將條 team 12 個人擺晒落去，方便出 mass email 。不過，如果遇著幫某同事搞 surprise birthday party ，太順手出咗封 mass email ，咁呢封電郵就係唯一嘅驚喜。即使有啲公司有得畀你 recall email ，但功效好多時都係追加一封表明「發信者有意收回上一封 email 」嘅自首聲明，衰啲講係欲蓋彌彰。

小心駛得萬年船，㩒 send 掣之前除咗檢查附件，更加要檢查收件人，多咗少咗錯咗，望多眼可保平安。有啲金融機構甚至有機制攔截出公海嘅 external email ，又或者從源頭禁止冇需要嘅用戶 send 嘢出街。係唔方便架喇，但貪方便嘅代價又唔係人人負擔得起。

我唔同蠢人做朋友，但返工有時冇得揀，總會遇到蠢人。例如話，公司 CEO 出 email 公布架構重組或者提醒大家去完廁所要洗手，十次入面總有一次有個三唔識七嘅傻仔 send 句 “Noted with thanks” 或係 “Team, pls note” 。唔小心囉，太快手囉。其他看倌除咗擰擰頭，或者攞嚟公諸公好之外，都冇咩好講。

呢啲位有時係尷尬嘅， Project Team 成村人 circulate 文件齊齊畀意見，唔 Reply All 就難免出現 Version Change 無法接軌嘅情況，做死負責 Coordinate 嗰個。

不過解拆方法總係有嘅，例如話將唔關事嘅人擺落 Bcc list 好等下輪 Reply All 嗰陣唔會再包括佢哋，又或者索性出 mass mail 嗰下直接擺所有人落 Bcc list 等大家冇仇報 (明明係冇機會犯錯⋯⋯) 。但講到尾，呢個係腦筋嘅問題，係 Judgment 嘅問題，人蠢有時真係冇藥醫。

唔知有幾多朋友收過咁嘅一封 email ：

呢啲出師未捷身先死嘅案例，有時唔係當事人嘅錯，而係電腦窒機，用家喺啲 Keyboard Shortcut 之間唔覺意 Tab 咗去個 Send 掣然後拍埋 Spacebar ，咁就派報紙咯，開天窗嗰隻。

所以有師兄建議我，一日未寫好 email ，一日都唔好擺人落 To list 同 Cc list 度。啱嘅，不過睇情況啦，唔係事必要咁做。

其實辦公室溝通有一條入門法則：能夠當面講嘅，唔使講電話；電話講方便啲嘅，唔使寫電郵；可以寫電郵嘅，唔使書信來往；需要書信來往嘅，唔好當面講。之不過而家職場入面人同人嘅互信相當脆弱，好多嘢冇白紙黑字都信唔過，免得日後對家反口覆舌、賴皮走數。因此，某年某月某日嘅電郵通訊，就成為內部互相手指指嘅時候嘅呈堂證供。 “As spoken, it is understood that you agreed to…” 好使好用。

不過都係嗰句，有時有啲嘢係唔方便用文字紀錄嘅，只能流傳於空氣之中。下下都原文筆錄，除咗反映你盡責，更反映你對其他人嘅不信任。

而家科技進步，電郵自動檢查有冇串錯字、用錯眾數等基本文法錯誤，一般嚟講其實唔難。難就難在，有啲錯處唔關串字事，例如話上款叫錯人名， as a matter of fact 打錯做 as a matter of fart ， please re-sign 打錯 please resign 之類。

有咩方法可以預防？平時返工打少啲粗口，盡量避免習慣成自然。同埋，如果封 email 真係咁緊要，或者真係會送出畀成村人嘅話，唔該出信之前望多兩眼。如果覆核完都係出錯，咁唯有心甘命抵、認自己黑仔。