寄出e-mail前 check point，不該讓一時的粗心、成就自己不專業的刻板印象
閱讀時間約 3 分鐘
外出關上門前總要喊個「手機、錢包、鑰匙」，本篇整理寄出e-mail前【3確認及1大忌】，寄出e-mail前在心裡喊一下做確認。
避免造就自己不專業刻板印象、而錯失良機
✔ 3 確認
確認收件人
mail address有沒有錯、要確認
- @前的local part有沒有寄錯人
Jason、Jessica之類的菜市場名，或是chen、cheng、chang差個字母是不同姓氏，或是大集團經常用員工編號作為address地址，差一碼就寄到錯誤的人。 - @後方domain name有沒有搞錯公司
菜市場名、大姓讓許多人的mail address長很像，也記得確認後方的domin name有沒有弄錯，同公司寄錯人還好解決，寄錯公司事情可就大條。
拼字、錯字、用字
對方的名字、公司、職稱千萬不能寫錯，心有餘力內容再閱讀一次。
王先生、汪先生，陳主任、程副理，靳先生、欒小姐，Michael、Michelle
收件人名稱在信件一開頭，看到寫錯自己名字的e-mail根本看不下去了對吧？
收件人名稱在信件一開頭，看到寫錯自己名字的e-mail根本看不下去了對吧？
〈應該〉寫成因該、〈再在不分〉，都是常見的錯字
用字表達寄件人的水準，資訊爆炸的時代更需要言簡意賅，用最精準、簡潔的用字可以更有效率讓對方了解來信的目的。
附件打開來確認
最常見的錯誤是，忘記附上附件，發現錯誤後又趕緊再補寄一封，雖然不是什麼大錯誤，但就顯示出寄件人的粗心大意。
附件通常牽涉更多商業細節資訊，如報價單、預算書、企劃書等，除非特殊情況建議以PDF格式寄送，避免有心人士拿去利用。
並且確認信件中附上的版本是否正確，客戶名稱、日程、金額等資訊。
並且確認信件中附上的版本是否正確，客戶名稱、日程、金額等資訊。
日劇《非獸性男女 (獣になれない私たち)》，職場菜鳥不小心把計畫書寄錯版本給客戶，菜鳥的主管趕在客戶開會前直奔客戶現場抽換資料，驚險化解這次危機。這是戲劇！
現實上、主管怎麼可能幫下屬收拾殘局，嚴重一點開除出包員工都有可能。
沒有時間壓力的話，可以用【排定傳送時間】的功能，處理完其他事情時再回頭確認一次，避免當下的盲點。
❌ 1大忌
通知信件、公告，同樣內容多位收件人的信件，絕對要密件副本，
避免客戶、供應商資料外洩，被有心人利用
避免客戶、供應商資料外洩，被有心人利用
“資料外洩”是大忌
非常重要卻經常被忽略的問題
個資嚴重外洩情況經常源自這個小動作【沒有密件副本】
記得有一次收到一封來自銀行業務的優惠通知信件，信件的收件人大剌剌的列示出所有收件人的mail address，內容不乏知名企業的收件人。
我當下非常不留情面地【回覆所有人】包含看來是部門主管、放在副本的收件人
我不清楚您如何取得e-mail資訊，您已將本公司資訊洩露給第三方請停止利用本公司資訊、並且刪除。
其實我知道發信者是前一陣子來拜訪的銀行業務，對方誠懇客氣的、優惠方案也吸引人，所以交換名片、留下不錯印象。
但他犯下了這個大忌，就這樣這間銀行成為本公司的拒絕往來戶。
個資外洩的後果
若有心人士正在搜集各公司財會人員聯絡方式，他不用親身拜訪就得到資料，或是一封e-mail信件裡滿滿的合作對象e-mail，輕易參透公司營業秘密。
身為銀行端基層業務及其主管，居然如此忽視客戶個資保密的問題，如何讓客戶信任呢？見微知著。
在我回覆所有人後，對方立即發現事情大條，改為密件副本回來道歉，但已無法挽回局勢，希望這位業務有好好的學到一課。
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