筆者目前工作,剛好屬在家工作型態(WFH:Work From Home)除公司定期會議外,其它時間主要安排客戶拜訪、市場開發、教育訓練、資料準備、研讀等,大多自主規劃並與老闆、同事敲好執行時間即可。
看到這裡或許您多少有一點羨慕,「讚哦,在家工作耶~很自由吧,可以睡到自然醒...」這個答案因人而異。一個人自主作業,時間安排上比較自在,但畢竟公司不是慈善單位,終究還是得看我們端出什麼菜。而同事對台灣這新興的WFH型態,常會不經意地透露出羨慕的眼神,也多少會認為我們比較容易「打混」。
根據BBC採訪倫敦經濟學院管理系的埃斯達·卡諾尼考(Esther Canonico)對514名職場人士展開研究發現,在家裡工作的人並沒有接受任何培訓和指導來幫助他們適應這種轉變。總體來看,在她研究的514名職場人士中,有將近一半不是全職在家辦公,不然就是享受一定的工作彈性。「在家工作時,根本沒有對流程展開積極主動的管理。」卡諾尼考說,「如果你沒有主動進行管理,事情就會失去控制。」
【見面三分情、看不見就容易想不到妳/你】
另外,俗話說的「見面三分情」也很適用於在家工作場景,這部分筆者內心有很深的感受。根據美國BBC訪問卡諾尼考說到,很多日常陷阱可能對你的職業構成嚴重破壞,或者導致你的職業停滯不前。例如,如果你不在辦公室,而且沒有人感到你的存在,那麼當出現新項目或新機會時,你就有可能被忽略,因為這往往會分配給那些每天都能被老闆看見的人。
事實上,亞利桑那大學埃勒管理學院經理人教育學院副院長喬·卡雷拉(Joe Carella)表示,該校最近的一項研究顯示,40%的居家辦公者都感覺與公司的戰略方向脫節,三分之一的受訪者認為自己沒有獲得老闆的支持。「無論從職業還是個人角度來看,在家辦公的人都會產生疏離感。」卡諾尼考說,而看不見就容易想不到。
也因此在老闆看不到我們時,如何把自己的工作計畫、目標、想法乃至與同事共處及跨部門合作做最佳呈現,是非常重要的。換言之,如果今天是在辦公室工作,以上問題大多可透過面對面直接溝通,看得到對方表情而不必彼此猜想甚而產生溝通上的誤會,這樣一來事情就單純多了。
【在家上班3難題】
1.要非常自律:
公司大家上班了,你哪能睡到自然醒?因為同事、客戶、老闆開始call你,所以跟公司是同步時間的。若是與家人同住有長輩或小孩,難免會被賦予協助照顧的責任,此時將難以全心灌注在工作上而影響效率。因此,與家人溝通好在家工作等同在辦公室,公司會要求報告今日完成進度,雙方可在中場休息或午餐時間再進行家庭協助事項。
2.要孤獨療癒:
一開始在家工作,是雀躍的,但隨著時間推移突然會感覺自己好孤獨。尤其是在家,頂多聽點音樂像有人陪伴,但與辦公室大家543的感覺是天差地。還記得Tom Hanks電影「浩劫重生(Cast Away)」嗎?因船難一個人被困在小島數年,後因大暴浪捲走唯一可以說話的足球:威爾森(Wilson)嗎?當時Tom Hanks大聲哭喊著:「Wilson,Come back!!!」這種狀況可如何療癒呢? 很簡單,走進附近圖書館、咖啡廳多接觸人群,跟管理員、店員、隔壁帥哥/美女借充電器,只要聊上幾句,真的會發現世界沒有拋棄你,Wilson也Come back了。
取材自網路,電影<<浩劫重生Cast Away>>
3. 要穿梭時空:
說的有點玄,簡單說就是工作與家庭生活的協調性。在家工作難免有家人工作干擾,但又不得不做;為了完成工作或貪心的想多做一些,容易把時間延長到晚上或睡覺時間,而模糊了界線。因此有人建議在家中劃出工作及休閒區塊,當離開工作範圍時,好比在公司離開座位一下到茶水間或外頭透透氣充分休息,回到座位時再全力衝刺。另也需與家人約定好,在工作區塊或時間內避免打擾,務必把持「六親不認」這條界線。
【如何避免成為邊緣人?】
任何事情一體兩面,享受了自由就要付出相對的代價,是亙古不變的道理(當然沒有電影<<英雄本色BraveHeart>> 裡,梅爾吉勃遜為了蘇格蘭民族的自由而被開腸剖肚的壯烈犧牲)以下為筆者試行一年多以來,基本上與公司漸有默契並已達到一定程度的互信狀態。
取材自網路,電影<<英雄本色 BraveHeart>>
1.超前佈署、主動回報:
一個很棒的例子就是目前疾管署每天對全國大眾展開的主動報告機制,讓民眾知道今天確診、新增案例等資訊而對疫情發展安心。筆者對於目前工作,會在每周五下班前提出下週、下下週甚至本月份計畫表作超前佈署,後經相關部門公開讓業務單位知悉並制定拜訪計畫。此舉也可讓公司知道遠在他鄉的我們,設定的方向是否跟公司同步、步調是否正確,並可提早做討論及修正。
2.週/月/季/年檢討:
於每週固定回總公司開會,透過開會追進度及案件討論,加強與同事間連結及更有效的PDCA。更重要的是前述提到的「見面三分情」,平時很多事情需跨部門合作,但透過郵件、通訊軟體其實都不及看到對方表情來的有效。有時想破頭要如何寫出不讓對方誤會的內容,可能在茶水間碰面聊了一下或吃飯時關心一下彼此,常常是可以迅速處理難解的問題,或是把恩恩怨怨的事情一笑泯恩仇掉的。
3.安排或製造與主管私聊機會:
因不常碰面,可聊的話題可以是東南西北,與主管寒暄一下拉近彼此感情是必要的,但最終還是得拉回跟工作相關事情為佳,畢竟公司仍是以營利為主。個人對聊天及工作討論在正常狀況下是以2:8當基準,讓主管知道我們對這份工作做了哪些事情、目前遇到困難,有哪些需要公司支持或是與夥伴間有哪些摩擦需調解等等;而筆者認為更重要的是,針對這些問題預先擬定好自己的想法,一來是有效率的討論,二來是讓主管知道我們是消化過有備而來,是有能力幫公司過濾事情並提出見解的員工,而非麻煩製造機。
【小心變成永遠在家工作】
近期疫情嚴重,許多公司要求員工遠距視訊在家上班,帶動了視訊軟體的需求,學校也開始要求老師們準備線上教材。在形勢比人強的情況下,企業主乃至學校間如何順應趨勢提早準備,相信是下一步你我會遇到的課題。
在家上班好嗎?是否會影響升遷?
這點很難有個定論,畢竟這種模式因此次疫情才有大規模的試行,在國外是有褒有貶,而以筆者經過一年多的試行,目前是受公司肯定信任進而承擔更多責任。究其原因,筆者認為換位思考是很重要的:當你是老闆時會希望底下員工怎麼做,然後你才會信任於他並交付更多階段性任務呢?個人的自律及定時主動回報工作狀況是必須且基本的,另外如何在鮮少碰面情況下,花更多心思與各部門及雇主間建立互信機制
(如發出郵件後輔以電話聯絡確認雙方認知、回公司時沒事也要特意打個照面聊聊,或謙虛地詢問上回案件有否需改善之處...)相信也是我們必須時時去做觀照及調整。
其實在家工作也是另一種層次的提升,擺脫了辦公室的規律然後投入一切自己主導的模式,要面面俱到去cover更多細節其實是很燒腦的一件工程。不過,當這些習慣及各方面能力養成後受益最大的還是自己,畢竟這些能力是跟著我們走的。但反過來說,若沒有好好把握這樣磨練的機會而恣意揮灑青春績效不佳,可能真有一天突然變成永遠的「在家工作」(被革職),而這一切就來不及了。
【粉絲頁】