公務員日常不日常 Day52：水果節主辦之核銷地獄
這次的水果節，總之是順利的結束了。
除了經歷「活動前一週才知道跟廟會撞期」以及「地方首長硬要比開幕提早一小時來致詞」事件以外，整體來說沒有遇上麻煩的事情，因此不在這裡贅述。
真正麻煩的，是事後核銷。
水果節籌備期間，有的廠商在交貨當下就給了發票，有些則是事後才提供，我基本上就是開個Excel檔案掌握支出狀況、將發票收據整理好，等活動過後一起核銷。
好不容易活動圓滿落幕，隔天我開始聯絡廠商將收據送進辦公室。等待收據齊全的這幾天，我寫好成果報告，也將支出總額做了計算。
很好！補助款都花完了，自籌款還剩下不少，算是有控制住預算。
我滿意的看著螢幕上的數字，點點頭。
這次的收據及發票比去年還要多，我花了不少時間才整理完畢，一一黏貼好單據，送到會計出納等各課室核章。
漏章、更正、補資料，一來一往，就這樣過了兩週。但我印象中市府的核定公文是要求一個月內送件請款，因此我並不慌忙，只是照著我的步調辦事。
說真的，要不被會計室退件真的好困難啊！
將所有的單子核章完畢後，一部分資料我發了公文去農業局請款，自籌款的部分則是直接拿去會計室準備動用支付。
「……你這個時間過太久了，不能動支喔。」會計室的姐姐推推眼鏡，將單子遞還給我。
什麼？！
「廠商開收據後十五天內要付款啊！你這些都過好幾個禮拜了，我不敢收。」她如此說。收據押的日期有的在三週前、有些甚至更久，畢竟籌備期較長。
「十五天的規定是哪來的！」我驚恐。確實有印象付款期限的問題，但都沒有實際遇到過。
「總之超過十五天才付款的話，我們要跟上頭解釋理由。你現在有幾個方法，……」會計姐姐告訴我幾個應變方式，包含代墊、零用金等等，但我依然覺得不合理。
晚點付款又怎麼了！又不是故意欠錢不還。
「那為什麼補助款可以晚一點付錢？」我懷疑的問。去年補助款下來的時候，早就過了好幾個月，當時撥款給廠商就沒有問題。
「補助款的期限比較長，而且這是因為市府作業流程較久，不算我們的行政疏失。」姐姐說：「但是你現在要動用的這幾筆屬於所內預算，就是我們的問題了。」
行政疏失會怎樣嗎？這些規定又是寫在哪裡？
我依舊不解，無奈會計主任剛好不在，無法給我一個更清楚的答覆。
「主任不在、姐姐又給不出一個滿意的答案，那就打給市府的主計總處呀！」
回到辦公室，我忿忿不平的向成哥哭訴，而成哥聽完我的抱怨後，提出這個建議。
……誰敢打啊！
我的火氣瞬間消散，只剩無語。結果成哥興致勃勃的找起市府的通訊錄，隨意揀了個分機號碼就撥了過去。
問世間誰行動力最高，直叫人想裝不認識……
電話接通，成哥說了幾句話，就掛上話筒。
「怎麼樣？」儘管傻眼，我還是好奇結果。
「被掛電話了。對方要我問我們的會計。」
「……」果然嗎！
「不過他提到了採購法。你有什麼頭緒嗎？」成哥問我。
採購法？
上課的場景還記憶猶新，我從櫃子裡翻出採購法專書，一條條翻閱起來。
……
……
還真的有！
其中一條規定了付款期限，一般項目十五天，補助項目三十天。
「可是……沒有罰則。」成哥認真看了看，沉吟道：「晚點付款，機關並不會有問題。」
但這就是算行政疏失，毫無疑慮。後來聽其他同事說，當某機關來稽查時，這樣的缺失就會被挑出來檢討，可以此作為懲處原因。
這下子有了法規依據，我只能認命了。儘管覺得不合理，也只能接受事實。
處理完自籌款延遲付款的問題，我接到農業局承辦的電話。
「葉小姐，你送進來的資料被我們會計退件了……」
現在又是怎樣！
農業局的會計室和公所會計室是不同的單位，好不容易搞定一邊，現在換另一邊遇到問題。
……我討厭核銷。可以不要辦活動嗎？
「是這樣的，補助規範有規定，有剩餘款的話，補助金額要按比例繳回。」承辦認真的跟我解釋。
「可是我們補助款都有花完呀？」我聽不懂她在說什麼。我可是將預算控制得剛剛好。
「但你們自籌款還有剩。照比例就是……」
「你可以直接說結論嗎？」聽見對方開始說起數學式，我放棄思考了。
「結論就是，補助款會被打折，因為你們花得比原本的預算少。」
……什麼？！只差幾千元沒有花而已啊！而且都是自籌款項目沒有用到。
我一直以為兩者的來源不同，不會互相影響。
「一般來說都會用好用滿，我也是第一次遇到有公所沒把錢花完。」承辦的語氣相當無奈：「所以有一部分的錢不能補助，再請你重新送會計報告進來。」
天理何在！
我一直以為節儉是美德……嗚嗚嗚……
難怪有聽過同事聊到預算執行率的問題，也常聽到「想辦法花完這筆錢就對了」這種說法。
終於知道原因。
折騰了好一陣子，我才將這些事情搞定。
對於我這種偶爾才處理一次核銷的菜鳥而言，要注意的事情實在太多了，很容易出紕漏。
所幸解決方法千百種，不至於走投無路。然而內心的忿忿不平仍然存在。
公部門的不合理之處有太多太多，只能平心以待。
以此文為提醒，希望自己不要再陷入下一次核銷地獄中。
我果然討厭核銷。
432會員
152內容數
留言0
查看全部
