公務員日常不日常 Day52:水果節主辦之核銷地獄

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這次的水果節,總之是順利的結束了。
除了經歷「活動前一週才知道跟廟會撞期」以及「地方首長硬要比開幕提早一小時來致詞」事件以外,整體來說沒有遇上麻煩的事情,因此不在這裡贅述。
真正麻煩的,是事後核銷。

水果節籌備期間,有的廠商在交貨當下就給了發票,有些則是事後才提供,我基本上就是開個Excel檔案掌握支出狀況、將發票收據整理好,等活動過後一起核銷。
好不容易活動圓滿落幕,隔天我開始聯絡廠商將收據送進辦公室。等待收據齊全的這幾天,我寫好成果報告,也將支出總額做了計算。
很好!補助款都花完了,自籌款還剩下不少,算是有控制住預算。
我滿意的看著螢幕上的數字,點點頭。
這次的收據及發票比去年還要多,我花了不少時間才整理完畢,一一黏貼好單據,送到會計出納等各課室核章。
漏章、更正、補資料,一來一往,就這樣過了兩週。但我印象中市府的核定公文是要求一個月內送件請款,因此我並不慌忙,只是照著我的步調辦事。
說真的,要不被會計室退件真的好困難啊!
將所有的單子核章完畢後,一部分資料我發了公文去農業局請款,自籌款的部分則是直接拿去會計室準備動用支付。
「……你這個時間過太久了,不能動支喔。」會計室的姐姐推推眼鏡,將單子遞還給我。
什麼?!
「廠商開收據後十五天內要付款啊!你這些都過好幾個禮拜了,我不敢收。」她如此說。收據押的日期有的在三週前、有些甚至更久,畢竟籌備期較長。
「十五天的規定是哪來的!」我驚恐。確實有印象付款期限的問題,但都沒有實際遇到過。
「總之超過十五天才付款的話,我們要跟上頭解釋理由。你現在有幾個方法,……」會計姐姐告訴我幾個應變方式,包含代墊、零用金等等,但我依然覺得不合理。
晚點付款又怎麼了!又不是故意欠錢不還。
「那為什麼補助款可以晚一點付錢?」我懷疑的問。去年補助款下來的時候,早就過了好幾個月,當時撥款給廠商就沒有問題。
「補助款的期限比較長,而且這是因為市府作業流程較久,不算我們的行政疏失。」姐姐說:「但是你現在要動用的這幾筆屬於所內預算,就是我們的問題了。」
行政疏失會怎樣嗎?這些規定又是寫在哪裡?
我依舊不解,無奈會計主任剛好不在,無法給我一個更清楚的答覆。
「主任不在、姐姐又給不出一個滿意的答案,那就打給市府的主計總處呀!」
回到辦公室,我忿忿不平的向成哥哭訴,而成哥聽完我的抱怨後,提出這個建議。
……誰敢打啊!
我的火氣瞬間消散,只剩無語。結果成哥興致勃勃的找起市府的通訊錄,隨意揀了個分機號碼就撥了過去。
問世間誰行動力最高,直叫人想裝不認識……
電話接通,成哥說了幾句話,就掛上話筒。
「怎麼樣?」儘管傻眼,我還是好奇結果。
「被掛電話了。對方要我問我們的會計。」
「……」果然嗎!
「不過他提到了採購法。你有什麼頭緒嗎?」成哥問我。
採購法?
上課的場景還記憶猶新,我從櫃子裡翻出採購法專書,一條條翻閱起來。
……
……
還真的有!
其中一條規定了付款期限,一般項目十五天,補助項目三十天。
「可是……沒有罰則。」成哥認真看了看,沉吟道:「晚點付款,機關並不會有問題。」
但這就是算行政疏失,毫無疑慮。後來聽其他同事說,當某機關來稽查時,這樣的缺失就會被挑出來檢討,可以此作為懲處原因。
這下子有了法規依據,我只能認命了。儘管覺得不合理,也只能接受事實。
處理完自籌款延遲付款的問題,我接到農業局承辦的電話。
「葉小姐,你送進來的資料被我們會計退件了……」
現在又是怎樣!
農業局的會計室和公所會計室是不同的單位,好不容易搞定一邊,現在換另一邊遇到問題。
……我討厭核銷。可以不要辦活動嗎?
「是這樣的,補助規範有規定,有剩餘款的話,補助金額要按比例繳回。」承辦認真的跟我解釋。
「可是我們補助款都有花完呀?」我聽不懂她在說什麼。我可是將預算控制得剛剛好。
「但你們自籌款還有剩。照比例就是……」
「你可以直接說結論嗎?」聽見對方開始說起數學式,我放棄思考了。
「結論就是,補助款會被打折,因為你們花得比原本的預算少。」
……什麼?!只差幾千元沒有花而已啊!而且都是自籌款項目沒有用到。
我一直以為兩者的來源不同,不會互相影響。
「一般來說都會用好用滿,我也是第一次遇到有公所沒把錢花完。」承辦的語氣相當無奈:「所以有一部分的錢不能補助,再請你重新送會計報告進來。」
天理何在!
我一直以為節儉是美德……嗚嗚嗚……
難怪有聽過同事聊到預算執行率的問題,也常聽到「想辦法花完這筆錢就對了」這種說法。
終於知道原因。
折騰了好一陣子,我才將這些事情搞定。
對於我這種偶爾才處理一次核銷的菜鳥而言,要注意的事情實在太多了,很容易出紕漏。
所幸解決方法千百種,不至於走投無路。然而內心的忿忿不平仍然存在。
公部門的不合理之處有太多太多,只能平心以待。

以此文為提醒,希望自己不要再陷入下一次核銷地獄中。
我果然討厭核銷。
農業公務員一枚,現任職於南部某地方公所農業課,過著每天跟農民拼命、拼感情的日子。在這裡紀錄生活,但是很怕被主管抓包。如果哪一天不再更新,可能是被抓去政風室泡茶聊天了。
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水果節籌備期間,常常接到不同廠商的詢問,有的是地方電臺想尋求合作機會,有些是擺攤攤商的自薦。 「你好,我是XX電視臺,我們有配合市府去做宣傳節目,這次想專訪你們的水果節,不需另外收錢……」 喔喔喔,電視臺的邀約耶!
議員來會談的那一天,甫一坐下便直接破題:「我想在立法院辦理農產品行銷記者會!讓我們把本地農產帶往臺北,利用立法院的話題性作行銷!」 「那事不宜遲,我們先敲定時間吧!下個月初怎麼樣?」 等等,也太趕了吧?
「葉小姐,農業局爭取到某國際展覽的農產品展覽攤位,你可以幫忙找人來擺攤嗎?大概有十個攤位,市府出一半攤位費。」某日,我接到市府的某位承辦來電,是位女性,她表示因為聽說產銷失衡的消息,局裡相當關心此事。 「……我們能湊出三攤就不錯了喔,畢竟有點遠。」一聽到攤位費用及地點,我已經有婉拒的打算。
「葉小姐您好,這邊是XX電視臺,我們有一個節目做地方創生的專題,這次想以貴區的地方創生作為主題。下週跟地方人士開行前會,想邀請公所一同來討論。」 聽起來很有趣,可是我們小組根本沒任何方向啊啊啊!
我有點懵,通常被區長找上樓一定沒好事。坐隔壁的同事成哥想起了什麼,點開網路新聞,鍵入本地地名。 「XX區農産品產銷失衡,農民向政府喊話。」 ……不會吧? 樓上,區長正泡好茶迎接我們。
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