公務員日常不日常 Day118:開幕記者會經驗談

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「等等你會去XXX議員服務處嗎?」

某天,農業局的承辦人員捎來訊息。

啊?

我看了看行程表,沒有印象任何跟議員有關的案件。

「有什麼事情嗎?」我問。

「我也不清楚,只聽說議員也有邀請區公所來開會。可能你們是區長來參加吧。」對方如是回覆。

也許吧。

自從攬下農業推廣的工作後,一些雜七雜八、跟農業沾上邊的業務就會到我這邊。

這次連內容是什麼都不清楚,農業局承辦就直接來問我。

不過不管他們開會討論什麼,概括承受就對了。

隔天上班日,區長沒有找我。

再隔天,依舊沒有。

那天開會後,承辦透露是某個休閒農場準備籌辦活動,透過議員牽線,希望能向農業局申請經費。農業局則表示可以請公所提案補助。於是所以,我想應該是別的課室接下這個工作了吧!

悠哉悠哉的這麼想著,第四天,區長就找我談話了。

「農場那件,記得送計畫書。」區長沒多廢話,繼續埋首批公文。

我也沒多問,應了聲,離開區長室就立刻抄起手機,打給承辦。

……果然是我要處理啊啊啊!

「請跟我說詳情吧。」我哀怨的跟承辦說道。

話說區長什麼都沒交代,也對我太放心了。倒是跟我說說議員開會那天到底講了些什麼啊。

跟承辦拼湊了一番,總算對整個活動有了概念。

總之是個展售活動,大部分的工作都會由該農場負責,公所掛名主辦並且幫忙找農友來參加即可。

盛大的活動之前,要舉辦一場記者會。


「沒問題,交給我處理。」農場老闆拍胸脯保證。

「公所會協助邀請市長,並且發記者採訪通知。記者會現場的硬體擺設及工作人員就請你們處理囉。」我再三確認道。

某次的通話中,我和老闆討論這場記者會的細節。

合作最怕的就是我以為某部分是對方負責,而對方以為是我負責。權責分工一定要講清楚,不然一定會出事。

有時真的覺得,由自己全權處理反而方便。

「沒問題。不過我想請問你們有司儀或主持人可以幫忙嗎?」老闆問。

主持人……

我想起自己那尚可的主持經驗,再想想每次都找不到同事擔任主持人的慘痛回憶。

我們公所是沒在外聘主持人的,而這次的經費也沒編列主持費。該不會我要自己上?

「我問問農業局喔。」暫且排除自己上場的方案,我向農業局求救。

「你喜歡哪個主持人?」農業局承辦發了一張截圖過來,是好幾位主持人的LINE大頭照。

哇,隨我欽點的嗎?

似乎農業局打算另外簽經費支應主持費,謝天謝地。

我隨意挑了一位主持人,就此解決主持人的事情。


記者會前幾天,農業局承辦表示要去現場會勘。

「總是要確認一下比較安心。」

欸,只有我非常隨便在看待這件事嗎?

因此,我和承辦在該農場會合,由老闆帶領參觀。

這是一個小型的觀光農場,平日也有些客人,看起來清幽舒適。

展售會入口處已經擺好看板及網美打卡牆,幾張桌椅也準備完畢。

「到時我需要兩位工作人員在簽到處,負責給伴手禮跟遞送貴賓名單給長官。」我告訴老闆,「還需要一個負責遞麥克風。音響都沒問題吧?」

老闆認真點頭。

「伴手禮準備幾份?夠嗎?」承辦問,「寧願多也不要少,有時長官一拿就是十幾份,再加上不知道記者會來幾個。」

我看向老闆,老闆看向我。

一陣莫名的眼神交流後,我才驚覺這個項目沒有講好誰負責。

「老闆幫忙準備XX份伴手禮可以嗎?」我先發制人。

「好。」老闆回頭喊了一名員工過來,「到時你找他拿。現場需要幾個工作人員就跟他說,他會幫忙找人。」

是一個無精打采的年輕人,看起來頗過勞。

再看看現場員工,小貓兩三隻,我隱隱有不安的感覺。

這些員工想必沒有簽到的經驗,到時要教他們寫來賓名單、傳遞小抄給長官,來得及嗎?

什麼都可以出錯,攸關長官來賓致詞的部分一定不能錯。

還是找同仁來幫忙好了。

後來的我,很慶幸做了這個決定。


記者會當日。

公所出席人員,課長、兩位臨時被抓來的同事姐姐,加上我。

憑著幾年前微薄的記者會經驗,我很快交代同事在報到處的準備事項,並去找那名年輕員工。

老闆正在跟農友們談笑風生,農業局長官提早到了,於是課長和老闆一同上前招呼,好不忙碌。

左看右看,只見年輕員工正努力裝設音響,麥克風一試再試,就是沒有聲音。前幾天不是說沒問題嗎!

那員工趕緊跑去拿備用設備。看他跑來跑去,我實在不忍叫他幫忙。眼下根本沒有其他員工啊啊啊!

啊不就幸好我抓了兩個姐姐過來幫忙。

「葉子,這位是今天的主持人,你們認識吧?」農業局承辦和女主持人出現,介紹道。

不,我不認識,我隨意點名的。承辦大概想不到我如此隨便。

「等一下要不要彩排一下?剪綵的位置等等。」承辦問。

「有幾把剪刀呢?預計讓哪些人上來剪綵?」主持人問。

好問題。等等的焦點儀式將由長官剪綵,為展售會拉開序幕。彩帶什麼的都已經擺好,但我完全狀況外。

我回頭,抓住那位年輕員工詢問狀況。算了算剪刀數量跟長官來賓數量,似乎不太夠啊。

「我知道了。」聽到數量不夠,主持人倒是淡定。

結果說著要彩排,這頭承辦問市長下車位置,那頭課長跑來說要多排椅子,暈頭轉向之下,已逼近市長抵達的時間。

算了,隨便啦!


「感謝各位長官來賓蒞臨XX展售會開幕典禮。」在市長隨一大群人出現、現場喧鬧之時,主持人優雅的開場。

這一句開場白,讓嘈雜的會場稍微冷靜下來。

然而市長尚未入座,已經有記者迅速敏捷架好收音器材,示意市長發言。於是先進行了一段採訪,許多長官來賓站到市長身旁,一臉嚴謹。儼然是電視上常見的採訪畫面。

仔細一瞧,這次來了不少民代,熱鬧非凡。

主持人依舊一臉淡定,看起來習以為常。等待採訪告一段落,隨即提醒大家就座。

市長的停留時間非常短,因此每分每秒都相當寶貴。幾位貴賓致詞後,馬上到了剪綵之時。

「首先請唱到名的貴賓到台前準備,其他貴賓請稍候,等等會有大合照時間。」主持人巧妙的化解剪刀數量不足的問題。

後來她告訴我,這樣的場合通常會讓民代上前執剪刀,而公部門長官反而常常互相禮讓,並不一定需要得到剪綵的風光。

至於剪刀數量不足的問題,還是能避則避。寧願多也不要少。

另外,課長則表示以後別用剪綵方式,揭幕拉開紅布比較乾脆。大家一起拉開那條布,幾百人一起拉都沒問題。

啊又不是在拔河!

回到目前會場,那名年輕員工慌忙的遞上剪刀,主持人緩緩倒數,剪刀落下,展售盛會開幕。

場面雖然混亂,在主持人的控場之下倒是亂中有序。不愧是專業人員。

我忍不住想像自己上場的模樣。嗯,一定分分秒秒都在爆炸,害市長迷航,然後被區長罵爆。

剪綵後,老闆帶領市長開始參觀各展售攤販。我原以為主持人的工作已經告一段落,但她仍站得直挺挺,在舞台旁待命。

過沒多久,市長準備離開,主持人又拿起麥克風。

「感謝各位嘉賓蒞臨,為活動增添風采,本展售會為期一個月,歡迎再次來訪。謝謝。」

對吼,還有結束語啊!

我在心中默默筆記。

報到處的兩位同事姐姐正忙碌的遞送伴手禮,她們在方才抄寫貴賓名單也是相當俐落即時,實在感謝。

非常慶幸帶了人手來幫忙。

我看著那名年輕員工又一副過勞的模樣開始場復,感慨了一下。啊老闆說好的工作人員呢?

果然活動不能隨便看待,靠自己比較確實。

否則一不小心,就會搞砸的。


這場活動造成的聲量極大,雖是掛名亦與有榮焉。後續的展售活動由農場自行處理,相信一個好的開始已經帶來一半的成功。

我縱覽會場,滿意點頭。

「葉小姐,我還有一個活動想要提案,你覺得辦理一個線上水果競賽怎麼樣?」老闆滿面春風,跑來向我問道。

……還來啊!

「這就要看農業局有沒有經費支應囉。」我看向一旁的農業局承辦,後者臉色微變。

不管結論如何,概括承受就是了。這就是工作呀。

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農業公務員一枚,曾於地方公所農業課服務數年,目前任職於農業署轄下某辦事處,過著每天爬穀倉、思考人生的日子。在這裡紀錄生活,但是很怕被主管抓包。如果哪一天不再更新,可能是被抓去政風室泡茶聊天了。
2024/05/03
「葉小姐好,請問你還在公所服務嗎?之前有邀請公所主秘來上過節目。這次也希望邀請你們來行銷水果。」 一日,我的LINE跳出訊息,是數年前接洽過的電視台企劃人員。 好懷念呀!當時我為了寫擬答絞盡腦汁、張羅擺盤用的農產品用盡人脈,然後主秘因為太緊張而簡答再簡答,印象非常深刻。
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