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SOS讓你工作更有效率

更新於 發佈於 閱讀時間約 5 分鐘
A忍不住跟M抱怨,C主管的工作配合度很低,每次溝通都很不愉快,總是埋怨其他單位造成他的作業困擾,每次遇到這種情況,A都覺得難道只能默默承受這些鳥氣嗎?M說,你就跟我一樣,下次遇到這種狀況,在心中大喊SOS就可以啦!


「終於看清C的“真面目”!」A傳來的訊息這麼寫著,M看著A還特地用引號強調”真面目“三個字,但礙於同事情誼,M也只能故作左右而言他的回:「每個人都很有個性,相處久了就清楚了。」「早知道我就不主動去接這個案子了!」A的語氣中充滿無奈。

M腦海閃過上星期會議中,主管提起的一個開發案,開發案中的幾個項目都算是A熟悉的,所以當主管問有沒有人要主動負責執行時,大家眼神不自覺看向A,A就這樣自動扛了下來。

這個開發案少不了要跟研發部合作,C是研發三課的主管,這個開發案要動用到C的團隊配合,A滿心喜悅的把案子都弄妥,先前的一些相關研發細節,也來來往往跟C確認過很多次,A仔細地再確認一次甘特圖,這樣應該如期完成專案是沒有太大問題,就算有些延遲,也都能在掌控範圍內,於是A把相關的資料與進度表給C,請C務必配合執行。

C看了A的資料後,臉色一沉的跟A說:「你這樣安排,我們的作業時間太短,恐怕無法配合。」A回答說:「但上週我才跟你確認過這兩部分的作業細節,你當時跟我說這樣的時間沒問題啊!」

C眉頭皺著說:「那時候我們單位的單沒有現在這麼多啊!你那時候問我,我是以當時狀況來評估,現在我們單位的單一堆,然後你又送這個專案過來,我們的作業時間根本不夠。」C說完揮揮手,一副拒絕收件的姿態。

A有點慌張的問:「那...現在你需要多久時間,才能把專案的相關報告給我?」C不耐地回:「我也不知道,你們部門的人每次都這樣,都沒替別人想,都擠在同一時間來要我們做測試報告,反正,你先把資料放著,我現在沒辦法處理,反正你們真的都沒再體諒...」A聽到這裡就沒多說話,只把資料放下,耳朵自動省略C之後不停的碎念與抱怨。


回到座位上,忍不住敲了M,宣洩一下剛剛受到的鳥氣。A說:「我沒想到C的配合度這麼差,明明這個案子先前就跟C確認過好多次,現在抱怨我給他們作業時間太少。」M回:「C向來如此,大家都各自有一套自己的方式和C打交道啦!沒辦法,C是資深主管,跟C對上也沒什麼好處。」

A說:「對啊!所以我也懶得花時間在跟他說,我剛跟老大說,可否幫忙請研發大主管協助處理。」M說:「正確!老大也不會直接去找C啦,但老大會去幫忙跟研發P老大打聲招呼!」

善用SOS法則讓你提高工作效率。Stop停下來想清楚要的目的是什麼,Open此路不通,嘗試著打開其他的路,Save your time,把時間挪移到其他工作,而不是無謂的爭辦,試著去想辦法達成更有效的溝通,或者是達成工作的目的。


A說:「但真的很受不了C!你怎麼有辦法跟C配合這麼多次?」M說:「很簡單啊!每次我就在心中高喊SOS!A說:「什麼啊?」

M說:「SOS=Stop, Open, Save,先停下來不要爭辦,仔細想想你的目的是什麼,不是跟他爭執,也不是跟他講道理,也不是有沒有替他想的問題,目的其實就是要請他們單位作檢測報告。其他的都不是重要的事。」

M繼續說:「Open,當下此路不通,那就想想還有沒有其他路可以打通,我曾經試過換個時間談、換個地方說、換個人去溝通、換個方式說,通常C早上只要不開會,大概上班之後的半個小時是最適合找他的,因為通常十點過後他就會不停的忙,然後就容易沒耐心,有次我在茶水間遇見C,看他笑意滿滿,我趁機跟他說有個檢測有點趕,是不是可以幫忙一下,C很阿莎力說可以啊!你等等把件送過來,你這次是選擇換個人跟他說,也是打開另一條路了。就像開車如果看到前路塞車了,你也會想辦法走其他路啊!」


A說:「是啊!我也只能求助了,最後一個Save是什麼意思?」

M說:「Save your time。把跟C無謂爭辯的時間省下來,也等於把你因為受氣而生氣的時間省下來,這些省下來的時間挪去做其他工作,或者是去沖杯咖啡轉移情緒,又或者去找出其他可行方法。這樣又可以避免沒意義的衝突,也可以完成該完成的工作,還能維持基本的工作關係,這樣不是挺好的?」


A說:「喔!我學起來了,下次我也學你在心中吶喊SOS!」M傳了個笑臉符號給A,A也回傳個笑臉,雙方各自回到工作。


讓自己更有效率工作的SOS法則:

Stop:停下來,想清楚這件事的目的。

Open:此路不通,請試著打開其他的路。

Save:節省時間,不浪費在無效爭辯,而是想辦法讓溝通更有效。


#海邊小鎮的工作日誌之SOS篇





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Emma 的沙龍
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職場大小事,就讓在海邊工作的女子說給你聽。雖然不是所有的事都在海邊小鎮發生,但面對職場海波浪,千萬別讓自己變成消波塊啊!
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