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太主動或太被動,該怎麼拿捏?|工作雜談

2021/09/20閱讀時間約 15 分鐘
先簡單地介紹一下自己,我是一名助理,先前離開過這間公司,現在又回到老東家。公司的氣氛走「以和為貴」路線,做錯事也不會有人大聲地斥責你,甚至是資遣你,這些都不太可能會發生。回老東家,我圖的是健康和正常上下班的時間。
因為「健康」比甚麼都還要來得重要。
<圖片來源:職場熊報>
那麼,故事就開始。
我們先把時間軸,拉回到兩年前的年初,剛來到這間公司的時候。
原本部門有四個助理(包含我),其中一名助理的工作和我們不一樣,他的工作是負責部門進銷、生管、庶務性事務等等的內勤工作,我們三個助理則是偏向業務性質的工作。這裡我們就先稱這位助理為A。
就在我剛報到的一周後,A助理私下找我過去他旁邊說「上面主管說後面生管的工作要交接給妳,所以等下我先教妳部份的工作。」當下的我是滿臉問號???但我還是默默地跟A學了部分的事情。
到了隔天,我向主管確認是不是真的有這件事情,主管說「沒有,完全沒有人說妳要去學A的工作。」所以,後面也沒在跟他學了。這件事情,大家似乎也就心照不宣,A也沒再提到這件事情。
但,妳以為事情過去了嗎?不不不,A私下又開始進行一些小動作。
以行動說服大家「要我承接他的工作,因為A認為他的工作,已經超出他的負荷。」
例如:說服部門最高主管、去別的部門訴說他有多苦、到處說我們部門像是一團泥沼,還在會議上提出他已經忙到不敢請假,甚至連生病也不敢請。不管是悲情計、苦肉計、找隔壁部門的主管來幫忙,只要妳想得到的,A都做了。
<圖片來源:奇摩新聞>
人在急的時候,甚麼事情真的都搞得出來。
大概過了六個月左右,大家都以為這件事結束的時候,A使出了終極大絕,找到機會跟總經理反應這件事情。部門的主管也因為這樣,緊急招集我們說「因為A太常加班,我們其他助理要分攤他的工作。A先釋出的工作是生管的部分,後面我們再來討論怎麼分配。」
大家都傻眼,主管被A說服了?!
我就提議「我想學進銷的部分,我能學我想學的嗎?」
這時,A助理卻很激動地說「進銷很複雜,沒辦法拆兩個人作業。我只會把生管的部分交接出來」
主管聽到之後,就請A來說明進銷有多複雜。沒想到A,真的把進銷講的跟區塊鏈一樣的複雜,過程中主管會提問,A給的答案的後面都會加上一句「這真的很複雜,沒辦法兩個人做。只有生管比較簡單,交接上比較沒甚麼問題…」
補充:A助理的工作,原本就是生管,後面有其他助理離開,所以,進銷的工作就落到A的身上。A接手後的二年,沒甚麼在加班,在我進來後才瘋狂加班,大家私下都在說...應該是在賺加班費。
就這樣,主管和A不斷地在開閉門會議,因為主管認為A的工作,需要有備援,不是說生管的工作,丟出來就沒事了。至少,要全盤了解A的工作到底有多困難,所以他們就不斷地在協調。
最後,主管讓步了。
請我先來學A的生管工作
「...........................................................................」這是我當下的心情,因為我認為A是因為承接了進銷的工作,導致工作量增加而加班。那我幫忙分擔進銷的工作,不就是對症下藥?接了生管的工作真的就能減輕A的負擔嗎?我不了解!!!當時,主管一直在安慰我 =..=
也沒辦法,畢竟是主管下達的指令,只能心不甘情不願地去和A學。雖然表面上大家都客客氣氣的,但發生這件事情之後,大家私下對A多少都有一些埋怨,說他讓部門家醜外揚甚麼的。
等到差不多交接到70%左右時,A又開始出招。
就在某一天的早上,一上班大家都收到來自A的郵件,是一封切割文,A加進去的收件人,單純以預覽來看的話,應該有15人左右(包含我們部門、財務、會計...等等的單位),裡面的內容就是寫「後續,生管工作請直接對XXX小姐...」之類的河水不犯井水的內容。
<圖片來源:mtd>
當下真的是起賭爛到無限大大大大大大...
一早來上班就看到這封切割信,我直接起賭爛,起整個肚子的火。
甚麼都是你在說!裝可憐也是你!說我們部門是泥沼也是你!跑去找總經理打小報告的人也是你!通通都給你抱怨就夠啦!
我想都沒想,直接全部回覆他的郵件。內容大概就是說...我們工作內容還尚未交接完成之類的。裡面沒有帶情緒化的字眼,就單純以他發的郵件內容去回覆他。
大概過了10分鐘,其中一個助理跟我說「欸~他回妳信了,可是,他在郵件裡文字,顏色全部都是用紅色的...」心想,大概是踩到他的底線了。
我看到A的回信,我直接刪掉,連看都不看。
因為這件事,我們兩個各自被主管約談。
「A得了便宜還賣乖,我們都照著他的意思走了。」我生氣地說
「為什麼他還要這樣變本加厲一值耍白爛?」
「說我們部門不好也是他!為什麼我們要被他壓著走!他也不是部門主管!只是一個職員,憑甚麼發一封切割文出來,好像以後生管的工作就跟他無關了?」
其實我會這樣,是出自於大家都順著他。
明明大家都不認同他的作為,卻還要照著他的意思走?這不是欺負大家嗎?
而且他憑甚麼說部門的不好,自己是厲害到可以貶低別人來抬高自己的身價嗎?
這件事情,之後當然也就不了了之。
就在我即將到職滿一年之際,我找到了新工作,便火速提出了辭呈,以示我的不開心。據說,在我離開之後,A就不再吵著他的工作量超出負荷的事情。一直到後面新人來,也沒再瘋狂地加班賺加班費。
<圖片來源:Relativity by M.C. Escher>
那,怎麼會想回老東家呢?
離開老東家的那一年,其實我的待遇比以前更好,但缺點就是太操了。沒日沒夜地在工作,到最後每天變成像是行屍走肉一樣。
直到某一天,以前的主管和我聯繫上,我們聊了許久才知道,原來A即將要被調到其他部門,所以部門會有一個空缺騰出來。想請我回去交接A的工作
評估了自己的狀況,覺得自己已經放下之前的恩恩怨怨了。反正,回來之後,也不太有機會再遇到A。便答應前主管
現在時間來到了去年,事情果然不是妳想的這麼簡單。(指我自己)
原本的部門一樣維持四位助理的狀態,只不過多了一位沒見過的B。原本的A助理,被調到一個只有A一個人專屬的客製化部門。
在我第一天報到的時候,主管和我說「妳的工作,就是要來跟A助理交接工作的。」所以,我只要全心全意學A的事情就好。
第一個禮拜,嗯……A在別的單位忙,沒時間過來交接。OK~我再等A有空再來跟他學。等到第二個禮拜,只交接了一個不痛不癢的簡單工作,之後就沒有然後了……
第三個禮拜,無所事事過又過了幾天,想了想,自己總不可能一直沒事做阿。於是,我就決定主動出擊。工作上的我,一直都是非常主動地去學習的。
我走到A的旁邊說「請問今天還會來交接工作嗎?」
「妳可以先幫忙其他助理的工作。」
「......」心想,果然又開始拿撬了。
「如果你都不來跟我交接工作,那我就會完全沒事喔。我回來就是要來交接你的工作的,總不可能等到你真的有空,才來交接吧?」我刻意放大音量給A的左右鄰居聽
這時候,A才緊張地站起來說「那我們開始交接下一件事」。
<圖片來源:GETIT01.COM>
堅定的眼神,並重複自己的答案。
A把自己當成主管了,真是太酷了。
隔天我又主動跑去找A,問A今天何時有空來交接?
「這部份請妳去問妳部門主管,部門主管會另有安排」A用堅定的眼神說
「???問部門主管」我滿頭問號地問A
「這部份請妳去問妳部門主管,部門主管會另有安排」A像答錄機一樣,又重複一樣的話。
我只能等囉...等主管來,才能知道答案。因為主管不是每天在公司,所以又等了2、3天才碰到主管,於是我就請教主管這件事情。果不期然,A又開始出招了...
主管說因為我太過強勢,A說如果要交接給我的話,他寧願不教,就算董事長來求他都沒用。(掯!只是個工作交接,搞得他像天皇老子一樣大。)
講到最後,主管說「不然就請另一位新來的助理來跟他交接好了。但是,A有說生管的部份還是要切給妳。進銷的部份給B來做」
「...........................................................................」破事重演,兩年前的戲碼再度重現。
主管緊張地說「先讓B來學,學成之後,妳跟B再來互相學彼此的工作。就沒事了」
想想也是,應該也不會有甚麼問題。
後面,我就跟A交接生管的事情,B就去學進銷的部分。
然後,就沒有然後了。
大概過了半年,B交接的工作也上手的差不多了。於是,主管就找我們兩個說,妳們要開始學會彼此的工作,要在3個月內完成這件事情。B和我當下都說好
隔天,我主動找B先教我部份的工作,B也教了我。
然後,一樣沒有然後了。
之後,B似乎是刻意地去忘記前面主管說過的話,在此之後,就完全沒有任何動靜了。直到我又主動找B詢問工作互學的事情,B在那邊支支嗚嗚的說「現在就先這樣,以後等我放長假再來學」。
於是,我換另一個角度再問B「如果不讓我學就算了。那你要來學生管的工作嗎?」
「一樣等你放長假的時候在學」B開始緊張地說
「不用等我放長假阿~我現在就可以教你了」我平淡地說
B似乎不曉得該怎麼接招,就不說話了。看到B的樣子似乎備感壓力,也不想刁難B,看到B都不說話,就想說算了,我就走回到自己的位子上。
這個時候,B突然站了起來面向我,大聲地說「一樣都等放長假的時候再來學」,說完就火速坐在位子上,不說話了。
「=''=?」我的表情
但是,主管說的話你有在聽嗎?
哈囉~ 聽得到嗎?
到了隔天早上,B突然跑來廁所找我,跟我道歉昨天對我大喊的事情,B說「我只是好不容易有例行性的工作可以做,我也很喜歡這份工作。所以我才會這樣子,妳應該懂我的意思吧?」
「我了解你的意思,可是這是主管交代我們的事情。一開始不就說好要互相知道彼此的工作內容,你這樣子讓我很為難,那我們要怎麼跟主管交代?」我無奈地回B
「嗯...我了解了,那我在想辦法看看」B認真地回我完,就抱了我一下。
我不太確定B了不了解我說的話,既然B說再想辦法看看,就給他去想囉。這件事情不就是很單純的互相了解彼此的工作內容嗎?為啥總是會變得那麼複雜,我真的只能雙手一攤,外加翻白眼到後腦勺的認了!
然後,一樣沒有然後,也沒有看到B說的辦法在哪。
下下策只能依靠交換SOP來解決
於是這件事情,我就私下找主管談,因為當時主管不在場,所以我就和主管討論了這件事情。我第一句話就跟主管說「放過我了,好不好。這件事情,我一直都很積極地在處理,但不曉得是我的方法用錯還是怎麼樣。每次都進行的不順利,我也不想再逼B了。」
「可是,這件事還是要有人當備援。以免以後又有人拿著這部份的工作威脅我們」
「你們都人太好,然怪之前讓A為所欲為。」我又生氣又好笑地說
「不然這樣好了,我的建議是...你們請B做SOP出來。我這邊生管的SOP已經做好了。請B提供一份SOP,我也提供我的部份給他。然後,以後就不要再提到交接的事情。至少都還有SOP可以參考」我說
大概過了一個月,B給了我他的SOP,我也給B我的。大家都相安無事
但是,翻了一下B的SOP,並不是完整的步驟,只有重點式的提醒。並不是我的要求太高,而是SOP的目的就是要讓一個完全不會的人,一翻這本操作手冊就能夠輕鬆地作業和操作系統。
不過,就先這樣吧。
我只想早日脫身這件事情
進擊的小本,巨人總是先主動發動攻擊。
其實B是一個很單純的人,總是笑嘻嘻的樣子,但是,不知道是不是被A洗腦還是怎樣。平常閒聊都沒事,但是,只要跟B聊到跟他的工作有關的事情,原本都是笑臉迎人的B,會瞬間變成正襟危坐的樣子,身旁還會有一層很厚的防護罩,防止進擊的小本來入侵B的領地。
很明顯的,B完全不想跟我聊到跟他的工作有關的事情。所以,現在只能聊一些不痛不癢的話題,想要聊深入一點的話題,就不太適合找B來聊。
後面,還有陸續發生一些跟B工作有關的事情,每次遇到,B都會立刻劃分得很清楚。而我,每次都是最倒楣的那個。甚麼也沒做,躺著也中槍,還被打死的那種。真的!
拜託!趕快進入狀況。好嗎?
有一次還發生一件很瞎的事情,前陣子五月中旬不是開始居家辦公嗎?有一位狀況外的另一位主管,跑來我旁邊大聲地嚷嚷說「怎麼辦?這個部門沒有人會妳的工作,怎麼辦?」
「...........................................................................」當下真的很想罵三字經,那位主管在問這句話之前,B和我都已經互相交換SOP了。到底是誰不學誰的工作啊!
當下我真的超想脫口而出說「誰叫B不學,說要等長假才要來學。」但因為考量到現場的人很多,總不可能讓B這麼沒面子吧。所以,我就硬生生地把話吞到喉嚨裡面去。
當下的我,並沒有回答那位主管。
另一位助理看不下去,因為那位主管一直咄咄逼人地問我。她當下就幫我回了幾句話,後面就有把主管打發掉。不然,當時氣氛有多尷尬阿...
其實也不難理解為何那位主管會這樣認為,因為大家都知道我回來,就是要來交接A的工作,所以大家都會認為我應該已經學會A的所有工作了。殊不知,A助理會篩選學生來授課,所以其他人根本就不曉得前面發生的風風雨雨。
故事差不多到這邊就結束了。
<圖片來源:秋天|XunBao>
好像沒有甚麼解決方案
現在的我,就是如果你想在工作上劃分的乾乾淨淨,那我會讓你乾淨到不要不要的。我們部門是屬於業務導向性質,基本上不會分甚麼你我他,能當下解決就會想辦法來處理。如果大家都要切割的這麼乾淨,還要水無痕的狀態。那很多工作都會沒有辦法進行下去
工作上的我,還是維持原本工作上的自己,今日事今日畢從不推拖,能幫忙、能多學就會盡自己本分使出渾身解數去處理。
要是現在突然說要我把生管的工作丟出來,我一定二話不說放出來,巴著這一項工作有甚麼好處?只不過是這份工作中的一部分而已。
如果這件事情發生在你的身上,
你會選擇主動處理?還是被動接受呢?
小本一直都是主動去面對,甚至校正回歸來解決部門問題。
誰知,總是有意料之外的事情在檯面下發生。
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小本的活頁簿日常
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Hey, 大家好!我是komoto小本,有著摩羯座的外表,射手座的內在,外表與聲音在不同的頻道上,是一位兼任的上班族,專職為玩貓,每日例行工作就是揉貓+吸貓。是位不平凡的Excel素人,請大家多多指教, 一起來瞧瞧小本的活頁簿日常吧~~~
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