【向星雲大師學管理】 沒有辦公室的管理

更新於 發佈於 閱讀時間約 3 分鐘
作者:如常法師 佛陀紀念館館長
圖:佛光山佛陀紀念館
被各界譽為全方位創意大師的星雲大師,對事物的看法及構思常有超然的眼光,我隨師左右,經常佩服不已。尤其是大師的管理奧妙,對我有著深刻的啟發及影響,比如佛陀紀念館很特別的一件事「沒有辦公室的管理」。

﹝好的管理人 不坐辦公室﹞
佛館首任館長慈容法師就任時,曾問大師說:「師父,我要在哪裡辦公?」當時大師的回答讓我很震撼,「你在接待中辦公,你在會議中辦公,你在巡館的時候辦公,一個好的管理人,不應該坐在辦公室。什麼時候坐在辦公室呢?晚上關館了之後。」

這樣的觀念,大師自身數十年來充分實踐。大師很少坐在辦公室裡,他以流動性的關心、流動性的管理,管理出海內外三百個道場。因為沒有自處一室的辦公地點,因此大師所到之處,隨時可以坐下來開示、隨處可以跟大家打成一片。

因為這樣的管理文化,如今大家來到佛館若要找館長室,那是找不到的。每當信眾或法師們問我辦公室在哪裡,我常常回答說,我們可以在禮敬大廳見面,我在那邊等你;或是約在行政中心三好塔,在本館展覽處的貴賓室、一教塔的會議教室、殿堂法務處的接待室……。這些地方都不是館長室,也都是館長室。
﹝不去關心 只是紙上談兵﹞
剛開館時我擔任副館長,負責全館的展覽及活動,每次大師到佛館巡視,他的輪椅一進來,如果看到我們所有人伏案辦公,就會訓示一番:「辦公室裡這麼多人坐著辦公,可見你們都沒在辦公。」

這句話真有禪意!但我心裡想,大家這麼忙,好多的藝術行政、好多的接待工作都要處理,大師怎麼說我們都沒在辦公?

大師說,「如果你帶領的行政團隊都坐在辦公室裡,就永遠不曉得佛館的每個角落發生了什麼事,永遠不曉得遊客在園區裡參觀、吃飯、走路,到底有沒有遇到什麼問題。如果這些你們都不去關心,那麼埋頭做出來的所有計畫,永遠都只是紙上談兵!」

這段話真是如雷貫耳,對我影響非常巨大。後來只要佛館辦活動,我就不讓任何人坐在辦公室,全部都安排到現場去。

﹝真正的管理 觀察與關懷﹞
因為沒有館長室,所以全館都是我的辦公室,我所有時間幾乎都在移動中。一下子在本館開會,一下子在三好塔、會議教室討論,一下子又到了客堂、禮敬大廳、國際會議中心會晤各界人士。在這樣的狀態下,我從中觀察到許多問題,同時可以真正關心工作人員的情況、遊客參觀的需要。這讓我有一個非常深切的體驗,真正的管理是觀察,真正的管理是關懷。

我不論什麼時候到了哪個單位,不論是巡館檢視或陪同貴賓參觀,所有主管、工作人員的機動性都非常強,隨時可以準備茶水開會,隨時可以如禮接待,隨時可以接受巡檢。 

佛館一共有三十二個單位,沒有辦公室的管理,凝結大家的共識,彼此照應、互相幫忙,形成了非常好的默契。大家知道彼此在做什麼,也共同關心館內發生的大小事。

三十二個單位看似分工,但更是合作;看似分屬不同的處室,卻是一個紮紮實實的生命共同體,完全串連在一起。這都是大師的管理哲學,讓佛館的運營體系,永遠處在充滿活力的狀態。
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星雲大師為本館的表演廳取名「大覺堂」,意在希望透過影音表演淨化人心,提升藝文氣息。
為大人及孩子的家庭生活營造「美好的記憶」,是佛館存在的價值之一。大師以大眾「幸福」為目標做為佛館的管理,正是對佛館團隊的悲智教導。
因為大師推廣閱讀,二○○六年,佛光山開山寮特助慈惠法師首次落實大師理念,促成了第一部雲水書車在二○○七年的誕生,從此書車陸續增加,二○一三年佛光山各別分院及功德主加入五十部書車的義工服務。
國際書展活動緣起於雲水書車,這五十三部天天上山下海的行動圖書館,除了有豐富的讀物之外,對孩子們還有一個絕大的吸引力,那就是隨車都有一位會變魔術的海鷗叔叔。
我覺得星雲大師最了不起之處,在於從不單一思考,他做很多事情都設想得非常寬廣,因此布施的一千萬已經不是單純的一千萬,而是變成了繁密交錯的善因好緣。
星雲大師用時間測量距離,用輪椅檢驗動線,用空氣的流動感受空間,是這樣用全身心在為大眾設計參觀的環境。
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