時間管理之前-1

閱讀時間約 4 分鐘
雖然人人幾乎隨時在使用電腦和手機,但也些事情是需要內化,從大腦知識和心眼去解讀的。科技始終來自人性,它是個「幫手」,所以慢慢的會議跟筆記也不代表可以好好管理事情跟時間喔!所以這篇文章,是要來說把主控權還給無可取代的大腦吧!

大腦該出現哪些東西?

1)先深呼吸,緩和自己的思考速度,排空心中的背景雜音

就像運動一樣,真的開始大展身手之前要先暖身。時間管理,不外乎就是要把事情處理的井然有序、讓他可以發展成自己想要的樣子。要把今天一拖拉庫事情整頓好,首先就要先清空大腦,可能是喝杯咖啡、點香氛、早晨瑜珈、一個深呼吸、晨起泡澡等等的儀式感,去清空自己的大腦,灌入新鮮的氧氣清醒一下,連帶著心情才能歸零。記住,不管是緊隨著鳥事發生後、中樂透興奮後,前一件事是什麼心情,都需要先讓心靜下來才能開始規畫之路,準備開機!

2)開始分類大量資訊:幫他們有系統地說出故事,甚至構圖出畫面

假設今天要自己在雨天接送三個小孩在不同的地方上學、早上進辦公室要用最快的速度出爐一份報告、且在下午完成分析並回送系統、中午需跟廠商吃飯、下午兩個會議、監督發包的工作進度完成度、接小孩放學、給家人準備營養的晚餐、批改作業、洗澡、做家事、運動、準備隔天早餐。林林總總一堆今天要做的事情,可能還會有臨時老闆的交辦事項、長輩傳來的訊息、學校打來的電話說同學確診要現在把小孩接回家...以這劇本來說,可以怎麼安排讓事情順利完成呢?
想到今天有很多待辦事項,切誤讓他順著時間跑,否則只會一件事接著一件事都遲到了!
請先分類資訊:一定會發生的事、每個時間區段(早晨、早上、中午、下午、傍晚、晚上、Wrap up時間)需完成的事、沒有幫手的事情、可以割捨/妥協/補救的事情、急到爆炸的事情
再按照類別把所有事件在腦中排序演練一次,甚至可以模擬當下的影響如何?你能接受這樣的模擬嗎?
開始於大腦中模擬
今天要自己在雨天接送三個小孩在不同的地方上學、接小孩放學:無人幫忙、一定要自己完成 ➜ 所以這時間一定要先卡住自己的行事曆,時間一到一定要離開。因為下雨想一下最順路、方便、省時的接送方式和順序 ➜ TAXI
給家人準備營養的晚餐:因為時間緊迫➜所以可以在下班捷運上叫foodpanda, 指定時間送抵家
長輩的訊息:可以妥協的事➜在搭捷運的時候回覆
老闆的臨時任務:立刻聯繫老闆辨別是「可以割捨/妥協/補救的事?」➜是否有急迫性需要當天(跟廠商延後聚餐?)或三天內完成再決定是否可以從其他零碎時間補足
早上進辦公室要用最快的速度出爐一份報告、且在下午完成分析並回送系統:一定要做➜卡住行事曆時間
中午需跟廠商吃飯:可妥協的事➜視早上老闆臨時交辦事項緊急調整或縮短用餐時間
下午兩個會議:一定要參加➜則參加,專心聽,當下做出決策和紀錄不確定事件的代辦事項/對應窗口,做好筆記,讓會後可以盡速完成,甚至可以用手機回信
監督發包的工作進度完成度:一定要監督,否則落後會讓之後的工作更棘手➜在前往或返回辦公室時電話聯繫
學校打來的電話說同學確診要現在把小孩接回家:急到爆炸的事情➜只能在捷運上用手機/耳機參加會議;或是請會議主持人提供會議紀錄,小孩接到家後在電話跟會議主持人確認屬於自己R&R的工作內容
批改作業:一定要監督➜利用晚餐時間關心小孩今日心情,吃完飯小孩收拾洗碗,大人批改作業
做家事:可妥協➜決定要把時間留給準備明天早餐或加班老闆臨時委託任務,衣服可以明天洗衣機洗兩輪
準備隔天早餐:可妥協➜若需加班,則買簡便早餐像是包子早上蒸來吃
洗澡、運動:wrap up時間➜時間不夠,可以跳繩120下;時間夠,可以做20~60分鐘的運動。洗澡的時間沉澱自我/省思,開始放慢時間進行保養。千萬不要有對自己馬虎的心情,因為一天一天一點一點對自己馬虎,會失去自己。
串接模擬中的故事
把以上的事件各種可能性串接,心中覺得不厭煩的那款,就是它了!

3)界定目標:清楚知道你所要前往的方向,才知道你要使用什麼工具和前進方位

以上面的例子繼續。假設今天的目標想把工作追一點回來甚至超前,周末才能放心的帶小孩回山上阿公阿嬤家休息。設好目標,會影響每個事件的選擇和投入的資源,是給予完整的時間做重要的事,還是瑣碎的時間或找到幫手做次重要的事。

4)了解目的:才能對症下藥

完成一天的規劃,所要達成的目的是什麼?在計畫後、模擬情境時檢視有沒有真的達成目的?如果沒有則要調整內容和選擇的項目。不要讓24小時忙碌完後才驚覺,根本沒有做到想做的事,只是渾渾噩噩的被事情追著跑完一天,累趴。事情發生完,就只能從下一run繼續調整,但相對效率就是降低了,所以大腦計畫很重要,想好了,再選擇適合工具輔助提醒以順利完成。
MORE➜
第二個主題:整理自己
〈謝謝您的閱讀!文末按個Like、留言、追蹤我吧!〉
    時間對於每個人都是公平的24小時,為什麼別人可以充分運用、有品質的完成很多事情、甚至已然是成就?我是個有幹勁的火象星座,照顧3個小孩、煮飯、家事、生活規劃、活動統籌、居家裝潢、上班(還要on call)...是個把媽媽、媳婦、老婆、職員、領導者、作家、「照顧自己」等多種身份做好的人。在這裡,一起把生活過得更值得吧!
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