天啊!今天怎麼這麼多事要做!這周還要準備開會報告、出差資料、上個月的帳對不起來;接下來五月還要報稅、要陪孩子準備才藝比賽、選購母親節禮物和預定餐廳...想到一堆事情沒有做完就頭痛,更別說年度計畫,工作有滿滿的to do list佔滿行事曆,家庭也有一堆to do list,更別說自己的想做的事情、休閒娛樂、還有總說要好好運動,減肥5公斤的年度目標到底什麼時候可以做到阿?
事情總是很多,甚至會有插隊進來的,完全來不及規劃,亂到一個最高境界,就也不用再管「條理有序」這回事了?!這大概是很多人在資訊多、步伐快的步調裡忙碌的像老鼠跑滾輪一樣,原地不停快速的跑,卻沒有前進的感覺。一樣都忙忙忙,有十萬個為什麼那個A還可以接額外的任務、B可以栽培小孩在校隊表現傑出、C還拿到PMP證照、D還取得EMBA?
這時候請不要怨天尤人,絕對不是每個別人都比你幸運。在有限時間裡要成就或完成事情是需要「先想想」的!不能老只有見招拆招這一招,這可不是漫畫,像善逸只會雷之呼吸壹之型阿!那需要「先想想」哪些事呢?
在切入時間管理之前,有幾個課題需要先談談:
1)先深呼吸,緩和自己的思考速度,排空心中的背景雜音
2)開始分類大量資訊:幫他們有系統地說出故事,甚至構圖出畫面
3)界定目標:清楚知道你所要前往的方向,才知道你要使用什麼工具和前進方位
4)了解目的:才能對症下藥
所有的事情都應該要連結到自己的價值觀!所以要先了解自己、因為價值觀決定你採取行動的方法、策略、所使用的資源跟優先順序。
觀察、分析、組織、架構的能力
要確保事情在執行的時候是有條理、不慌亂,你需要抽絲剝繭才能計畫出縝密的行動力,不然在慌亂中執行,很可能會做錯方向白忙一場導致要重來,完全是拉效率的後腿!所以觀察人和物、分析處境和資源、架構整體面貌、再有組織的把事情連貫起來,會是能提升事情完成度和完整度的重要能力。
重要順序和急迫性
計畫總是趕不上變化,所以事情一發生就要能快速開啟雷達分辨它的緊急性、重要程度,才能配給相對應的資源去處理他。而這也是環扣「整理自己」這個重點,因為價值觀會影響目標、目的,以及付諸行動的資源配給。
把目標切小再切小
- 魔鬼藏在細節裡:舉凡「瘦身五公斤、舉辦尾牙活動、購買休旅車、50歲退休」等這些都是很大的目標,目標需要具體化的方法就是切小它再切小它,才能把所有小螺絲流程都想進去,並且執行的時候也好檢視,也讓自己有成就感,這是很重要的一點。
- 可以跟著切小的目標,更好彈性運用時間。
有了初步概念後,請參閱後續五篇文章的詳細解說,咱們準備啟程吧!
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